Memasuki era teknologi informasi, digitalisasi arsip Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) merupakan keharusan, terutama arsip yang digolongkan prioritas. Dengan digitalisasi tingkat keabadian arsip lebih dapat dipertanggung jawabkan dan efisien. Hal tersebut disampaikan oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Mendikbud), Muhadjir Effendy, dalam Peresmian Pusat Arsip Kemendikbud di Ciketing Udik, Bekasi, Jawa Barat, Senin (25/2/2019).
Meskipun keautentikan arsip masih sangat dibutuhkan di Indonesia, terutama terkait dengan masalah hukum, seperti pembuktian perkara, namun tidak berarti bahwa digitalisasi dikesampingkan. “Tidak berarti kita tidak perlu memperhatikan proses digitalisasi dan melakukan filmisasi, untuk disimpan di dalam micro film yang saya kira lebih memiliki tingkat keabadian yang dapat dipertanggung jawabkan dan lebih efisien,” tutur Mendikbud.
Mengenai rencana digitalisasi, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) siap untuk membantu Kemendikbud mengalihmediakan arsip. Kepala ANRI, Mustari Irawan, yang turut hadir dalam peresmian Pusat Arsip menyampaikan, saat ini sebagian arsip statis yang sudah diserahkan kepada ANRI sudah dialihmediakan. Namun untuk arsip inaktif yang berada di Pusat Arsip, karena statusnya yang masih dibutuhkan, meskipun frekuensi penggunaannya sudah berkurang, maka perlu analisis lebih lanjut untuk proses digitalisasinya.
“Bisa saja arsip yang inaktif ini dilakukan digitalisasi, tapi mungkin perlu dianalisis mana yang bisa, mana yang tidak, karena dalam waktu tertentu ada yang bisa dimusnahkan. Tidak semua harus didigitalisasi,” ujar Mustari.
Proses digitalisasi arsip bukan tanpa tantangan. Ke depan, untuk dapat melaksanakan secara penuh, kementerian harus siap secara infrastruktur dan sumber daya manusia. Digitalisasi memerlukan infrastruktur mesin dengan kapasitas tinggi yang mampu melakukan alih media per lembar. Sumber daya manusia yang dapat mengoperasikan pun perlu mumpuni.
Arsiparis Dituntut Responsif Terhadap Perubahan Teknologi
Dalam mengadopsi perubahan teknologi dalam pengarsipan, peran petugas arsip atau pemegang jabatan arsiparis sangat strategis. Untuk itu arsiparis dituntut untuk responsif terhadap berbagai perubahan. “Harus bisa menyimpan arsip tersebut dalam bentuk digital. Karena memang bentuk digital itu nantinya tidak memerlukan banyak space, ruangan. Dia bisa disimpan di cloud system,” jelas Mustari.
Mendikbud dalam hal ini mendukung peningkatan kapasitas keterampilan petugas arsip yang ada di lingkungan Kemendikbud. “Saya minta ada peningkatan keterampilan para petugas arsip yang ada di lingkungan Kemendikbud, agar responsif terhadap perubahan yang terkait teknologi kearsipan, misalnya masalah penyimpanan, perawatan, dan kemudian pendistribusian, pemanfaatan. Jadi arsip itu harus benar-benar terukur, dengan menggunakan piranti-piranti yang modern, yang sekarang sudah sangat advanced, sangat maju sekali,” tutur Muhadjir.
Salah satu bentuk peningkatan keterampilan bagi arsiparis yang akan dilakukan Kemendikbud adalah dengan mengirimkan tenaga arsiparis untuk melakukan studi banding ke negara lain yang sistem kearsipannya sudah maju. “Karena itu, kalau mereka tidak lakukan studi banding, atau upgrading, saya kuatir kita ketinggalan,” jelas Mendikbud.
