Penulis: Teguh Imam S.
PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero), terkenal dengan nama PELNI, terus mengoptimalkan pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) dalam menjalankan bisnis perusahaan sebagai penyedia jasa transportasi laut untuk penumpang dan barang. Transformasi digital terus dijalankan meski di tengah pandemi dengan menghadiran inovasi digital.
PELNI punya visi jadi Perusahaan Pelayaran dan Logistik Maritim Terkemuka di Asia Tenggara yang tahapannya disusun dalam Roadmap PELNI 2020 – 2024. Dimana PELNI berada pada fase Sustainable Growth di tahun 2020 ini. Strategi yang dijalankan perusahaan meliputi mengembangkan pasar, mengembangkan produk, mengotomatisasi proses operasional, meperkuat budaya perusahaan, serta merancang dan membangun digitalisasi. Ini tentu melibatkan pemanfaatan TI.
Pemanfaatan TI di PELNI pun telah selaras dengan RJPP perusahaan. Dimana TI diposisikan sebagai enabler transformasi digital dalam menumbuhkan bisnis perusahaan. Sebagai enabler, maka TI di PELNI harus memberi manfaat terhadap bisnis dan strategi PELNI Group, kepuasan stakeholder TI, dan proses-proses strategis dan operasional TI
Sebagai Business Enabler, maka tahun 2020 – 2021, TI di PELNI akan mengembangkan Sistim Informasi yang terintegasi, menghadirkan infrastruktur dengan availability yang tinggi, dan meningkatkan tingkat Maturity TI.
Demikian disampaikan Dedi Rahmawan Putra, Vice President Teknologi Informasi, PT PELNI (Persero) dalam sesi Penjurian TOP DIGITAL Awards 2020 yang diselenggarakan secara online, 11 November 2020.
Kepada dewan juri, ia menjelaskan, “Roadmap TI di PELNI dijalankan secara multiyears, terus berkesinambungan dari tahun ke tahun, dengan melibatkan seluruh pemangku kepentingan. Tingkat Kematangan Tata Kelola TI meningkat setiap tahun. Dan di tahun 2019 ada di level 2,66 berdasarkan COBIT 4.1.”
“Di tahun 2020 ini, bisnis perusahaan, khususnya angkutan penumpang agak terganggu, karena adanya Pandemi Covid-19 dengan keharusan menerapkan Protokol Kesehatan,” ungkap Dedi.
“Pandemi ini juga ada pengaruhnya pada anggaran TI kami. Solusinya, kami telah melakukan efisiensi dimana sebagian pekerjaan vendor dikerjakan oleh tim internal untuk efisiensi anggaran.”
Meski ada pandemi, Dedi memastikan bahwa komitmen transformasi digital di PELNI tetap tinggi. PELNI juga telah menghadirkan sejumlah inovasi digital di internal dan eksternal perusahaan. Hasilnya, Dedi mengklaim, sejauh ini PELNI berhasil mengelola dampak pandemi terhadap bisnis perusahaan berkat inovasi digital yang telah dihadirkan.
“Komitmen perusahaan tetap tinggi. Sejak tahun 2017, Direktur Utama kami sebagai CEO telah menetapkan roadmap transformasi digital perusahaan. Dan terus menginspirasi milenial PELNI untuk menciptakan inovasi-inovasi bisnis berbasis digital,” ujar Dedi.
“Juga, Direktur SDM dan Umum sebagai CIO telah menginstruksikan implementasi e-payment untuk seluruh layanan bisnis, implementasi digitalisasi supply chain di seluruh cabang dan kapal, digitalisasi proses bisnis internal untuk penerapan protokol kesehatan, dan digitalisasi seluruh proses bisnis usaha angkutan penumpang dan angkutan barang,” tambahnya.
“Kami di Divisi TI, menjalankan komitmen tersebut dengan membangun kerja sama sistem pembayaran digital bersama perbankan dan penyedia payment gateway, membangun dan mengimplementasikan aplikasi Siparsel untuk digitalisasi supply chain,” terang Dedi kepada dewan juri.
