Penulis: Abi Abdul Jabar Siddiq
Pandemi Covid-19 telah mendorong terjadinya transformasi digital menjadi semakin cepat. Lembaga kepemerintahan dan korporasi pun mulai memaksimalkan peran IT secara signifikan. Semakin banyak bisnis yang telah beralih ke arah digitalisasi, mulai dari pemanfaatan sistem untuk efisiensi operasional hingga upaya peningkatan kepuasan pelanggan.
PT NAP Info Lintas Nusa (Matrix NAP Info), perusahaan Penyedia Akses Jaringan (Network Access Provider) neutral and independent pertama di Indonesia melihat situasi ini sebagai peluang tersendiri. Perusahaan yang berdiri sejak tahun 2020 itu, terus berkomitmen dalam memperluas jangkauan bisnisnya serta mendukung terciptanya transformasi digital di tanah air
“Seperti diketahui, proses revolusi digitalisasi ini mendapatkan satu booster sejak adanya pandemic. Di mana ini sangat memberikan dampat terobosan bagaimana perusahan di seluruh Indonesia mencapai titik maksimal dalam hal digitalisasi secara internal. Bagaimana proses kerja itu berubah dari yang sifatnya manual menjadi otomatis, yang tadinya physical menjadi virtual, meeting yang secara offline kini menjadi daring,” kata Managing Director Matrix NAP Info Thomas Dragono dalam wawancara penjurian Top Digital Awards 2021 yang diselenggarakan majalah IT Works dan berlangsung secara virtual pada Selasa, (16/11/2021).
“Di situasi ini kita juga melihat bahwa potensi dan peluang pasar digital ini masih sangat besar. Dan tentunya hal-hal untuk memenuhi kebutuhan pasar ini tidak akan luput dari proses yang harus kita kembangkan secara internal. Jadi di internal kita mencoba membangun ekosistem digital dan digital culture demi menghadirkan produk dan layanan terbaik.” sambungnya.
Thomas mengatakan sebagai upaya membangun ekosistem digital di internal perusahaan serta menghadirkan kolaborasi pintar (smart collaboration) dengan customers, Matrix Nap Info telah mengembangkan Digital Workspace, sebuah ruang kantor digital dimana semua aplikasi dan servis bisa diakses melalui berbagai perangkat yang dimiliki perushaan kapanpun dan dimanapun.
“Kehadiran Digital Workspace memungkinkan kami Matrix Nap Info untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan lebih mudah dan efektif bait itu di internal perusahaan maupun dengan customer atau bahkan calon customer kami,” ujar Thomas.
Thomas menuturkan dalam implementasinya, digital workspace menghadirkan integrasi dari berbagai aplikasi/sistem. Seperti pertama; aplikasi Stream Mobile, sebuah aplikasi mobile inovatif yang dikembangkan untuk mendigitalkan lingkungan kerja di Matrix Nap Info. Stream Mobile bekerja melalui keterlibatan karyawan yang melakukan layanan sendiri atau self-service dan meningkatkan kepuasan karyawan terhadap tempat kerjanya.
“Kami memanfaatkan stream mobile yaitu salah satu aplikasi yang kami luncurkan dan siapkan bertepatan dengan awal mulanya pandemi di bulan Maret 2020 lalu. Stream Mobile berisi fitur-fitur yang mendukung karyawan untuk self-service antara lain Leave, Permission, OT Request, Reimbursement, Attendance, Check-in, Overtime, dan Business Trip,” tutur Thomas.
Kedua, ada sistem Single Sign On (SSO). SSO adalah gerbang ke semua sistem dan SSO sudah terintegrasi dengan Azure Active Directory di mana pengguna tidak perlu memasukkan username dan password saat login ke sistem NAP Info.
“Sistem Single Sign On ini dihadirkan untuk mengakomodir berbagai jenis fungsi yang akan disediakan perusahaan. Jadi saat ini karyawan kami tidak ada yang namanya masuk ke portal a portal B harus mengingat password yang berbeda-beda atau dengan user yang berbeda-beda. Jadi dengan adanya Single Sign On ini memungkinkan one single identity untuk semua jenis aplikasi yang bisa digunakan untuk operasional perusahaan,” ucap Thomas.
Ketiga, ada ticketing sistem. Sistem ini adalah sistem in house yang dibangun oleh NAP Info berdasarkan alur bisnis dari tim pengiriman dan layanan pelanggan. Sistem ini diharapkan dapat digunakan secara luas oleh semua departemen sebagai sistem pencatatan, permintaan, dan penyelidikan sebagai salah satu sarana komunikasi di mana catatan sejarah disimpan oleh sistem.
“Karena kita harus mengedepankan user experience kita mengeluarkan ticketing system ini. Jadi melalui sistem ini kita bisa melihat dan memantau berapa banyak tiket yang masuk, berapa banyak tiket yang sedang dikelola dan berapa banyak tiket yang on hold serta berapa banyak tiket yang bisa kita layani,” kata Thomas.
Keempat , Sistem Pemeriksaan Area Cakupan (Coverage Area Checking System). Yaitu sebuah sistem untuk memudahkan calon pelanggan melakukan pengecekan sendiri jika area mereka sudah ter-cover dalam layanan perusahaan. Fitur ini juga memungkinkan calon customer untuk meminta cakupan area jika layanan belum tersedia.
