Jakarta, ItWorks- Menyikapi situasi pandemi Covid-19 yang mengharuskan adanya social distancing (jaga jarak sosial) sebagi upaya menghindari penularan virus, Perumda Air Minum Kota Padang -Sumatera Barat juga banyak mengembangkan solusi baru berbasis Information Technology (IT), baik untuk operasional maupun layanan pelanggan. Melalui inovasi ini, kinerja usaha dan layanan pelanggan di tengah pandemi ini, tetap berjalan optimal dengan mendapat skor kepuasan pelanggan di level 70 – 75 atau mendapat predikat service level cukup puas.
Hampir semua perusahaan terkena imbas akibat wabah virus corona, termasuk beberapa BUMD yang bergerak di bidang pengelolaan dan penyediaan air minum atau PDAM. Hal ini juga menjadi tantangan, terutama dalam membangun sistem baru untuk mempertahankan kinerja operasional, produksi, maupun layanan pelanggan yang menuntut adanya kesigapan manajemen dalam menyikapi situasi yang belum pernah terjadi sebelumnya ini.
“Memang ini tantangan. Karena itu, menyikapi situasi pandemi covid-19 yang menuntut adanya keharusan jaga jarak dan meminimalisir tatap muka, kami banyak melakukan inisiasi dan inovasi baru berbasis IT maupun aplikasi digital, baik untuk sistem mananajemen, operasional, produksi, maupun dalam kaitan pelayanan bagi para pelanggan,” ungkap Direktur Utama Perumda Air Minum Kota Padang, Hendra Pebrizal, saat presentasi dan wawancara penjurian “Top Digital Awards 2021” pada (6/12/2021) yang berlangsung secara virtual melalui aplikasi zoom meeting.
Turut hadir dalam presentasi ini, Direktur Teknik Perumda Air Minum Padang, Andri Satria, ST, MT, serta Manager TI Dheny Skylab. S, ST, M.Kom. Sedang Dewan Juri terdiri, Melani Harriman – Melani K Harriman Associate, Nina Kurnia Hikmawati – Asosiasi Pendidikan Tinggi Informatika dan Komputer (Aptikom), Agnes -Awasome Business Consulting, serta Nelson Idris -Praktisi ICT Forti BUMN).
Tahun ini, Perumda Air Minum Kota Padang terpilih dan masuk sebagai kadidat dalam penghargaan TOP Digital Awards 2021. Kegiatan TOP Digital Awards ajang kegiatan corporate rating atau penilaian untuk penghargaan tertinggi di bidang IT dan Telco atau teknologi digital yang selenggarakan Majalah ItWorks bekerja sama dan didukung oleh Asosiasi TI & TELCO Indonesia. Penghargaan ini diberikan kepada perusahaan/ instansi pemerintahan yang dinilai berhasil dalam hal implementasi dan inovasi pemanfaatan teknologi digital. Terutama dalam upaya meningkatkan kinerja, daya saing, layanan pelanggan, maupun layanan masyarakat di tengah pandemi covid-19 dan new normal.
Inovasi Baru
Dalam presentasinya perjudul “Digitalisasi Proses Bisnis Air Minum di Era New Normal”, Dirut Hendra Pebrizal memaparkan banyak hal terkait inisiasi dan program transformasi digital, termasuk optimalisasi aplikasi, baik yang sudah running atau berjalan, sedang proses developing, maupun rencana pengembangannya ke depan. Terutama dalam upaya mendukung implementasi visi dan misi perusahaan, meningkatkan daya saing, serta memudahkan layanan masyarakat.
Terkait pengembangan solusi IT, sejak awal pandemi, Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) Pemerintah Kota Padang -Sumatera Barat ini juga banyak mengembangkan solusi dan inovasi baru berbasis IT. Hal ini sekaligus untuk melengkapi atau memperkuat sistem IT yang telah dibangun sebelumnya. Di antaranya membangun aplikasi Smart Grid Water System, Customer Information System, Baca Meter Mandiri, E-Office, serta Sistem E-SPPD.
Smart Grid Water System mulai dibangun tahun 2020 oleh tenaga internal. Sistem ini dibangun berbasis teknologi IoT (internet of things), terutama untuk mendukung sistem monitoring distribusi air sampai ke meter pelanggan. Sistem ini memungkinkan pelanggan untuk ikut proaktif dalam mengontrol pelayanan air minum di lokasi masing-masing.
