Perumda Air Minum (Perumdam) Kota Padang termasuk salah satu perusahaan penyedia air minum yang begitu concern terhadap pemanfaatan teknologi informasi dan digital. Bagaimana tidak, dalam strategi bisnisnya, perusahaan mengedepankan optimalisasi dan pemanfaatan teknologi, baik untuk peningkatkan kualitas pelayanan dan menurunkan tingkat kehilangan air.
Secara terperinci, sebagaimana dikatakan Andri Satria, ST, MT, Direktur Teknik Perumdam Kota Padang, strategi bisnis perusahaan dibagi menjadi beberapa item, antara lain pembelajaran dan pertumbuhan; proses bisnis internal; pelanggan; dan keuangan.
“Di sini bisa kita lihat dari Pembelajaran dan Pertumbuhan, kita meningkatkan sistem IT, kita belajar dan melihat perkembangan dari kondisi yang ada, kita belajar, kita evaluasi, kita coba simulasikan. Lalu kita meningkatkan kompetensi pegawai/karyawan dan meningkatkan kesejahteraan pegawai,” ungkap Andri dalam sesi Penjurian online Top DIGITAL Awards 2020 yang diadakan Majalah IT Works.
Dampaknya, lanjut Andri, untuk proses bisnis internal ini akan meningkatkan kecepatan terhadap respon. “Karena kita (perusahaan) pelayanan, kita butuh respon yang cepat, kita optimalkan produksi yang ada, lalu kita mencoba, dan secara bisnis internal kita menurunkan kehilangan air dan mengembangkan atau merehab jaringan,” kata Andri.
Adapun dampak positif terhadap pelanggan berkat cepatnya respon maka akan terwujud kemudahan pelayanan, meningkatkan cakupan layanan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan akan berefek kepada meningkatnya K4 (Kualitas, Kuantitas, Kapasitas, dan Keterjangkauan).
“Dari sisi keuangan, itu akan meningkatkan investasi, meningkatkan pendapatan, dan pada ujungnya akan meningkatkan laba,” tandas Andri.
Begitu pentingnya teknologi informasi di Perumdam Kota Padang terlihat dari struktur organisasi perusahaan yang menempatkan Divisi IT merujuk langsung kepada direktur utama, direktur teknik, dan direktur umum. “Kenapa? Karena (divisi) IT tidak hanya support umum saja, tetapi dia (divisi IT) akan support secara teknis di Perumdam Kota Padang,” jelas Andri.
Solusi Unggulan
Seiring transformasi digital yang dilakukan, Perumdam Kota Padang memiliki sejumlah solusi atau aplikasi unggulan yang dikembangkan oleh divisi IT perusahaan. Sebut saja MBR, aplikasi yang bertujuan untuk mempercepat proses pelaksanaan Program Hibah pemerintah untuk MBR (Masyarakat Berpenghasilan Rendah).
Seperti dijelaskan Andri, MBR merupakan program peningkatan cakupan layanan yang dilaksanakan oleh pemerintah pusat, yaitu Masyarakat Berpenghasilan Rendah yang targetnya sampai 10 juta sambungan rumah selama lima tahun dan dimulai sejak tahun 2011 sampai sekarang.
“Dahulu yang namanya program MBR, kita melakukannya secara manual, di mana pendataan kita lakukan secara manual, proses pengelolaan dilakukan secara manual, pengambilan foto dilakukan secara manual, memindahkan antara foto ke aplikasi/sistem pelaporan secara manual, monitoring dan review secara manual. Apa yang terjadi? (Tahun) 2015, 2016, 2017 kita heptik di situ, kita bermasalah di situ, (terjadi) banyak masalah, banyak fraud, dan kondisi yang mengakibatkan kontrol kita bermasalah,” ungkap Andri.
Untuk menjawab permasalahan tersebut, dikembangkanlah sebuah aplikasi MBR berbasis Android yang bisa digunakan lewat smartphone. Dengan aplikasi ni proses proses kontrol pengambilan foto atau men-tag untuk lokasi GIS-nya itu pun bisa dilakukan dilakukan secara online dan langsung masuk ke server yang ada di kantor pusat Perumdam Kota Padang.
“Efeknya apa? Efeknya, dari aplikasi ini teman-teman di lapangan itu benar-benar terbantu, service level menjadi lebih cepat, report menjadi lebih cepat, kontrol jika terjadi masalah menjadi lebih cepat kita bisa tracking. Oleh karena itu, di tahun 2018, 2019, dan 2020 apa yang kita dapatkan kita menjadi salah satu PDAM yang masuk dalam 5 besar dalam proses pekerjaan dari MBR ini. Itu dibuktikan dari penghargaan-penghargaan yang diberikan PU terkait dengan implementasi program MBR PDAM Kota Padang,” ungkap Andri.
