Penulis: Nurdian Akhmad
Menghadapi era industri 4.0 sekaligus juga untuk menjadi perusahaan energi kelas dunia yang peduli lingkungan melalui integrated supply chain, PT Bukit Asam Tbk (PTBA) terus melakukan digitalisasi dalam kegiatan operasional perusahaan. BUMN tambang ini telah membentuk Tim Digitalisasi dan Optimasi Perusahaan yang langsung disupervisi oleh direksi perseroan.
Pada 2021 ini, tim tersebut sudah membangun 71 aplikasi yang menjadi modul atau fitur yang terintegrasi dalam aplikasi CISEA (Corporate Information System and Enterprise Application). Aplikasi besutan tim IT internal perusahaan ini diimplementasikan pada 10 Maret 2020.
“Ini merupakan suatu aplikasi lintas platform yang dapat menyediakan semua informasi seputar Bukit Asam di genggaman anda yang terintegrasi dengan semua komponen penyusunnya seperti informasi seputar ke-SDM-an, supply chain management, finansial, hingga informasi pribadi pengguna,” kata Asisten Manajer Perencanaan dan Pengendalian IT PTBA, Audy PF Umar dalam sesi presentasi penjurian TOP DIGITAL Awards 2021 yang dilakukan secara virtual oleh Majalah ItWorks, Selasa (2/11/2021).
Ada beberapa kelebihan aplikasi CISEA ini, antara lain cepat dan lengkap. Melalui aplikasi ini, pegawai akan selalu mendapatkan semua informasi ter-update tentang perusahaan setiap saat secara lengkap, akurat, dan cepat. Aplikasi ini juga praktis karena dapat diakses di manapun dan kapanpun melalui web maupun mobile.
“Stay Connected atau selalu terhubung. Dengan aplikasi ini akan menumbuhkan rasa mencintai dan kepedulian terhadap kondisi perusahaan, karena para pegawai akan terus terhubung dengan perusahaan melalui informasi terupdate termasuk CEO Message yang selalu diupdate secara berkala,” ujar Audy yang dalam presentasinya membawakan materi berjudul CISEA.
Dengan menggunakan aplikasi CISEA juga dapat meningkatkan produktivitas pegawai serta memberikan dampak efesiensi baik dalam proses kerja maupun efesiensi biaya.
Beberapa fitur unggulan aplikasi CISEA adalah Fitur Eksekutif Support. Fitur ini menyediakan informasi secara ringkas (ikhtisar) bagi eksekutif untuk mengakses data dan informasi seputar operasional perusahaan yang dapat membantu para eksekutif dalam pengambilan keputusan.
Kedua, Fitur Human Capital yang memberikan kemudahan bagi pegawai untuk mengakses informasi seputar kepegawaian. Ketiga, Fitur Bukit Asam News. Melalui fitur ini, para pegawai akan selalu mendapatkan informasi terupdate tentang perusahaan untuk menambah wawasan serta awareness terhadap perusahaan.
Keempat adalah Fitur Mister BA. Fitur ini akan memberikan informasi seputar supply chain perusahaan, mulai dari proses praproduksi hingga penjualan. Kelima, Fitur Task Management yang berguna untuk meningkatkan produktivitas suatu satuan kerja. Keenam Fitur Information Technology yang disediakan khusus satuan kerja TI yang akan mempermudah pegawai untuk mendapatkan layanan TI.
Ketujuh adalah Fitur General Services. Fitur ini dibuat untuk menyediakan layanan aplikasi yang dapat digunakan bersama oleh seluruh satuan kerja
Aplikasi CISEA ini sudah mendapat pengakuan hak cipta dari Kementerian Hukum dan HAM Republik Indonesia.
Menurut Audy, dampak penggunaan aplikasi CISEA sudah meningkatkan 16 persen produktivitas, menurunkan harga pokok produksi (HPP) sekitar 18 persen, serta ada potensi cost benefit kurang lebih Rp 100 miliar per tahun.
“Itu dari sisi supply chaine saja. Dari sisi pengembangan aplikasi karena kita membangun sendiri, kita sudah melakukan penghematan sekitar Rp 15 miliar dibandingkan kita membeli aplikasi yang sama ke pihak ketiga,” kata dia.
Manajemen PTBA menargetkan, benefit digitalisasi di perusahaan dalam 10 tahun ke depan nilainya bisa mencapai Rp 10 triliun. “Ini jadi sasaran kerja kerja kita. Sebab itu, untuk percepatan kita bentuk tim digitalisasi untuk bagian supply chaine,” ujar Audy.
Solusi bisnis unggulan lainya yang juga dikembangkan sendiri oleh tim IT PTBA adalah CISEA – AP (Anak Perusahaan). Aplikasi berbasis web dan mobile ini dimplementasikan perseroan pada 2020-2021 untuk memudahkan anak perusahaan dalam melaksanakan operasional pekerjaan sehari-hari. Fitur unggulannya adalah input data secara digital, real-time data report, production dashboard, serta absensi mobile.
“Dengan menggunakan aplikasi ini maka data akan dapat terintegrasi dengan induk perusahaan sehingga dapat meminimalisir duplikasi data dan memudahkan sinkronasi data,” ujar Audy.