“Melalui system ini, pelanggan juga dapat mengadukan keluhan atau laporan ke kami secara lebih cepat, sehingga kami juga bisa gerak cepat untuk memberikann solusi terkait layanan air. Semua water meter, alat sensor pembaca tekanan dan flow dapat dimonitoring, sehingga setiap ada gangguan atau kejanggalan pada jaringan pipa, dapat diketahui dengan cepat agar dapat ditangani lebih cepat juga,” ujarnya.
Sedangkan inovasi Customer Information System (CIS), mulai dimplementasikan tahun 2021, merupakan aplikasi berbasis web yang didediaksikan sebagai tools untuk melayani pelanggan. Melalui aplikasi ini calon pelanggan dapat mendaftarkan diri secara online, tanpa harus datang ke kantor Perumda Air Minum Kota Padang.
“Dengan adanya sistem ini, layanan masyarakat pelanggan di saat pandemi, tetap bisa ditingkatkan dengan mengikuti protokol Kesehatan di era New Normal, termasuk untuk mendaftar bagi pelanggan baru. Sistem ini juga dapat digunakan sebagai tools untuk proses monitoring kehilangan air, karena terintegrasi dengan aplikasi teknologi DMA dan GIS (Geographic Information System),” terangnya.
Masih terkait layanan pelanggan, Perumda Air Minum Kota Padang juga mengembangkan aplikasi Baca Meter Mandiri yang mulai dikembangkan tahun 2021 oleh tenaga internal. Sistem ini ditujukan khusus untuk pelanggan Perumda Air Minum Kota Padang untuk melakukan pembacaan meter airnya secara mandiri. Sehingga tidak perlu lagi petugas pembaca meter mendatangi satu per satu rumah pelanggan. Hal ini juga untuk mendukung program pemerintah dalam menyikapi situasi pandemi yang mengharuskan jaga jarak dan meminimaliasir tatap muka langsung di saat pandemi Covid-19.
“Dengan aplikasi ini, ada efisiensi karena mengurangi petugas pembaca meter yang sebelumnya harus berkeliling mencatat di masing-masing rumah pelanggan. Sehingga resiko tertular terhadap Covid-19 berkurang juga bisa dihindari. Dengan teknologi ini, juga bisa efisiensi dari sisi tenaga kerja atau SDM. Saat ini rasio pegawai kami per pelanggan sekitar 2,5 per 1000 pelanggan dari standar 6 per 1000 pelanggan,” ujarnya.
Inovasi lain terkait sistem menajemen yakni pengembangan aplikasi e-office yang dilakukan tahun ini (2021) dengan versi terkini yang lebih lengkap dan andal. Dikembangkan oleh tenaga internal, E-office terbaru ini merupakan sistem untuk mengakomodir lalu lintas surat menyurat di Perumdam Kota Padang. Baik surat masuk, surat keluar dan surat yang di tujukan antar Divisi yang dapat di akses dimana saja asalkan terhubung dengan internet. Bahkan aplikasi e-office ini juga dapat di akses melalui smartphone.
“Sistem ini sangat membantu kinerja dan operasional kami selama pandemi dan new normal. Dengan adanya sistem ini, arus lalu lintas surat menyurat lebih terkontrol, dan lebih mudah melacak posisi surat tersebut. Sehingga tidak ada lagi surat yang hilang atau tertahan diposisi tertentu. Koordinasi antar Divisi juga menjadi lebih lancar karena surat dapat diproses walaupun pejabat yang bersangkutan tidak di kantor,” ujarnya.
Terkait untuk mendukung sistem dan pola kerja baru di era pandemi dan new normal, juga dibangun aplikasi E-SPPD. Sistem E-SPPD yang mulai dikembangkan tahun 2021 oleh tim IT internal, merupakan sistem pembuatan SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) secara digital. Dengan sistem ini, pembuatan SPPD menjadi lebih cepat karena sudah terkoneksi dengan data pegawai dan untuk penandatanganan SPPD tersebut, juga dapat di lakukan dengan berbagai macam media (Komputer, Mobile device) yang terkoneksi dengan internet melalui sistem tanda tangan electronic.
