Pengguna Gmail pasti paham bahwa layanan email dari Google ini banyak memiliki kelebihan sehingga sangat populer di masyarakat. Salah satunya dengan adanya fitur Auto-reply atau balas email otomatis.
Fitur ini sangat bermanfaat terutama ketika terlalu banyak email yang kita terima sehingga tidak mungkin dibalas satu persatu karena, misalnya, kita sedang berlibur bersama keluarga sehingga tidak ingin diganggu oleh email pekerjaan, dinas luar kantor ke tempat yang jarang koneksi internet, termasuk liburan Hari Raya Idul Fitri, yang tentunya banyak dari kita yang mudik ke kampung halaman bersama keluarga.
Mungkin ada pertanyaan, mengapa kita sebaiknya mengaktifkan fitur Auto-reply di Gmail kita? Alasannya pertama, sebagai bentuk konfirmasi agar orang yang mengirimkan email bisa mendapat kepastian bahwa emailnya telah terkirim dan diterima (karena terkadang orang ragu, apakah email sudah sampai atau belum). Kalau hanya satu – dua email masih bisa kita balas secara manual, namun bagaimana jika jumlah email yang kita terima massal jumlahnya, puluhan, ratusan, bahkan ribuan? Pasti sangat melelahkan bahkan tidak mungkin untuk membalasnya satu-persatu secara manual.
Kedua, untuk menjaga kepercayaan orang lain. Balasan email otomatis ini akan membuat orang merasa respon kita cepat. Orang yang menghubungi kita melalui email akan merasa bahwa kiriman email telah diterima dan akan dibalas secepatnya. Ini juga menjaga agar pengirim tidak berburuk sangka ketika emailnya tak kunjung mendapat tanggapan.
Sebelumnya, rumuskan dulu redaksi atau isi balasan pesan yang akan dikirim secara otomatis. Karena isi balasan ini menentukan juga pandangan pengirim terhadap kita. Jika isinya tidak baik, atau salah cara penyampaiannya, justru akan membuat salah paham si pengirim email. Jika dirasa sudah menemukan kalimat balasan yang tepat, berikut ini cara pengaturannya atau setting membuat Gmail yang kita gunakan bisa Auto-reply (balas email otomatis), baik melalui PC ataupun smartphone (Android, iOS iPhone, atau sistem operasi lainnya seperti Microsoft Windows Mobile melalui Web Browser Mobile).
Cara setting Gmail agar membalas e-mail secara otomatis (Auto-reply) via PC
- Login ke akun gmail terlebih dahulu.
- Jika sudah, pada dashboard Gmail, klik ikon gir/roda gigi (terletak di kanan-atas dashboard, atau tepat di bawah foto profil G+), kemudian pilih Setelan (settings). Atau, untuk lebih cepat, bisa copy paste alamat ini di browser Anda: https://mail.google.com/mail/u/0/#settings/general
- Anda kini berada di tab General menu (umum) setting email Gmail. Jika tidak ingin mengubah apa-apa, langsung saja geser layar ke bagian paling bawah.
- Nantinya Anda akan menemukan fitur Vacation responder (Penjawab pesan saat liburan). Aktifkan fitur ini untuk membuat Gmail Anda mengirim balasan email secara otomatis.
- Isi kolom First day (hari pertama) dengan tanggal Anda merencanakan akan membuat Gmail membalas secara otomatis. Jika Anda ingin memulainya saat ini juga, biarkan saja tidak usah diganti.
- Sementara disampingnya terdapat Last day (hari terakhir). Jika Anda berencana untuk membuat Gmail membalas otomatis pada periode tertentu saja, beri centang dan kemudian isi tanggalnya dengan meng- Namun jika Anda ingin membuat Gmail membalas secara otomatis selamanya, biarkan saja, tidak usah diberikan tanda centang.
- Pada kolom Subject (Perihal), isi dengan judul email yang dari awal tadi sudah Anda tentukan, atau isi saja dengan Balasan Otomatis, agar orang yang dikirimkan mengerti bahwa itu adalah email otomatis.
- Pada kolom Message (Pesan), isi dengan Pesan isi dengan kata-kata yang tadi Anda sudah susun, atau kalau Anda tidak mau ambil pusing, isi saja misalnya dengan “Terima kasih sudah mengirimkan email, dan kami sudah menerima email tersebut. Ini adalah email jawaban yang terkirim secara otomatis, kami akan menjawab email ini sesegera mungkin”. Atau, jika Anda merasa perlu, tambahkan juga nomor telepon agar pengirim email bisa menghubungi Anda melalui telepon.
- Anda juga bisa mengatur agar email balasan otomatis ini hanya dikirim ke kontak tertentu saja yang berada dalam kontak Gmail Anda. Caranya dengan memberikan centang pada pilihan Kirimkan tanggapan hanya kepada orang-orang di dalam daftar Kontak Anda. Namun jika Anda ingin balasan otomatis berlaku untuk semua email yang masuk, biarkan saja tidak tercentang.
- Terakhir, Klik save changes (Simpan Perubahan) yang letaknya di bagian paling bawah.
Selesai, Gmail Anda akan membalas email secara otomatis sesuai dengan waktu yang sobat telah tentukan.
Cara setting Gmail agar membalas e-mail secara otomatis (Auto-reply) via HP Android
Bagi Anda yang mobilitasnya tinggi, tentu Anda juga mengaktifkan Gmail di smartphone yang Anda gunakan, terlebih memang untuk mendapatkan fungsi Android secara utuh harus login menggunakan akun Google yang juga akun Gmail. Berikut ini cara melakukannya melalui telepon seluler Android.
