Selama empat minggu terakhir, tim kami di Indonesia telah mengimplementasikan Work from Home (WFH) dalam upaya melawan COVID-19 secara intensif. Banyak orang di negara-negara lain bekerja, belajar dan beribadah di rumah. Dengan sekolah, tempat ibadah, bisnis, dan kantor tutup, kami mengalami seperti apa rasanya berada di rumah bersama keluarga setiap saat, dan berusaha tetap produktif sambil terhubung dengan tim kerja kami.
Ada banyak hal yang harus dipelajari. Situasi ini membuat tim saya untuk melihat segala sesuatu dengan cara yang baru mulai dari mengatur meeting hingga bagaimana kami mengelola tim, dan saya mendengar banyak pelanggan kami melakukan hal yang sama. Saya ingin berbagi dengan Anda beberapa hal penting yang telah kami temukan sejauh ini sebagai tim yang sepenuhnya terpencar satu dengan yang lainnya. Saya harap pelajaran ini bermanfaat bagi Anda yang mencari solusi untuk masalah masing-masing.
Bagikan panduan terbaik tentang sistem bekerja dari rumah
Banyak perusahaan atau organisasi telah membuat manual pelatihan bagi karyawan untuk menavigasi lingkungan kantor mereka. Saat berpindah ke sistem pekerjaan jarak jauh, kami langsung menyadari bahwa karyawan membutuhkan arahan untuk jenis pekerjaan ini. Kami merasakan sistem bekerja dari rumah untuk yang pertama kalinya, dan dengan waktu yang sangat pendek untuk beradaptasi. Tim kami memiliki berbagai pertanyaan: Bagaimana caranya mempersiapkan ruang kerja agar dapat terfokus dengan baik? Bagaimana caranya Anda tetap terhubung kalau tidak dapat bertemu secara langsung? Mengapa rasanya tidak ada waktu yang tepat untuk beristirahat? Ditambah lagi dengan tantangan dari anak-anak atau anggota keluarga lainnnya di rumah – sebuah realita bagi kami semua selama wabah ini – dan bukan tidak mungkin beberapa karyawan merasakan kesulitan dalam menghadapinya.
Untuk mengatasi kebutuhan ini, kami membagikan panduan kerja-dari-rumah yang komprehensif kepada karyawan. Kami pikir ini akan berguna bagi Anda, jadi kami membuat versi pelanggan untuk Anda, silakan bagikan kepada tim anda sesuai kebutuhan. Ini penuh dengan tips nyata, tentang segala hal mulai dari mengatur tempat bekerja fisik dan virtual Anda hingga praktik terbaik untuk mengkomunikasikan jadwal meeting Anda ke rekan tim.
Mengatur rapat yang back-to-back
Di kantor, rapat yang terus menerus (atau back-to-back) memiliki jeda secara alami. Ada perjalanan menuju ke ruangan, momen awal di meja saat Anda menunggu partisipan lainnya, dan percakapan kasual dengan rekan sebelum pertemuan dimulai. Seringkali, kita hampir tidak memperhatikan jeda kecil saat menjalani minggu kerja yang ada. Kemudian kita beralih ke pekerjaan jarak jauh dan menyadari betapa kita semua membutuhkan waktu jeda pada pertemuan sehari-hari.
Bagaimana Anda memastikan tim bertemu sesering yang dibutuhkan, tetapi bisa beristirahat juga? Kami mendorong karyawan untuk menjadwalkan rapat dan menyimpulkan hasilnya di lima menit atau setengah jam sebelum pertemuan berakhir. Ini sedikit mempersingkat waktu Anda sekaligus menghindari potensi kelelahan dari rapat yang terus menerus.
