Teknologi informasi (TI) di PT Pupuk Indonesia Holding Company (Persero) atau PIHC telah dimanfaatkan untuk meningkatkan kinerja bisnis perseroan dan memperlancar distribusi pupuk bersubsidi sampai ke tangan petani. Termasuk untuk menjamin validitas data petani sehingga distribusinya tidak salah sasaran.
Demikian dijelaskan Mardiyanto, Senior Vice President Teknologi Informasi (TI) PIHC di sesi Presentasi dan Wawancara dengan Dewan Juri TOP DIGITAL Awards 2019 di Jakarta, Rabu 16 Oktober 2019.
Dalam presentasinya diuraikan bahwa Pupuk Indonesia Group sudah menggunakan ERP SAP (System Application and Processing) untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan. Sistem SAP ini didukung empat aplikasi utama yakni Web Uang Muka (WUM), Web Commerce (WCM), Aplikasi Gudang (APG), dan E-Procurement (E-Proc).
Aplikasi WUM dipakai untuk transaksi permintaan uang muka, pertanggungjawaban uang muka, dan pembayaran reimbursement. Untuk membantu distributor dalam melakukan pemesanan pupuk subsidi dan pelaporan penyaluran pupuk subsidi dengan mudah, tersedia WCM. Sedangkan APG merupakan aplikasi yang digunakan untuk menangani transaksi pergerakan barang (goods movement) di gudang, baik pergerakan barang keluar dari gudang, masuk ke gudang, maupun pergerakan barang di dalam gudang. Terakhir, E-Proc adalah aplikasi untuk prroses pengadaan (registrasi vendor, pengiriman penawaran, penerimaan quotation, negosiasi, auction dan penentuan pemenang) melalui sistem online.
Manfaat ERP SAP
Mardiyanto menjelaskan bahwa implementasi SAP memberikan sejumlah manfaat, yaitu:
Durasi month end closing. Ada peningkatan kecepatan sebesar 25 persen setelah menggunakan sistem SAP dibanding sebelum menggunakan sistem SAP, di mana sebelum SAP aktivitas month end closing membutuhkan waktu 12 hari, sedangkan setelah SAP hanya 9 hari.
Proses pengadaan dari purchase requisition sampai purchase order (PR ke PO). Terdapat peningkatan kecepatan sebesar 63 persen setelah menggunakan sistem SAP yang terintegrasi dengan E-Procurement dibanding sebelum menggunakan sistem SAP. Sebelum menggunakan SAP rata-rata pembuatan adalah 22 hari, sedangkan setelah SAP hanya 8 hari.
Proses dari request SPD sampai disetujui (approved). Rata-rata hari yang dibutuhkan untuk proses setelah go live SAP terus menurun dari rata-rata sebelum SAP 30 hari, menjadi hanya 5-7 hari setelah menggunakan SAP. Ini artinya lebih cepat 76 persen yang menunjukkan percepatan proses di HCM.
Pengembangan Aplikasi SIAGA
Salah satu tugas PIHC adalah menyalurkan pupuk bersubsidi agar tepat sasaran dan sesuai dengan alokasi yang ditetapkan pemerintah, dalam hal ini Kementerian Pertanian.
Di tahun 2019 ini, salah satu langkah yang dilakukannya dengan menerapkan Sistem Informasi Niaga (SIAGA). Sistem ini merupakan jaringan Teknologi Informasi untuk memantau stok dan realisasi penyaluran pupuk bersubsidi secara real-time. Aplikasi SIAGA tahap 1 sudah digunakan untuk memudahkan monitoring stok sampai di lini III yaitu distributor dan lini IV yaitu para pengecer.
“Kami juga terus mengembangkan sistem TI yang terintegrasi dari lini I hingga sampai ke lini IV atau pengecer. Beberapa langkah yang dilakukan terkait hal ini antara lain pembangunan Web Commerce (WCM) dan Aplikasi Gudang (APG) yang salah satunya untuk memudahkan monitoring stok di lini III,” kata Mardiyanto.
Selanjutnya, sedang dilakukan pengembangan SIAGA tahap II yaitu penyaluran pupuk dengan scan KTP untuk meningkatkan validitas data petani sembari menunggu implementasi program Kartu Tani dari Pemerintah. Untuk meningkatkan validitas stok pupuk di tingkat pengecer akan didukung database petani yang valid sesuai Rencana Definitif Kebutuhan Kelompok (E-RDKK). E-RDKK ini sebagai data keluaran (output) pupuk di tingkat pengecer.
“Dengan pengembangan aplikasi SIAGA tahap II akan terbentuk data stok lini III distributor dan lini IV pengecer secara real time. Selain itu, implementasinya juga relatif mudah karena semua petani yang terdaftar di RDKK memiliki KTP,” jelasnya.
Tambahan lagi, aplikasi ini juga dapat menyajikan laporan F5 dan F6 secara otomatis berdasarkan transaksi penebusan dan penyaluran. Dengan demikian, dapat mendukung penyaluran pupuk bersubsidi semakin tepat sasaran serta memudahkan verifikasi dan validasi penerima.
Berbagai Aplikasi TI Dari Pupuk Indonesia
PIHC juga mengembangkan aplikasi Digital Fertilizer untuk menunjang kinerja produksi seperti peningkatan efisiensi, membantu terlaksananya program preventive dan predictive maintenance guna meningkatkan realibility serta menurunkan angka shutdown di pabrik. Aplikasi ini juga membantu kelancaran dalam rencana perbaikan yang diperlukan.
“Predictive Maintenance di Pupuk Indonesia Group melalui penerapan Digital Fertilizer dengan tahap-tahap Process Monitoring, Asset Monitoring, Maintenance Dashboard dan Digital Asset,” ujar Mardiyanto.
Sudah juga digunakan berbagai aplikasi bersama antara lain Digital Office, DPCS (Distributed Planning Control System), CRM (Customer Relationship Management), Sistem Informasi Hasil Inovasi, SITAMS (Sistem Informasi TA Management System), SIMONA (Sistem Monitoring Pengadaan), Integrasi Sistem Manajemen, Aplikasi Contract Pool & Legal Review Online, SAP PS Proyek NPK, E-Logsheet, Laporan We Care, Piket SMWT, E-Catalogue, Aplikasi Monitoring AE, dan SISTRO (Sistem Truk Online).
PT Pupuk Indonesia Holding Company (Persero) merupakan induk lima BUMN pupuk yakni PT Pupuk Sriwidjaja (Pusri) Palembang, PT Pupuk Kalimantan Timur, PT Petrokimia Gresik, PT Pupuk Kujang, dan PT Pupuk Iskandar Muda.
Penulis: Nurdian
