Penulis: Fauzi
Pemanfaatan teknologi informasi menjadi hal yang terus diupayakan, baik oleh organisasi, perusahaan, maupun instansi. Tidak terkecuali bagi Balai Inseminasi Buatan Lembang (BIB Lembang), sebuah instansi yang memiliki tugas melaksanakan produksi dan pemasaran semen beku ternak unggul serta pengembangan Inseminasi Buatan Lembang.
Mengenai pemanfaatan IT di BIB Lembang, hal ini disampaikan oleh Ir. Tri Harsi MP, Kepala Balai Inseminasi Buatan Lembang, saat wawancara penjurian TOP Digital Awards 2021 yang digelar Majalah It Works secara virtual. Dikatakan bahwa pemanfaatan IT di BIB Lembang, dilakukan baik untuk mendukung pelayanan maupun mempermudah dalam pengembangan layanannya.
“Kami mempunyai sebelas layanan antara lain adalah penjualan semen beku; pelayanan purna jual (ini diberikan gratis kepada konsumen kami yang membeli produk); bimbingan teknis manajemen IB; edu wisata; layanan aset balai; layanan penelitian; jasa pengujian mutu semen beku; layanan konsultasi peternakan; layanan penyediaan narasumber, instruktur, juru kontes dan assessor kompetensi; Layanan tempat uji kompentensi (TUK); dan Layanan Lokasi Fotografi,” ungkap Tri Harsi.
Untuk diketahui, BIB Lembang mengusung visi mewujudkan institusi layanan berbasis peternakan yang profesional dan mandiri. Ada sejumlah misi yang dijalankan BIB Lembang untuk merealisasikan visinya tersebut. “Misi kami (tidak perlu disebut satu-satu), intinya kami itu mempunyai pengembangan peningkatan, profesionalisme SDM sesuai dengan kompetensi dalam berbagai bidang untuk mendukung kinerja layanan dan inovasi produk dan jasa. Selain itu, kami juga menyusun Grand Design pengembangan BIB Lembang dan melaksanakannya secara bertahap, termasuk juga dari sisi IT-nya, kami secara bertahap selalu mengembangkan dan membuat program-program yang mempermudah di dalam pelaksanaan kegiatan, baik untuk di dalam maupun untuk di luar,” papar Tri Harsi.
Anggaran dan Master Plan IT
Seperti apa komitmen BIB Lembang, kaitannya dalam pengembangan IT bisa dilihat dari anggaran yang dialokasikan. Di mana dari sisi anggaran, BIB Lembang berupaya untuk terus meningkatkan alokasinya dari tahun ke tahun.
“Komitmen kami di dalam anggaran untuk kegiatan IT dari tahun ke tahun selalu kami alokasikan. Dengan total anggaran IT dari tahun ke tahun selalu meningkat,” kata Tri Harsi.
Seperti diungkap Tri Harsi, berturut-turut, anggaran IT yang direaliasikan dan direncanakan BIB Lembang, untuk tahun 2020 sebanyak Rp147.600.000, tahun 2021 sebanyak Rp227.600.000, tahun 2022 meningkat menjadi Rp239.996.200, dan tahun 2023 menjadi Rp261.595.858, sedangkan anggaran tahun 2024 direncanakan sebanyak Rp285.139.485.
“Ini rasio kinerja dan anggaran IT yang kami lakukan di BIB Lembang, kami usahakan ada pengembangan dari tahun ke tahun, karena memang perkembangan IT sangat luar biasa, sedangkan dari SDM kami sudah untuk teknologi informasinya juga kami upayakan,” jelasnya.
Berlanjut ke soal tata kelola dan kebijakan IT, yang dalam hal ini BIB Lembang mengungkap soal Master Plan yang disiapkan, terutama untuk dua aplikas yang memang telah dijalankan oleh institusi tersebut, yakni Sijalu (Sistem Informasi Jaringan dan Layanan Unggulan) dan SIM BIB.
Dikatakah oleh Drh. Eros Sukmawati M.Si., Sub Koordinator Jasa Produksi di BIB Lembang, Sijalu yang dibuat tahun 2020, akan dikembangkan tahun ini (2021), selanjutnya di tahun 2022 akan ada optimalisasi sistem dan, untuk 2023 akan dilakukan Penguatan Sistem.
“Kemudian untuk SIM BIB (Sistem Informasi Manajemen) BIB Lembang, dibuat sudah cukup lama, tahun 2007. Di tahun ini (2021) kita kembangkan kembali, kemudian tahun depan mungkin kita aka nada peralihan sistem, dan di tahun 2023 akan ada penguatan sistem,” ungkap Eros.
