Sebelum pandemi melanda Tanah Air, Universitas Pelita Harapan (UPH) telah merencanakan untuk mentransformasi institusi mereka secara digital dengan menyiapkan Model Sistem Manajemen Pembelajaran (Learning Management System – LMS) yang open source untuk melacak kursus dan tugas. Sistem yang baru ini juga akan menawarkan aplikasi produktivitas profesional bagi siswa dan fakultas mereka serta menyediakan fitur keamanan yang ditingkatkan untuk jaringan mereka.
“Roadmap transformasi yang rencananya akan diterapkan dalam satu tahun, tiba-tiba harus dipersingkat menjadi satu bulan, dan harus siap dalam seminggu karena pandemi Covid-19 melanda Indonesia. Ini mendorong banyak institusi pendidikan untuk mulai protokol belajar dari rumah,” kata Firman Rusli, Chief Technology Officer, Universitas Pelita Harapan, dalam siaran pers, 18/9.
“Kami membutuhkan one stop solution yang dapat diterapkan dengan cepat, sebelum kami bisa menaikan layanan utama ke online guna mendukung semua pemangku kepentingan serta membantu mengoptimalkan biaya,” jelasnya.
Dengan lokasi di berbagai kota dengan puluhan ribu mahasiswa, dosen dan petugas administrasi, UPH harus mempercepat ekspansi teknologinya dengan solusi terpusat yang menawarkan one-stop service yang juga mengutamakan keamanan. Sistem baru juga harus dapat diintegrasikan ke email dan platform produktivitas yang sudah ada serta menawarkan otentikasi pengguna dan jaringan.
Karena sudah menggunakan Microsoft Office 365 untuk produktivitas dan layanan email, UPH memilih untuk menambahkan solusi Microsoft ke infrastrukturnya, seperti Microsoft Teams untuk kelas online lewat layanan konferensi video, OneDrive untuk penyimpanan cloud, Sharepoint untuk ruang kerja digital, serta Azure Active Direktori untuk otentikasi pengguna.
Sistem itu baru diimplementasikan dalam jangka waktu yang sangat pendek dan siap digunakan tanpa mengkhawatirkan potensi masalah kompatibilitas. Selain itu, Azure Infrastructure meng-hosting solusi LMS universitas yang harus mampu menerima ribuan koneksi bersamaan.
Menggunakan Azure, UPH dapat dengan mudah mengelola kapasitas server sesuai permintaan, memperluas kapasitas server saat penggunaan yang tinggi, dan mematikan sebagian selama periode penggunaan yang lebih rendah.
“Memilih Microsoft adalah keputusan yang mudah karena solusi mereka sangat scalable, terjangkau, dan dapat disesuaikan pada kebutuhan. Kami bisa berinvestasi di Azure dan lainnya bila perlu, dan ini membantu kami menyeimbangkan biaya. Ini jauh lebih baik daripada meng-hosting server dan perangkat keras kami sendiri karena teknologi cloud memungkinkan kami juga menyediakan solusi cadangan luar situs yang berlebihan,” kata Firman Rusli.
Kini, UPH berhasil mengundang semua user ke dalam sistem dan terus berinvestasi dalam pengembangannya dengan data yang telah dikumpulkan. Dengan menggunakan analitik, tim TI UPH dapat melihat area mana yang perlu ditambahkan dan solusi apa yang perlu ditingkatkan.
Tim IT UPH juga dapat meningkatkan sistem secara keseluruhan, mengotomatiskan sejumlah tugas yang memudahkan siswa dan anggota fakultas menggunakan alat tersebut untuk pendidikan. Misalnya, setelah siswa mendaftar ke kelas secara online, mereka secara otomatis dimasukkan ke dalam ruang chat Microsoft Teams tertentu untuk kelas tersebut.