Menciptakan jeda untuk menikmati waktu personal
Disaat kami bekerja di dunia nyata, kami menemukan berbagai cara untuk beristirahat sejenak, seringkali tanpa menyadarinya. Memasak bagi keluarga, bertemu dengan teman di kelas olahraga setelah bekerja, atau waktu pulang di bis membantu kami untuk menutup pekerjaan harian dengan jeda untuk hari berikutnya. Saat ini, bekerja dari rumah bisa menjadi cukup menantang untuk disconnect dari pekerjaan. Untuk membantu karyawan kami, kami menawarkan sesi meditasi virtual yang mereka bisa ikuti untuk berisitrahat dari pekerjaan.
Jika Anda ingin melakukan hal yang sama, ini beberapa tips untuk dibagikan dengan para karyawan di kelas meditasi online. Pertama, cari ruangan yang tenang dimana mereka tidak dapat diganggu. Selanjutnya, matikan (mute) mikrofon sehingga yang lain dapat menikmati kesunyiannya. Terakhir, gunakan kamera Anda untuk menonton pemimpin sesi memberi panduan teknik pernapasan. Setelah Anda merasa siap, Anda dapat mematikan video untuk sepenuhnya fokus menenangkan pikiran Anda.
Berusaha untuk terus meningkatkan budaya tim
Dari pertemuan all hands hingga merayakan sukses kecil-kecilan, budaya tim yang sehat bergantung pada seringnya perkumpulan. Dengan semuanya tiba-tiba pindah ke pekerjaan jarak jauh, sangat tergoda untuk fokus kepada “hal yang penting saja”, menunda acara penting dan momen tim yang menyenangkan sampai situasi kita sudah kembali normal.
Kami menyadari bahwa jika memungkinkan, sangatlah baik untuk menjaga budaya tim bahkan pada saat WFH. Ingin menjadwalkan pesta ulang tahun dengan anggota tim? Masuklah kedalam pertemuan dengan aplikasi Teams dan kirimkan GIF ulang tahun. Konferensi penjualan akan segera berlangsung? Cari tahu bagaimana mengadakannya secara virtual. Dan jika sudah waktunya untuk mengadakan offsite bagi tim, lakukan saja. Tim Anda akan siap untuk berbagi ide. Pertemuan yang membantu mendorong budaya tim mungkin tampak sulit pada awalnya, tapi sangat sepadan untuk membuat semua orang di tim terhubung dan maju bersama.
Tingkatkan keterampilan manajemen
Para karyawan mengandalkan atasan mereka untuk memeriksa serta melatih mereka melalui perubahan, serta membantu mereka memecahkan masalah dan mencari solusi kreatif. Saat tim Anda menavigasi cara kerja yang baru — sembari menavigasi krisis kesehatan global — mereka sangat membutuhkan dukungan Anda sebagai manajer. Tetapi bagaimana Anda bisa berhasil kalau kita semua bekerja secara terpisah?
Kami membagikan apa yang kami pelajari tentang pengelolaan jarak jauh dalam panduan kerja-dari-rumah. Ini termasuk memperkuat inklusi, sering kontak anggota tim, dan melatih rekan tim Anda untuk membantu menemukan praktik terbaik mereka sendiri dalam pekerjaan jarak jauh. Setiap karyawan menghadapi tantangan unik saat ini, dan setiap karyawan akan mendekati situasi ini dengan cara berbeda. Sebagai manajer, sangat penting untuk mencoba memahami dan bereaksi terhadap kebutuhan masing-masing.
Pembelajaran ini mencerminkan kegiatan kami setelah satu bulan bekerja secara jarak jauh. Dari penjadwalan rapat hingga memungkinkan adanya jeda untuk mengelola tim jarak jauh secara efektif, kami menemukan banyak cara baru untuk bekerja. Saya yakin pelajaran ini akan berguna karena organisasi atau perusahaan di mana pun akan terus memprioritaskan pekerjaan jarak jauh. Tapi kami ingin mendengar pula tentang apa yang Anda dan tim Anda mengalami juga. Silakan bergabung dalam percakapan di Komunitas Remote Work kami. Saya nantikan masukan anda!
(Jakarta 15 April 2020, Haris Izmee, Presiden Direktur, Microsoft Indonesia)