Aplikasi ini juga memungkinkan untuk dilakukan monitoring terhadap kinerja anak perusahaan, sehingga mempercepat eksekutif dalam pengambilan kebijakan dan keputusan. Saat ini, ada 11 anak perusahaan PTBA yang sudah mengimplementasikan CISEA-AP yakni PT SBS, PT BEST – PT BEI, PT Pelabuhan Bukit Prima, PT Bukit Asam Medika, PT Bukit Asam Prima, PT Bukit Multi Properti, PT Bukit Multi Investama, PT Penajam Internasional Terminal, PT Bukit Prima Bahari, PT International Prima Coal, dan Dana Pensiun Bukit Asam.
PTBA juga mengembangkan solusi bisnis Layanan SDM di masa pandemi. Aplikasi ni untuk memudahkan pegawai baik aktif maupun pensiunan dalam mengakses seluruh aspek administratif kepegawaian yang berkaitan dengan hak dan benefit yang sudah terdigitalisasi. Ada beberapa fitur unggulan dalam aplikasi ini, antara lain Izin Menikah, Santunan Duka, Uang Bantuan Perumahan, Absensi Pegawai, Reimbursement Pengobatan, Pengajuan SPB, Pemindahan Faskes, Permohonan Izin Persalinan, serta Leave and Travel.
“Manfaat untuk perusahaan antara lain tersedianya sistem yang memadai untuk mendukung protokol kesehatan di lingkungan kantor tetapi tetap mengutamakan pelayanan ekselen bagi seluruh karyawan di PTBA. Manfaat lain, tersedianya transparansi sistem yang dapat dimonitor proses pelaksanaannya,” ujar Audy.
Pada masa pandemi ini, PTBA juga mengembangkan solusi video confrence (online meeting) dengan menggunakan berbagai platform seperti Zoom Pro, Zoom Room, Ms Teams, dan Telkomsel CloudX. Solusi binis ini untuk mendukung pertemuan tanpa tatap muka pada berbagai platform sesuai dengan kebutuhan user.
Manfaat bagi perusahaan dengan adanya solusi ini antara lain penurunan biaya SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) serta komunikasi lebih dapat dilakukan dengan fleksibel. “Solusi ini juga menciptakan komunikasi atau pertemuan contacless untuk mendukung protokol kesehatan di masa pandemi,” ujar Audy.
Namun, menurut Audy, ada yang paling membanggakan perusahaan dari berbagai aplikasi tersebut, yakni aplikasi CISEA – MAPO yang digunakan untuk peningkatan produktivitas alat tambang. Dengan menggunakan CISEA – MAPO, manajeman dapat melakukan monitoring data produksi, real time performance unit dan operator, data losstime, konsumsi BBM, monitoring posisi unit, speed, jarak, status unit, realtime perkiraan kondisi jalur tambang, safety operasional, water monitoring, serta rain monitoring.
Sedangkan aplikasi yang layak direkomendasikan adalah TLS (Train Loading Station) yang merupakan unit untuk melakukan pengisian batubara ke dalam gerbong kereta api (KA). TLS dioperasikan oleh operator dengan penimbangan batubara secara otomatis melalui system PLC yang terintegrasi dengan Aplikasi Pengisian KA TLS.
“Benefitnya, ini mempercepat waktu proses pengisian batubara ke dalam gerbong KA . Monitoring kinerja angkutan KA juga lebih cepat melalui digitalisasi proses dan report secara realtime,” kata Audy.
Infrastruktur dan Keamanan TI
Untuk mendukung implementasi berbagai solusi bisnis tersebut, PTBA sudah memiliki data center berstandar international Tier-3. Selain itu, perusahaan juga menyediakan perangkat jaringan yang support 10 Gbps serta membangun 4 Repeater (Penguat Sinyal T-Sel) di site tambang. “Kami juga menyediakan jaringan internet di semua site dan unit kerja. Semua jaringan sudah menggunakan fiber optik,” kata dia.
Untuk teknologi Cloud App yang dipakai PTBA saat ini adalah OneDrive, Office 365, dan Amazon Web Service.
Sedangkan untuk keamanan berbagai aplikasi teknologi informasi (TI) yang dgunakan antara lain: Fortinet, Checkpoint Sandblast, Cisco, Imperva WAF Gateway, dan McAfee. Perseroan juga sudah mengimplementasikan teknologi big data atau internet of thing (IoT). Teknologi big data ini digunakan dalam Automation & SCADA System Integration, Bukit Asam Mine Dispatch Optimation System, Map of Operational, Slope Stability Radar (SSR), Digital Telemetri – Alat Ukur Curah Hujan, dan Sistem Pemantauan Air Terintegrasi (SPARING).
Berdasarkan hasil penilaian IT Maturity Level, tingkat kematangan TI PTBA pada 2020 berada di 3.25 (defined), baik untuk maturity level IT process maupun maturity level IT goals. Hasil penilaian tersebut meningkat signifikan, lebih dari 50 persen dari penilaian sebelumnya pada 2018. Saat ini, sedang berlangsung proses assessment IT Maturity menggunakan kerangka COBIT 2019.
Keberhasilan PTBA dalam mengimpelementasikan berbagai solusi bisnis digital ini dibuktikan dengan diraihnya delapan penghargaan pada periode 2020 hingga saat ini. Salah satu pengharaan tersebut adalah Satyalancana Wira Karya dari Presiden Joko Widodo pada 2021.
