Jakarta, ItWorks- Kabupatan Boyolali Jawa Tengah melalui Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Arpus), dalam beberapa tahun terakhir serius meningkatkan sistem kearsipan dan layanan perpustakan dengan teknologi digital. Inovasi baru terus dilakukan, salah satunya aplikasi SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) yang dibangun untuk mendukung kinerja di tengah pandemi Covid-19, sekaligus mendukung implementasi Sistem Pemerintahan Berbasias Elektronik (SPBE).
Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dirancang untuk menangani pengelolaan arsip dinamis. Terutama mendukung sistem kerja yang diimplementasikan di Internal Instansi. Aplikasi ini dibangun dalam platform web based application dan bersifat multi user. Beberapa fitur yang menjadi unggulan, di antaranya Pengarsipan Surat Masuk/Keluar, Jadwal Retensi Arsip, Penyimpanan Arsip Inaktif, SKKAAD (Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis), Tata Naskah Dinas, serta Tracking/ Pencarian Surat.
“Aplikasi ini mulai dibangun 2019 dan kita kembangkan melalui kerja sama Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kab. Boyolali dengan Diskominfo Kab. Boyolali, serta Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Dengan adanya aplikasi digital ini, pengelolaan Arsip yang semula dikerjakan secara manual, sekarang sudah digital atau online system. Dengan adanya SIKD dapat mempermudah pengelolaan arsip secara online, baik arsip aktif maupun arsip in aktif. Yang meliputi Tata Naskah, Kode klasifikasi, Kartu kendali surat masuk dan surat keluar, dan lainnya termasuk kemudahan akses arsip dinamis. Sehingga ini menjadi sangat bermanfaat dalam mendukung kinerja, termasuk saat pandemi Covid-19 ini,” ujar Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Boyolali, Abdul Rahman, S.Pd, M.Pd. saat presentasi dan wawancara penjurian “TOP Digital Awards 2021” secara virtual (04/11/2021).
Tahun ini untuk pertama kalinya Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Arpus) Boyolali, ikut di ajang penjurian TOP Digital Awards. Kegiatan ini merupakan kegiatan corporate rating atau ajang penilaian untuk penghargaan di bidang IT dan Telco atau teknologi digital yang diberikan kepada perusahaan/ instansi pemerintahan yang dinilai berhasil dalam hal implementasi dan inovasi pemanfaatan teknologi digital. Terutama dalam upaya meningkatkan kinerja, daya saing, layanan pelanggan, maupun layanan kepada masyarakat. Kegiatan ini diselenggarakan oleh majalah ItWorks, bekerja sama serta didukung oleh beberapa asosiasi dan Lembaga konsultan IT TELCO di Indonesia.
Dalam presentasinya bertajuk “Inovasi Kabupaten Menuju Smart City -Transformasi Digital Di Masa Pandemi Covid-19”, Kadin Arpus Kabupaten Boyolali, Abdul Rahman juga mengungkapkan banyak hal terkait inisasi digitalisasi yang dilakukan Dinas Arpus, termasuk obsesi ke depan.Terutama dalam kaitan sebagai satu-satunya Dinas yang mengemban visi, misi dan tugas utama di bidang kearsipan, dokumen penting pemerintah, serta sebagai pengelola perpustakaan.
“Terkait upaya transformasi digital, walaupun leading sector-nya ada di Dinas Kominfo Kabupaten Boyolali, namun dalam kaitan SPBE, semua dinas termasuk Dinas Arpus juga harus mendukung dengan inisiatif masing-masing. Karena itu, kami juga terus berupaya mengembangkan sistem dan infrastruktur pendukungnya dengan anggaran yang juga terus ditingkatkan. Tahun lalu belanja TI kami Rp40 juta dan tahun 2021 meningkat Rp175 juta (POCADI dan computer -Perpustakaan),” ujarnya di dampingi Tim Dinas Arpus Kabupaten Boyolali.
Terkait pengelolaan dan layanan perpustakaan, di antaranya telah dibangun aplikasi iBoyolali. Perpustakaan Digital iBoyolali adalah aplikasi perpustakaan Digital (ePustaka) yang dilengkapi dengan eReader untuk membaca eBook dan fitur sosial media yang dimiliki oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Boyolali. Fitur Unggulan ada eReader (Membaca Buku Langsung di Smartphone), Feeds (Aktifitas Pemustaka), dan Fitur Sosial Media. “Aplikasi iBoyolali bisa diakses melalui telepon pintar maupun komputer. sehingga masyarakat bisa akses kapan dan di mana pun berada ,” terangnya.
Saat ini koleksi buku dan bacaan Dinas Arpus Boyolali selain buku konvensional juga banyak dikembangkan ke ara literatur dan buku digital agar makin mudah diakses melalui aplikasi iBoyolali. Buku koleksinya dari berbagai jenis, dari masalah pengetahuan ilmiah untuk mendukung kaum pelajar , ilmu etrapan bagi upaya mendukung kegiatan usaha masyarakat, hingga fiksi. “Ke depan koleksi buku digital akan terus banyak ditambah,” ujarnya.
Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan masyarakat mengakses koleksi buku sesuai kebutuhannya dengan mudah. Misalnya untuk para pelajar, terdapat koleksi buku digital materi pelajaran sekolah yang bisa diakses tanpa perlu repot. Cukup dengan klik saja, mulai buku pelajaran dari SD hingga SMA semua ada. Diharapkan dengan aplikasi ini bisa meningkatkan minat baca masyarakat untuk menambah wawasan, ilmu pengetahuan agar memiliki kemampuan dan skill yang mumpuni di era pasar bebas ini.
Meskli demikian bagi yang ingin lebih leluasa dan mencari informasi atau diskusi dengan para pustakawan, bisa datang ke lokasi Perpusatakaan yang ada di “Kota Susu” ini yang berlokasi di jantung kota Boyolali, yakni di tengah-tengah simpang siaga di belakang patung kuda Arjuna Wijaya. Menempati lokasi strategis, fasilitas dan suasana yang nyaman, bisa jadi ini menjadi daya Tarik untuk pengunjung agar semakin betah di gudang ilmu ini.(AC)
