Penulis: Teguh Imam S
Pemerintah Provinsi Sumatra Barat (Pemrov Sumbar) berkomitmen menerapkan Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE). Tujuannya agar pemerintah daerah semakin maju, berkembang, modern, efektif, dan efisien. Kemudian, dengan indeks penerapan SPBE yang makin meningkat setiap tahun, Pemprov Sumbar ingin program pemerintahan dan layanan publik berjalan lancar, efisien, efektif, cepat, objektif, dan transparan.
Ini sesuai arahan dari Pemerintah pusat, yaitu penerapan SPBE akan memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik antar Government to Goverment (G2G), Government to Citizen (G2C), Government to Business (G2B), Government to Employees (G2E) dan Government to Non-Profit (G2N).
Komitmen Pemprov Sumbar tersebut ditunjukkan dengan diterbitkannya sejumlah peraturan sebagai payung hukum penerapan SPBE di Provinsi Sumatera Barat. Termasuk Tata Kelola & Kebijakan TI yang dijalankan Dinas Komunikasi dan Informatika Sumatera Barat.
Terkait dengan hal tersebut, Provinsi Sumbar telah menerbitkan Peraturan Daerah No. 20/2018 tentang Pengelolaan SPBE, kemudian dilakukan Penandatanganan Komitmen Bersama Penyelenggaraan SPBE antara Gubernur Sumbar dengan Bupati/Walikota se-Sumbar di tahun 2019, dan dikeluarkan Instruksi Gubernur Sumbar No. 8/2019 tentang Penerapan e-Sign.
Kemudian telah dibuat Pergub No. 59/2020, Tanggal 11 Agustus 2020 tentang Rencana Induk SPBE, Arsitektur SPBE, Peta Rencana SPBE, Anggaran SPBE, dan Proses Bisnis SPBE. Proses bisnis ini sebagai penjabaran dan penerjemahan dari visi-misi Pemrov Sumbar.
Dalam Rencana Induk tersebut diatur terkait Infrastruktur SPBE, integrasi pada sistem aplikasi, keamanan informasi pemerintah, pusat data nasional, dan jaringan intra pemerintah.
Tujuannya untuk menghasilkan inovasi TIK yang efektif, efisien, dan terintegrasi berupa mobile internet, cloud, Internet of Things (IoT), big data, dan Artificial Intelligence (AI).
Juga ditetapkan bahwa data dan informasi Pemrov Sumbar harus dijaga. Jangan sampai saat menggunakan jasa provider, provider tersebut memiliki dan mengunci data dan informasi milik Pemrov.
Demikian disampaikan Oni Fajar Syahdi, Kepala Bidang Layanan, Kominfo Provinsi Sumatera Barat dalam Penjurian TOP DIGITAL Awards 2020 secara online, 17 November 2020. Dalam kesempatan ini, ia didampingi Indra Sukma, Kepala Bidang Pengelolaan Informasi dan Komunikasi Publik; Lizda Handayani, Kepala Seksi Pengembangan Aplikasi; dan Ira Nia Sanita, Kepala Seksi Tata Kelola e-Government.
Evaluasi Penerapan SPBE di Sumbar
Sebagai informasi, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi Birokrasi telah melakukan evaluasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) di tahun 2018. Dari hasil evaluasi itu diketahui, Indeks SPBE tahun 2018 untuk Provinsi Sumbar, predikat baik diraih oleh Pemerintah Provinsi Sumatra Barat (2,78), Pemerintah Kota Padang (2,63), dan Pemerintah Kota Pariaman (2,61). Pemerintah Kabupaten/Kota lainnya di Sumatra Barat masih memiliki Indeks SPBE Cukup dan Kurang.
Menurut hasil evaluasi Kemenpan RB, secara umum ditemui di Indonesia, hambatan dalam penerapan SPBE diantaranya tata kelola yang tidak terpadu, pemanfaatan TIK yang kurang maksimal, kompetensi ASN yang belum memadai, dan layanan publik yang belum dapat diakses setiap saat dengan mudah.
Sosialisasi dan Edukasi SPBE
Memperhatikan hasil evaluasi tersebut, maka Pemrov Sumbar kian menggencarkan kegiatan sosialisasi dan edukasi penerapan SPBE di seluruh tingkat pemerintahan di Sumbar mulai dari Pemprov, Pemkot, dan Pemkab. Tujuannya untuk mewujudkan pelayanan publik yang prima bagi masyarakat, sehingga tidak lagi ditemui kesulitan dalam pengurusan administrasi negara.
Kegiatan itu salah satunya dalam Rapat Koordinasi Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota se-Sumatra Barat Tahun 2019, di Hotel Pangeran Beach Padang, Sumatra Barat, Senin (19/08/2020).
Dalam acara tersebut dilakukan penandatanganan komitmen pemerintah provinsi dan kabupaten kota se-Sumatera Barat dalam Penyelenggaraan Sistem Pemerintahan Berbasis ELektronik (SPBE). Penandatangan diwakili oleh Pemerintah Kota Padang, Pemerintah Kota Pariaman, Pemerintah Kabupaten 50 Kota dan Pemerintah Kabupaten Pesisir Selatan.
Smart ASN
Peningkatan kualitas SDM sebagai pelaksana SPBE juga digalakkan karena untuk menerapkan SPBE pada suatu wilayah diperlukan SDM yang unggul. Ini karena umumnya, permasalahan IT di pemerintahan terdapat pada aparaturnya, terutama mindset dan juga culture set. Jika para aparatur tidak memiliki mindset untuk menerapkan IT pada lingkungan kerja, maka akan banyak gangguan yang akan terjadi pada roda pemerintahan.
