Pembenahan dalam birokrasi tidak boleh luput dalam mewujudkan Indonesia memasuki tatanan normal baru (New Normal). Salah satu kunci menjalankan reformasi birokasi dengan menciptakan sistem arsip yang akuntabel dan transparan.
Sekretaris Jenderal (Sekjen), Momon Rusmono, mengatakan implemetasi dari arsip digital berbasis IT menjadi keharusan dalam rangka mewujudkan reformasi birokrasi dalam kondisi tatanan normal baru. “Menghadapi new normal mau tidak mau implemetasi dari arsip digital berbasist IT ini menjadi keharusan dalam rangka mewujudkan reformasi birokrasi,” katanya dalam Acara Webinar Kearsipan dengan topik Tantangan Dan Strategi Penyelamatan Arsip Dalam Tatanan Normal Baru Produktif Dan Aman Covid-19 dalam siaran persnya, Selasa (16/6).
Momon menambahkan reformasi birokrasi merupakan langkah strategis untuk membangun birokrasi pemerintahan agar lebih efektif dan efisien dalam menjalankan tugas pemerintahan dan pembangunan demi terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Efektivitas dan efisiensi kinerja birokrasi sulit untuk dicapai apabila birokrasi tidak melakukan reformasi di bidang kearsipan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi, perubahan lingkungan strategis, dan dinamika tuntutan masyarakat.
“Jadi saya mengajak semua komponen–komponen Kementerian Pertanian untuk bisa membangun, mewujudkan arsip digital yang berbasis IT sehingga kita menjadi mudah dalam memberikan pelayanan ke masyarakat,” tambahnya.
Selain itu, dalam acara webinar ini, Momon memaparkan dampak Covid-19 terhadap penyediaan pangan saat ini. Menurutnya, dampak dari pandemi Covid-19 tidak hanya permasalahan kesehatan namun bisa berdampak kepada masalah pangan. Jika masalah pangan ini terjadi maka dikhawatirkan lebih lanjut terjadi masalah sosial dan masalah politik.
“Bapak ibu sekalian penyelamatan arsip dalam tatanan normal baru tidak bisa kita tunda. Arsip harus menjadi data yang berbasis teknologi, kuat, menghasilkan big data yang menggambarkan informasi Kementan secara utuh dan terintegrasi sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan,” tuturnya.
Dikesempatan yang sama, Kepala Pusat Akreditasi ANRI ,Zita Asih Suprastiwi, mengatakan pengawasan kearsipan bertujuan menjamin kepastian atas kepatuhan dan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan lembaga pencipta arsip terhadap prinsip, kaidah, standar kearsipan dan peraturan perundang-undangan melalui audit dan monitoring.
“Jadi kepatuhan terhadap kaidah standart kearsipan, kaidah kearsipan serta reformnya itu adalah bagaimana mewujudkan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan,” ucapnya.
Lebih lanjut Zita menjelaskan terkait pengelolaan kinerja kearsipan yang dibagi menjadi 2 yakni pengelolaan dinamis yang menyediakan arsip dalam bentuk autentik, utuh dan terpercaya sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Selanjutnya ada pengelolaan arsip statis yang menjamin keselamatan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya sebagai bahan pertanggungjawaban nasional.
“Pengawasan kearsipan ini berdasarkan peraturan ANRI Nomor 6 tahun 2019,” jelasnya.
Sementara itu, Dosen Universitas Indonesia, Anon Mirmani mengatakan bahwa arsip berdasarkan alur hidup ada arsip aktif, arsip vital dan arsip inaktif. Penerapan manajemen Iso dalam melaksanakan, mempertahankan dan memperbaiki manajemen record mendukung proses bisnis secara efektif dan efesien seperti yang sudah diterapkan di Kementan.
“Kementan melakukan ISO record management sesuai dengan kebijakan organisasi dan kebijakan kearsipan yang berlalu secara nasional,” papar Anon.