“Untuk bisa ticketing tentunya kita membutuhkan customer. Nah customer ini kita manjakan dengan menyediakan satu portal di mana teman-teman sales bisa melakukan pengecekan langsung Untuk melihat Berapa banyak alamat yang di tunjukkan lokasinya, tanggal berapa mereka mau request. Sehingga pelayanan kita terhadap pelanggan bisa jadi lebih akurat dan tepat waktu,” papar Thomas.
Kelima, Data Center Logbook (Buku Catatan Pusat Data). Sistem berfungsi untuk mencatat tamu yang masuk ke Data Center untuk menggantikan buku fisik dan proses manual menjadi terautomatisasi dan tercatat dalam sistem. Sistem juga dilengkapi dengan data historis yang membantu proses audit dan pelacakan.
Keenam, CRM Broadband & Registrasi Page Broadband. Sistem ini dibuka untuk umum serta calon pelanggan potensial. Sistem ini memungkinkan mereka untuk mendaftarkan diri untuk melengkapi langganan layanan yang disediakan perusahaan dengan pilihan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan mereka.
“Untuk bisa manjakan customer lebih lanjut Kami juga menyediakan platform CRM Broadband & Registrasi Page Broadband, dimana mereka bisa melakukan pendaftaran secara online dengan menyampaikan nama mencantumkan nomor telepon dan alamat email yang digunakan. Ini justru mempermudah kita untuk bisa melakukan pendaftaran. lebih efisien dan lebih cepat waktu. Setelah melakukan pendaftaran pada sistem selanjutnya akan muncul produk kami di dasbor CRM,” imbuh Thomas.
“Di dashboard CRM ini ada calon pelanggan yang melakukan pendaftaran serta ada juga tim support yang melakukan proses registrasi dan juga untuk memastikan bahwa orderannya bisa diproses dengan tepat waktu,” tambahnya.
Ketujuh, Facility Asset & Management Dashboard. Sistem ini memungkinkan pelacakan aset NAP Info dan fasilitasnya seperti router, kabel, laptop, dll ke dalam sistem terintegrasi yang sebelumnya dilakukan secara manual.
“Dari sistem ini kita bisa lihat jumlah kategorinya apa perangkat yang digunakan dari sisi perangkat yang masuk kes sistem. Lalu dari sisi produk yang digunakan produk yang sering mendapatkan kendala juga bisa kita lihat dengan adanya fasilitas Asset Management ini. Sistem ini juga adalah sesuatu yang mengatur proses masuk keluarnya barang sehingga kita bisa mendapatkan pattern background yang digunakan,” jelas Thomas.
Kedelapan, Sales Dashboard. Sistem ini digunakan oleh beberapa departemen meliputi Sales dan Sales Support. Dalam sistem ini akan ada beberapa modul seperti modul data pelanggan, langganan, insentif, kode rujukan, penjualan tindakan harian, dan penjualan pipa. Modul akan menjadi terintegrasi satu sama lain.
“Dashboard ini juga untuk memantau penjualan. Jadi berapa banyak customer yang masuk, produk apa yang mereka gunakan serta bisa untuk menentukan kinerja daripada main power planning yang kita siapkan untuk teman-teman sales dan juga agenda kerja mereka seperti apa, Disini kita bisa melihat daftar antrian customer, melihat produk apa yang menjadi produk unggulan yang dipilih oleh pelanggan. Dan kedepannnya bisa menentuka strategi promosi seperti apa yang bisa diterapkan” ucap Thomas.
Kesembilan, Intranet System (Employee Information Center). sistem yang tidak hanya bekerja untuk mengakses dokumen SOP yang telah diunggah oleh Risk Compliance Departement, tetapi semua staf juga dapat melihat pengumuman dan berita yang terjadi di kantor
“Employee dashboard ini sifatnya intranet. Jadi bagaimana mereka bisa tahu berapa besar jenis asuransi mereka yang tersisa, serta berita-berita terbaru dari perusahaan dan tentunya data-data pribadi yang bisa mereka update secara berkala,” pungkasnya.
Sebagai informasi, PT. NAP Info Lintas Nusa (Matrix NAP Info) berdiri tahun 2000, menjadi Penyedia Akses Jaringan (Network Access Provider) neutral and independent pertama di Indonesia. Sedangkan, Matrix Networks Pte. Ltd. terdaftar di Singapura tahun 2006.
Pada 8 Agustus 2008, Matrix Networks dan NAP Info meluncurkan Matrix Cable System (MCS), Private Sub-Sea Cable internasional pertama yang menghubungkan Jakarta-Singapura.
Kabel membentang sepanjang 1.055 km dari Jakarta-Singapora dengan satu unit cabang aktif di Batam dan dua unit cabang tambahan yang menyediakan kemampuan untuk mempeluas jaringan ke kabel lainnya yang sudah ada atau kemana saja di lingkup Asia Tenggara dan Australia.
Memiliki 12ms Latency antara Jakarta-Singapore dan kapasitas hingga 60 Tbps, dengan 2.7 Tbps lit.