Secara garis besar, IT Master Plan Perumda Air Minum Padang dan pengembangannya mencakup pengembangan data center yang terletak dilokasi relative aman dan memenuhi standar data center. Central Control Room (CCR) untuk memonitor dan mengontrol seluruh instalasi pengolahan. Sistem Informasi Managemen (SIM) multi platform. Pengembangan aplikasi administrasi seperti aplikasi inventory dan aplikasi akuntansi, serta pengembangan Sistem Informasi Eksekutif.
Selain itu yang juga menjadi salah satu project strategis yakni upaya pengembangan Sistem Informasi Managemen (SIM) yang terintegrasi dengan GIS dan SCADA menuju Smart Water Company.
SCADA atau Supervisory Control and Data Acquisition merupakan sistem kendali industri berbasis komputer yang dipakai untuk pengontrolan suatu proses. Sementara Geographic Information System (GIS) yakni aplikasi yang dapat digunakan untuk mengelola (input, manajemen, dan output) data spasial atau data yang bereferensi geografis.
Dua hal inilah yang saat ini juga sedang diupayakan untuk diintegrasikan di Perumda Air Minum Kota Padang untuk meningkatkan pelayanan air minum bagi pelanggan. Hal ini juga sejalan dengan visi perusahaan “Handal Dalam Sistem Dan Responsif Dalam Pelayanan Air Minum”, dimana inovasi berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK) juga akan terus ditingkatkan.
Beberapa aplikasi yang sudah diimplementasikan antara lain, aplikasi MBR (verifikasi data MBR sampai kepada pemasangan sambungan rumah /SR), SIM Pocket, STK Produksi, STK Online, Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMAK), Customer Information System (CIS), Aplikasi SCADA, dan Pembayaran Online termasuk melalui kerja sama dengan E-Commerce.
Terkait kemudahan layanan pelanggan, perusahaan juga memperkuat system pembayaran secara online dengan menambah mitra Payment Point Online Bank (PPOB) dengan bekerja sama mitra, seperti pihak perbankan. Dengan sistem ini, transaksi pembayaran juga bisa cepat dan valid, tanpa harus datang langusung ke loket pembayaran, sekaligus juga bisa menghindari kontak person di saat pandemi Covid-19 ini.
Sebelumnya, perusahaan juga sudah membangun aplikasi DDOP (Door to Door Online Payment)yang sudah diimplementasikan sejak tahun 2018. Aplikasi ini merupakan aplikasi mobile (Android), di mana dengan aplikasi ini transaksi di lapangan yang biasanya di lakukan secara manual dapat di hilangkan. Sehinga kecurangan yang terjadi dilapangan baik sengaja atau tidak sengaja dapat dikurangi, sehingga pelanggan merasa nyaman.
Prestasi lain yang juga membanggakan, Perumda Air Minum Kota Padang juga telah mampu mewujudkan keinginan Pemerintah Kota dalam memproduksi Air Minum Dalam Kemasan (AMDK) dengan merek sendiri. Peluncuran produk baru ini dilakukan bertepatan dengan perayaan Hari Ulang Tahun (HUT) perusahaan ke-46 pada 30 Desember 2020 lalu.
“Sebagai perusahaan penyedia layanan publik, terutama dalam penyediaan air bersih bagi masyarakat, kami terus bertekad meningkatkan layanan. Melalui inovasi berbasis TI yang terus kami perkuat, layanan pelanggan di tengah pandemi tetap bisa berjalan optimal. Bahkan dari survei kepuasan pelangaan yang kami lakukan beberapa waktu lalu, kami tetap mendapat skor tinggi dengan level 70 – 75 yang artinya service levelnya cukup puas,” ujarnya.
Hal ini juga berdampak pada kinerja usaha, dimana perusahaan tetap bisa meraih laba. Tahun 2019, realisasi penjualan atau pendapatan Perumda Air Minum Kota Padang mencapai Rp 136,88 miliar, kemudian naik menjadi Rp 154,95 milair pada 2020. Demikian pula jumlah pelanggan naik dari 107.307 SL menjadi 111.848 SL. “Tahun lalu perusahaan membukukan total laba sebesar Rp3.360.850.096,82. Sementara tahun ini hingga Oktober sudah berhasil meraih laba sebesar Rp 3.453.135.094,92,” ujarnya.(AC)