- Buka aplikasi Gmail di ponsel Android Anda
- Sentuh menu “hamburger” yang terletak di sisi kiri atas layar.
- Sentuh Settings (Setelan).
- Pilih akun gmail yang ingin diaktifkan balasan otomatis.
- Sentuh Vacation Responder (Penjawab kala libur).
- Isi rentang tanggal (yang pertama adalah tanggal dimana Anda merencanakan akan membuat Gmail membalas secara otomatis sementara yang kedua adalah tanggal berakhirnya balasan email otomatis). Jika Anda ingin memulainya saat ini juga dan diaktifkan selamanya, biarkan saja tidak usah diganti.
- Isi subjek, dan pesan dengan kata-kata yang tadi Anda sudah susun. Kalau Anda tidak mau repot, isi saja subjek dengan “Balasan Otomatis”, agar orang yang dikirimkan mengerti bahwa itu adalah email otomatis. Sementara pada pesan, isi dengan “Terima kasih sudah mengirimkan email, dan kami sudah menerima email tersebut. Ini adalah email jawaban yang terkirim secara otomatis, kami akan menjawab email ini sesegera mungkin”. Atau, jika Anda merasa perlu, tambahkan juga nomor telepon agar pengirim email bisa menghubungi sobat melalui telepon.
- Geser / Alihkan dari NONAKTIF menjadi AKTIF di bagian atas.
- Sentuh Done (Selesai) di bagian paling atas.
Setelan Balasan Email Otomatis Anda nantinya akan disinkronkan dengan Gmail versi desktop. Selesai, Gmail Anda akan membalas email secara otomatis sesuai dengan waktu yang Anda telah tentukan.
Cara setting Gmail agar membalas e-mail secara otomatis (Auto-reply) via iOS iPhone
- Buka aplikasi Gmail di ponsel Apple iOS iPhone Anda.
- Sentuh menu “hamburger”
- Sentuh ikon gir/roda gigi
- Alihkan Vacation Responder (Penjawab Kala Libur) dari NONAKTIF menjadi AKTIF.
- Pilih Start date (tanggal mulai) dan End date (tanggal akhir). Tanggal mulai adalah tanggal dimana Anda merencanakan akan membuat Gmail membalas secara otomatis sementara yang kedua adalah tanggal berakhirnya balasan email otomatis. Jika Anda ingin memulainya saat ini juga dan diaktifkan selamanya, biarkan saja tidak usah diganti.
- Isi subjek dan pesan dengan kata-kata yang tadi Anda sudah susun. Kalau Anda tidak repot, isi saja subjek dengan “Balasan Otomatis”, agar orang yang dikirimkan mengerti bahwa itu adalah email otomatis. Sementara pada pesan, isi dengan “Terima kasih sudah mengirimkan email, dan kami sudah menerima email tersebut. Ini adalah email jawaban yang terkirim secara otomatis, kami akan menjawab email ini sesegera mungkin”. Atau, jika Anda merasa perlu, tambahkan juga nomor telepon agar pengirim email bisa menghubungi Anda melalui telepon.
- Sentuh Save (Simpan)
- Jika memiliki beberapa akun, pastikan Anda berada di akun yang benar sebelum menyentuh ikon gir/ roda gigi
Setelan Gmail Balas Email Otomatis (Auto-reply) Anda nantinya akan disinkronkan dengan Gmail versi desktop.
Cara setting Gmail agar membalas e-mail secara otomatis (Auto-reply) via Web Browser Seluler
- Buka Gmail (https://mail.google.com/)
- Sentuh menu “hamburger”
- Sentuh ikon gir/roda gigi
- Alihkan Vacation Responder (Penjawab Kala Libur) dari NONAKTIF menjadi AKTIF.
- Pilih Start date (tanggal mulai) dan End date (tanggal akhir). Tanggal mulai adalah tanggal dimana Anda merencanakan akan membuat Gmail membalas secara otomatis sementara yang kedua adalah tanggal berakhirnya balasan email otomatis. Jika Anda ingin memulainya saat ini juga dan diaktifkan selamanya, biarkan saja tidak usah diganti.
- Isi subjek dan pesan dengan kata-kata yang tadi Anda sudah susun. Kalau Anda tidak mau repot, isi saja subjek dengan “Balasan Otomatis”, agar orang yang dikirimkan mengerti bahwa itu adalah email otomatis. Sementara pada pesan, isi dengan “Terima kasih sudah mengirimkan email, dan kami sudah menerima email tersebut. Ini adalah email jawaban yang terkirim secara otomatis, kami akan menjawab email ini sesegera mungkin”. Atau, jika Anda merasa perlu, tambahkan juga nomor telepon agar pengirim email bisa menghubungi Anda melalui telepon.
- Sentuh Terapkan.
- Jika memiliki beberapa akun, pastikan Anda berada di akun yang benar sebelum menyentuh ikon gir/roda gigi
Setelan Gmail Balas Email Otomatis (Auto-reply) Anda nantinya akan disinkronkan dengan Gmail versi desktop.
Cara Menonaktifkan atau Mengedit Balas Email Otomatis di Gmail
Saat penjawab otomatis aktif, jika membuka Gmail pada PC, Anda akan melihat notifikasi di bagian atas Gmail yang menampilkan subjek jawaban otomatis yang Anda buat. Klik tautan Stop Now (Hentikan sekarang) pada banner notifikasi tersebut untuk menonaktifkan Balas Email Otomatis, atau ulangi saja cara diatas.
Demikian tip cara setting Gmail Auto-reply (Balas Email Otomatis). Semoga membantu Anda yang akan berlibur bersama keluarga, teman atau ada alasan lainnya.