Adapun yang terkait dengan upayanya dalam membangung digital culture di perusahaan, ada beberapa hal yang dilakukan BIB Lembang untuk mewujudkannya, di antaranya dengam menjaga komunikasi dengan baik, anggaran TI dialokasikan setiap tahun, memberi kesempatan kepada karyawan menyampaikan ide dan gagasan, kemudian Peningkatan SDM (dalam ataupun luar negeri), selalu melibatkan karyawan.
“Selain itu, juga mendengar keluhan dan bersikap terbuka terhadap karyawan, dan adanya reward and punishment,” kata Eros.
Solusi Bisnis Unggulan
Sebagai bagian dari pemanfaatan dan pengembangan teknologi informasi, BIB Lembang pun telah membuat beberapa aplikasi, termasuk yang dikembangkan pada masa pandemic.
Jadi, seperti dikatakan Eros, untuk solusi bisnis unggulan di masa pandemi, kami memiliki tiga aplikasi. “Yang pertama yaitu solusi bisnis Sijalu atau Sistem Jaringan Inforamsi dan Layanan Unggulan. Kebetulan karena kami tinggal di daerah di Jawa Barat, Jalu itu jantan, karena kami juga isinya ternak jantan semua. Jadi, aplikasinya kami namakan Sijalu,” ujarnya.
Sijalu sendiri mulai diimplementasikan pada bulan Oktober 2020 dan dikembangkan oleh developer dari eksternal. Sijalu merupakan inovasi layanan melalui sebuah aplikasi berbasis website yang kemudian ditetapkan dengan nama Sijalu.net (Sijalu = Sistem Jaringan Informasi dan Layanan Unggulan). Nama Sijalu mencerminkan sebuah harapan bahwa melalui aplikasi ini BIB Lembang memiliki sebuah layanan unggulan yang dapat meningkatkan kinerja BIB dan ikut berperan dalam pembangunan peternakan dan kesehatan hewan.
“Untuk fitur unggulannya, yang pertama Terdapat Tombol notifikasi untuk mengecek status pesanan. Kemudian yang kedua dapat menampilkan progress order secara mendetail, disertai fitur untuk menandai notifikasi telah dibaca. Kemudian yang ketiga terdapat fitur transaksi Anda yang memuat rincian transaksi yang telah selesai serta notifikasi untuk melakukan pembayaran. Kemudian selanjutnya Terdapat Costermer Service yang dapat diakses melalui WhatsApp. Selanjutnya dapat login langsung melalui akun Google,” ungkap Eros.
Selanjutnya aplikasi yang kedua adalah Data Ternak/Ruminansia Online. Aplikasi data ternak ini merupakan aplikasi database yang terintegrasi secara online dengan Ruminansia Online dan diimplementasikan pada November 2020. “Manfaat dan dampaknya untuk instansi data terintegrasi, sehingga mengurangi human error, dan keamanan data. Kemudian manfaat atau dampak untuk Eksternal/Masyarakat ini memudahkan sitem pelaporan dan mengurangi human error,” jelas Eros.
Solusi bisnis yang ketiga, yaitu SIM BIB (Sistem Informasi Manajemen BIB). Aplikasi ini terbilang sudah cukup lama eksis, lantaran sudah diimplementasi sejak 30 November 2007 atau sudah 14 tahun yang lalu. “SIM BIB ini merupakan software atau program aplikasi database yang dibangun untuk mendukung penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di bagian Produksi Semen Beku. Ini fitur unggulan SIM BIB, jadi di sini di data produksi ini kualitas semen segar, kemudian kualitas semen beku terpantau per pejantan, kemudian data produksnya per hari, per minggu, per bulan, per tahun bisa kita pantau per pejantan,” tandas Eros.
Secara umum, Eros mengatakan manfaat atau dampaknya untuk instansi dari aplikasi-aplikasi yang dikembangkan BIB Lembang antara lain:
• Mempermudah manajemen dalam memantau kinerja pelayanan kepada pelanggan / produksi perindividu pejantan secara real time melalui computer dan melakukan langkah perbaikan
• Mempermudah evaluasi kinerja balai
• Menyimpan data pelanggan, calon pelanggan, kualitas semen beserta jumlah produksinya sehingga mudah dilakukan tindak lanjut (follow up).
• Menjamin tersedianya informasi internal yang valid dan up to date
“Kemudian untuk inovasi dan keberhasilan implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, Inovasi TI BIB Lembang secara bertahap mulai dirasakan manfaatnya oleh para Customer, di antaranya memberikan kemudahan kepada pengguna layanan; kemudian informasi yang disajikan secara terbuka melalui teknologi informasi; dan pengaduan cepat ditanggapi,” pungkas Eros.