“Juga membangun berbagai solusi TI sebagai digitalisasi proses bisnis dalam rangka mendukung protokol kesehatan, dan membangun digitalisasi usaha bisnis inti perusahaan.”
Pada kesempatan ini Dedi, didampingi Angga Krisosa, IT Planning & Governance Manager PT PELNI dan Retno Sawitri, Programmer PT PELNI, memaparkan berbagai inovasi digital terkini yang telah dihadirkan PELNI.
Solusi Digital
MyCargoo! https://mycargoo.pelni.co.id, untuk terus meningkatkan daya saing perusahaan. MyCargoo mengintegrasikan sistem yang dimiliki oleh mitra marketing, operasional, perbankan, dan e-payment.
Operasionalnya memanfaatkan teknologi QR code dan RFID untuk tracking barang. Untuk Reporting, solusi ini memanfaatkan Data Analytics dan Business Intelligence serta terintegrasi dengan Oracle EBS Finance.
Keunggulan MyCargoo! berupa layanan end to end logistics, pembayaran digital, tracking barang, terbuka untuk semua perusahaan logistik.
“Karena MyCargoo! baru di-launching, saat ini baru anak perusahaan PELNI yang bergabung yaitu, PT SBN (Sarana Bandar Nasional), dan PT SBL (Sarana Bandar Logistik).”
“Ke depannya, kami berharap mitra-mitra marketing lainnya seperti BukaLapak, Shopee, Tokopedia, dan Mitra Operasional seperti Pos Indonesia, Meratus, Samudera Indonesia, dan banyak perusahaan lainnya dapat bergabung dengan sistem kami. Karena sistem MyCargoo ini bersifat open platform,” terang Dedi.
“Dengan inovasi ini, kami juga ingin membangun ekosistem yang lebih luas berupa platform terbuka untuk semua perusahaan bisnis yang bergerak di bidang logistik maritim. Sehingga terbuka bagi pihak-pihak lain yang ingin bergabung,” tambahnya.
Dedi mengungkap manfaat penerapan MyCargoo! untuk perusahaan antara lain: adanya pemisahan fungsi operasional dan penjualan, transaksi & validasi pembayaran realtime online, sistem deposit untuk memperkuat cashflow, memperluas kanal penjualan, dan memperluas jaringan operasional.
PECASY (Perintis Cargo System), sistem pengelolaan penjualan muatan barang pada kapal-kapal perintis. Menggunakan solusi ini dapat dilakukan reservasi dan penjualan secara online, manifest barang/kargo dapat dicetak langsung, dan otomasi sistem pelaporan.
“Kami implementasi Pecasy tahun ini, dengan developer internal. Manfaatnya, digitalisasi sistem penjualan angkutan kargo/barang kapal perintis (sebelumnya manual), transparansi & pencegahan fraud, meminimalkan human error, dan memberikan kemudahan dalam proses penjualan.”
“Juga untuk meningkatkan utilisasi muatan kapal perintis kami,” ungkap Dedi.
Inovasi berikutnya, Penerapan e-Payment untuk memberikan kemudahan pembayaran bagi para pelanggan.
“Kami membuka Payment Channel (Non PPoB & Agent) bekerja sama dengan perbankan: BNI, Bank Mandiri, BRI, Permata Bank. Juga penyedia Fintech: LinkAja, dan finpay money. Serta Counter Retail: finpay code, Alfamart, dan Indomaret,” terang Dedi.
Metode integrasinya, ada yang Direct Channel dan Non Direct Channel lewat Aggregator yaitu finpay dan finnet. Dilanjutkan dengan proses Settlement ke domain PELNI menggunakan Middleware/API masuk ke Accounting System (EBS Finance) PELNI.