Oleh karenanya, Pemprov Sumbar meningkatkan kapasitas para pegawainya, sebagai hal yang penting untuk berjalannya roda pemerintahan dan menuju Smart ASN, yaitu ASN di Sumbar diharapkan memiliki nilai-nilai integritas, nasionalisme, profesionalisme, wawasan global, menguasai IT dan bahasa asing, hospitality, networking, dan entrepreneurship.
Pemanfaatan TI berupa Aplikasi
Dalam menerapkan SPBE, Pemprov Sumbar telah mengoptimalkan pemanfaatan TI di internal dan eksternal. “Saat ini, ada 124 aplikasi dan web yang kami kelola di lingkungan Pemrov Sumbar. Aplikasi dan web itu tersebar di sejumlah dinas dan OPD,” terang Oni kepada dewan juri.
Menurut Lizda Handayani, Kepala Seksi Pengembangan Aplikasi, semua aplikasi itu dikembangkan untuk meningkatkan efektifitas serta produktivitas kinerja ASN Provinsi Sumbar, dan dapat memudahkan dalam pengambilan keputusan.
“Dalam pengembangan aplikasi, kami menerapkan kebijakan Satu Pintu. Internet OPD disediakan dan dikelola Kominfo. Juga, pengembangan aplikasi OPD, dianalisa dan dikembangkan aplikasinya. Ini untuk mempermudah integrasi aplikasi-aplikasi yang dibangun.
Indeks SPBE 2019
Berbagai upaya yang telah dilakukan Pemrov Sumbar, untuk meningkatkan penerapan SPBE, menuai hasil manis.
“Hasil pengukuran indeks SPBE Pemprov Sumbar di tahun 2019: 3.1 (baik), dan Sumbar menempati peringkat 5 bersama Jatim SPBE nasional. Dan ke depannya, kami akan tingkatkan lagi.” ungkap Oni.
Solusi TI
Dalam kesempatan ini, kepada dewan juri, Lizda memaparkan sejumlah aplikasi yang telah digunakan oleh Pemrov Sumbar.
Aplikasi Surek sejak tahun 2017. Untuk tata naskah pembuatan surat elektronik, secara online. Serta pengelolaan persuratan dan administrasi lingkup Pemprov Sumbar. Dapat diakses lewat handphone, PC. Dapat digunakan oleh pimpinan untuk membuat disposisi, bisa pakai e-sign untuk tandatangan digital.
Fiturnya: Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi Masuk, Disposisi Keluar, Konsep Surat, Pimpinan menandatangani surat dengan tanda tangan digital.
Di masa pandemi, bermanfaat untuk pembuatan surat cukup pakai HP, tanpa perlu ke kantor dan bertatap muka,” tutur Lizda.
Absensi Online Sumbar (ABON Sumbar), untuk merekap absensi kehadiran dari pegawai di lingkup Pemprov Sumbar. Aplikasi ini mengumpulkan/meminta informasi pegawai, seperti NIP, nama, pangkat, golongan yang langsung diambil dari aplikasi e-SPJ Online (https://espj.sumbarprov.go.id/) yang merujuk kepada Simpeg dan lokasi terbaru dari user.
Aplikasi ini berbasis android, dan dapat diakses lewat HP masing-masing pegawai.
Aplikasi e-SPJ Online, untuk penatalaksanaan keuangan, membuat surat izin perjalanan dinas. Aplikasi bagi pegawai yang mengajukan perjalanan dinas dan bagi pimpinan yang memberi izin.
SILAHAR, sistim informasi laporan harian, berisi informasi perkembangan berbagai kegiatan dan proyek dari dinas dan OPD di lingkup Pemprov Sumbar. Dapat diakses lewat mobile phone atau PC. Untuk laporan harian pegawai.
“Untuk memonitor semua aplikasi di lingkup Pemprov Sumbar, kami membuat Dashboard bagi pimpinan seperti Guberner dan Sekda,” kata Lizda.
Menurut Lizda, semua aplikasi itu sudah ada dan dimanfaatkan sebelum New Normal.
“Kami juga memfasilitasi Online Meeting untuk Pimpinan: Gubernur Sekda, dll. Untuk itu, kami berlangganan lisensi Zoom,” Sebelumnya, Pemprov Sumbar sudah punya Tim Virtual yang anggotanya tersebar secara geografis untuk mempermudah kinerja kepala daerah.
New Normal
Terkait aplikasi lainnya di New Normal, Aplikasi Sipelada (Sistem Informasi Pelanggar Perda), berisi data anggota masyarakat yang melanggar Perda No. 6/2020 tentang Adaptasi Kebiasaan Baru (AKB) dalam Pencegahan dan Pengendalian Covid-19 Sumatera Barat. Data pelanggar Perda dimasukkan dalam aplikasi Sipelada sehingga nanti berapa kali melanggar akan terekapitulasi. Sanksi yang termuat di dalam Perda Covid-19 itu bertingkat.
iSumbar Mambaco, aplikasi yang dirancang khusus untuk mengakses beragam buku dalam format digital. Sehingga masyarakat bisa dengan leluwasa membaca buku tidak terbatas. Terobosan baru Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumbar
Aplikasi ini untuk mempermudah masyarakat membaca buku di tengah pandemi Covid-19 tanpa harus keluar rumah. Sebagai bentuk dukungan kepada pemerintah akan anjuran menjalankan protokol kesehatan. Aplikasi ini bisa membantu para siswa yang kesulitan untuk mencari buku sesuai kebutuhan belajar akibat kebijakan pembatasan aktivitas di luar rumah.