Tidak hanya MBR, Perumdam Kota Padang juga memiliki aplikasi lain, seperti aplikasi DDOP (Door to Door Online Payment), Aplikasi STK (Surat Tugas Kerja) Online, serta apa yang disebut sebagai Dashboard & HMI IPA Taban dan ZAMP Jala Utama.
Aplikasi DDOP merupakan aplikasi mobile (Android) yang bertujuan apabila ada pelanggan yang akan diputus dan menolak diputus dengan melakukan pembayaran tunggakan.
Sebagaimana dikatakan Andri, yang namanya pembayaran air, itu dahulu dilakukan di loket-loket PDAM. Hal itu berimbas di mana saat ada pelanggan yang menunggak, perusahaan pun menagih ke rumah masyarakat.
“Kita memastikan bahwa yang namanya orang yang menagih tidak boleh menerima uang. Efeknya apa, masyarakat harus membayar ke lokasi, masyarakat harus membayar ke loket, dan itu berefek pada adanya wajktu yang bermasalah, atau memperpanjang waktu penyelesaian piutang, bisa jadi pelanggan tidak membayar utangnya (tagihannya), dan itu berefek pada jumlah piutang kita di pelanggan semakin lama semakin meningkat,” beber Andri.
Pada saat itulah DDOP berperan di mana dengan aplikasi ini pelanggan bisa melunasi tunggakan pembayarannya secara online. Aplikasi DDOP telah diimplementasikan Perumdam Kota Padang pada tahun 2018. Dengan adanya aplikasi ini transaksi di lapangan yang biasanya di lakukan secara manual dan sementara dapat dihilangkan. Sehinga kecurangan yang terjadi dilapangan baik sengaja atau tidak sengaja dapat dikurangi serta pelanggan merasa nyaman.
Aplikasi lain yang telah dikembangkan dan diterapkan oleh Perumdam Kota Padang adalah STK (Surat Tugas Kerja) Online. Diimplementasikan pada tahun 2019, aplikasi ini merupakan aplikasi berbasis mobile dan web yang berguna untuk pelaksanaan pekerjaan di lapangan. Dengan adanya sistem ini yang didukung dengan fitur dokumentasi manajemen dapat langsung melihat proses pekerjaan yang dikerjakan dan kendala apa saja yang terjadi di lapangan. Selain itu aplikasi ini dapat mengurangi penggunaan kertas. Dari yang sebelumnya STK dicetak di atas kertas menjadi petugas cukup membawa handphone. Sehingga terjadi efisiensi anggaran penggunaan kertas sebesar 30%.
Sementara Dashboard & HMI IPA Taban dan ZAMP Jala Utama adalah aplikasi Webbase dan desktop. Melalui aplikasi ini petugas dapat mengontrol dan menganalisa proses di IPA dan di lokasi ZAMP (Zona Air Minum Prima). Selain itu dashboard ini juga terkoneksi ke aplikasi telegram. Dengan adanya aplikasi ini manajemen dapat menganalisa proses dari IPA dan ZAMP dengan mudah baik melalui handphone ataupun komputer sehingga memudahkan dalam mengambil keputusan untuk strategi ke depan.
Solusi Era New Normal
Setidaknya ada dua aplikasi yang sedang dikembangkan oleh Perumdam Kota Padang yang pemanfaatannya diselaraskan dengan era New Normal. Pertama adalah Customer Information System yang merupakan aplikasi berbasis web sebagai tool untuk melayani pelanggan. Melalui aplikasi ini calon pelanggan dapat langsung mendaftarkan diri sebagai pelanggan tanpa harus datang ke kantor Perumdam Kota Padang. Selain itu pelanggan juga dapat melakukan pembacaan meter secara mandiri.
Dengan adanya sistem ini pelayanan masyarakat dapat ditingkatkan dengan tetap mengikuti protokol di era New Norma. Selain itu sistem ini dapat digunakan sebagai tool untuk proses monitoring kehilangan air karena terintegrasi dengan DMA dan GIS.
Satu lagi aplikasi yang dikembangkan oleh Perumdam Kota Padang adalah aplikasi berbasis komunitas bernama Smart Grid Water System. Sistem yang berbasis IOT ini merupakan sistem monitoring distribusi air sampai ke meter pelanggan.
“Ini sudah kita mulai di tahun 2020 (awal tahun) dan sedang dikembangkan oleh tenaga internal di mana nanti suatu daerah smart grid tersebut akan menjadi pilot project buat kita. Ada sekitar 2000 pelanggan di mana mereka berbasis komunitas, kita mendorong komunitas untuk berpartisipasi aktif dalam mengkontrol, mengevaluasi terhadap kualitas air yang kita distribusikan, kualitas air yang kita berikan, kualitas pelayanan yang kita berikan kepada masyarakat. Dan masyarakat berpartipasi aktif, baik itu complain dan lain-lain, dalam satu platform yang kita sudah bangun saat ini. Termasuk dengan kualitas dari pelayanan dan teknis yang ada dalam grid itu sendiri,” pungkas Andri. (Fauzi)