Middleware/API PELNI ini juga sebagai penghubung transaksi yang terjadi di Billing/Legacy System PELNI yaitu, PPSS, MyCargoo!, Winona, dan Agen dengan para Payment Channel tersebut.
“Jadi, para pelanggan dan pengguna jasa layanan PELNI, baik penumpang maupun barang, kini bisa melakukan pembayaran lewat Payment Channel tersebut,” tegas Dedi.
SIPARSEL, Sistem Informasi Pengadaan & Rantai Pasok PELNI dengan mengoptimalkan dan mengefisiensi proses bisnis pengadaan dan pergudangan baik di kantor pusat, cabang, maupun kapal.
Menggunakan komunikasi Satelit, Siparsel mengintegrasikan Modul Inventory & Purchasing di kantor pusat PELNI, Modul Inventory di gudang/cabang, dan modul Inventory & Purchasing di armada Kapal PELNI.
Menurut Dedi, Siparsel ini merupakan upaya efisiensi dengan sejumlah manfaat bagi perusahaan antara lain: data inventory akan lebih akurat, realtime/online, laporan terstandarisasi, kode barang lebih teratur dan seragam, kemudahan dalam proses persetujuan, dan persediaan barang terkendali.
Ia menambahkan manfaat lainnya, budget lebih terkontrol, kecepatan proses pengadaan lebih terukur, kebijakan First Expired First Out untuk pengeluaran material, serta integrasi proses di kapal dan darat.
Inovasi Digitalisasi proses bisnis angkutan penumpang. PELNI Mobile, aplikasi yang menyediakan informasi jadwal kapal dan Reservasi tiket bagi calon penumpang kapal PELNI. Berbasis android, tersedia di Playstore sejak 2018.
Web Reservation, menyediakan informasi jadwal kapal dan Reservasi tiket bagi calon penumpang kapal PELNI lewat web.
Modern Channel, Reservasi tiket bagi calon penumpang kapal PELNI lewat Modern Channel: Alfamart, Indomaret, MMAC, ATA Tour, Fastpay, Versatket, dan jadipergi.com.
Solusi Digital lainnya, WINONA https://winona.pelni.co.id, manajemen aset milik PELNI termasuk pencatatan, penyewaan dan pelaporan. Keunggulannya, proses pengajuan sewa aset secara online, transaksi dilakukan secara online, menghasilkan katalog aset perusahaan seluruh Indonesia
“Tahun implementasi 2019, dengan developer internal. Manfaatnya, mencegah fraud, revenue assurance, kemudahan pengelolaan kontrak dan pengelolaan mitra penyewa.”
Pelni Shipping Agencies https://agencies.pelni.co.id/, Website untuk branding dan profile bisnis keagenan kapal-kapal bukan milik PELNI. Keunggulan, ada katalog setiap pelabuhan, portofolio layanan agensi, kontak dan follow up layanan agensi
“Kami implementasi 2019, dengan developer internal. Manfaatnya, branding perusahaan untuk bisnis keagenan, dan memiliki database prinsipal kapal.”
Solusi Bisnis di Era New Normal
Terkait era New Normal, Dedi menjelaskan PELNI telah menerapkan sejumlah aplikasi untuk menjamin operasional kantor PELNI tetap berjalan.
“Secara internal, Divisi TI mengembangkan seluruh solusi TI untuk mendukung penerapan protokol kesehatan/adaptasi kebiasaan baru antara lain: Presensi Digital, Media Sosialisasi Digital (Web & Portal), Learning Management System(E-Learning), dan Pelni Doc (E-Office – Nota Dinas & Izin Prinsip).”
“Kemudian, Audit Management (Digitalisasi Monitoring Laporan Audit), Visitor Management, Self Assessment Kondisi Pegawai, PELNI Video Conference, dan Employee Assistance Program secara Digital,” tutup Dedi.
Baca: TOP DIGITAL Awards 2019: TI di PT Pelni (Persero) Mendukung Pengembangan Bisnis Transportasi Laut
