Penulis: Busthomi
Bagi sektor kepelabuhan, nama PT Electronic Data Interchange Indonesia atau PT EDI Indonesia (EDII) sangat familiar lantaran mereka memainkan peran sangat vital. Hal ini tak lepas dari posisi dari anak perusahaan PT Pelabuhan Indonesia (Persero) itu yang sukses mendigitalisasi seluruh data proses ekspor-impor di pelabuhan. Bahkan hal tersebut sudah dilakukannya sejak perusahaan itu berdiri.
PT EDI Indonesia didirikan pada tanggal 1 Juni 1995 silam yang merupakan perusahaan pelopor dalam mengembangkan Jasa Pertukaran Data Elektronik (PDE) di Indonesia. Perusahaan teknologi software ini memiliki aktivitas usaha yaitu jasa EDI/PDE, jasa konsultasi dan pengembangan aplikasi, jasa integrasi sistem informasi, serta jasa penjualan solusi teknologi.
Dalam perjalanannya, diceritakan oleh Kepala Divisi Corporate Secretary dan Human Capital PT EDI Indonesia, Irwan Suprayitno, kehadiaran EDII saat itu tak lepas dari adanya semangat untuk melakukan digitalisasi di sektor kepelabuhan dan kepabeanan di tahun 1985 silam. Semula, EDII ini merupakan perusahaan patungan antara Pelindo II dan Indosat untuk membentuk perusahaan yang mengolah pertukaran data elektronik di pelabuhan.
“Dari situ, maka lahirlah perusahaan kami ini, PT Electronic Data Interchange Indonesia. Dan kemudian setelah resmi lahir di tahun 1995, selanjutnya di tahun 1997 kami dapat amanah untuk melakukan digitalisasi di sektor ekspor dan impor di Bea Cukai untuk melakukan EDI dengan standarisasi sesuai standar global,” cerita Irwan saat mengawali presentasi penjurian TOP Digital Awards 2022, Selasa (29/11/2022).
Dalam penjurian TOP Digital Awards 2022 itu, Irwan didampingi oleh tim dari PT EDI Indonesia yakni Kepala Divisi Business Development & IT Operation Budi Setiawan, Kepala Divisi Corporate Finance dan Manajemen Risiko Budi Hendrawan, Kepala Departemen Corporate Strategy Joko Widhi, dan tim PT EDII lainnya.
“Selanjutnya, kami kemudian terus melakukan transformasi digital dengan menggunakan teknologi terbaru di bidang EDI ini. Dan sesuai dengan visi-misi perusahaan, kami memberikan layanan IT di bidang kepelabuhan dengan pengguna jasa kami adalah kebanyakan dari pihak kementerian, instansi pemerintah dan BUMN, tapi banyak juga perusahaan swasta lainnya,” tegas dia.
PT EDI Indonesia ini memiliki Visi yakni ‘Menjadi penyedia layanan teknologi informasi terkemuka di bidang trade facilitation di Asia’. Adapun Misi-nya adalah ‘Menyediakan solusi bisnis yang terbaik untuk mendukung trade facilitation’.
Tata Kelola IT dan Aplikasi
Budi Setiawan menambahkan, dengan adanya kualitas digitalisasi dari EDII yang sudah maju ini tak lepas dari adanya tata kelola dan kebijakan Teknologi Informasi (TI) yang sudah solid. Terutama untuk tata kelola IT tahun 2020-2023 ini.
Di tahun 2002, perusahaan melakukan tata kelola dan optimalisasi atas infrastruktur dan enabler bisnis. Dalam hal ini, EDII telah menerapkan system service desk untuk full cycle pengelolaan layanan IT. Juga dilakukan pengukuran yang tepat dan sesuai kebutuhan setiap alokasi sumber daya IT, baik personil maupun non personil.
Lalu di 2021, adanya adopsi dan implementasi teknologi terbaru. Di tahun ini, perusahaan melakukan assessment dan penyusunan rencana dari mulai mengadopsi system container di proses SDLC dan di system production; lalu IT sebagai enabler bisnis dengan menjadi bagian dari area komersial untuk memberikan solusi ke pelanggan; serta proaktif terhadap setiap pengelolaan infratsruktur dengan software stack dan hardware stack yang terstandar.
Di 2022, adanya dopsi infrastruktur internal dan public-cloud. Dalam hal ini, EDII menyusun dan mengimplementasikan startegi integrasi on premise dan on cloud dalam delivery layanan secara seamless. Serta implementasi konsep IT as a service dalam setiap delivery layanan IT.
“Serta di tahun 2023 nanti perusahaan akan agile IT service delivery. Di tahun ini perusahaan bakal membuat seluruh layanan IT berdasar permintaan kebutuhan (on demand basis), dimana IT dengan mudah dan cepat disiapkan atau jika tidak sesuai/tidak dibutuhkan akan cepat diubah konfigurasi/spesifikasinya; juga adanya proses support IT di infrastruktur merupakan infrastruktur public dan menjadi area ensupport bisnis secara penuh,” beber dia.
Dengan adanya tata kelola dan kebijakan IT itu, maka perusahaan pun telah banyak mengembangkan solusi IT atau aplikasi yang dinilai sangat membanggakan. Berikut beberapa solusi IT tersebut:
• Robotic Process Automation (RPA)
Kata dia, penambahan fitur Robotic Process Automation (RPA) pada produk Trade2Gov e-Declaration ini digunakan untuk melakukan otomasi penyiapan dokumen kepabeanan berdasarkan sumber data yang beragam, seperti dokumen bisnis, aplikasi internal, aplikasi eksternal, dan lain-lain. “Ini untuk meningkatkan kecepatan dan akurasi penyiapan dokumen kepabeanan, tanpa entri ulang data,” ucapnya.
Aplikasi ini memiliki beberapa fitur unggulan yakni: konversi berbagai sumber data, ini karena adanya otomasi pembacaan dokumen bisnis dalam bentuk PDF/image (Invoice, BL/AWB, Packing List, dll) dan sistem lain (internal/eksternal). Lalu, otomasi proses, ini dilakukan oleh robot tanpa perlu interaksi dari pengguna. Dan kemudahan penggunaan, Tools RPA ini mudah digunakan (user friendly) serta memiliki fleksibilitas yang tinggi untuk integrasi dengan sistem lain.
“Adapun manfaatnya adalah menambah pendapatan, berupa menambah nilai jual produk sehingga meningkatkan pendapatan perusahaan. Lalu memperkuat portofolio produk, yakni memperkuat portofolio produk untuk dilakukan cross-selling pada basis pelanggan yang ada. Selanjutnya, meningkatkan produktivitas dan menurunkan biaya bagi pelanggan, ini meningkatkan akurasi serta kualitas dokumen kepabeanan, meningkatkan produktivitas, dan menurunkan biaya,” bebernya.
• Omnichannel Support
Ini adalah layanan pelanggan melalui berbagai kanal komunikasi (omnichannel) yang terhubung dalam satu platform ticketing untuk memudahkan pengelolaan pertanyaan, permintaan informasi, atau keluhan dari pelanggan. Dilengkapi dengan layanan asisten robot untuk menjawab pertanyaan pelanggan tanpa menggunakan bantuan manusia.
Dengan manfaatnya adalah, basis data pelanggan terpusat, meningkatkan kinerja layanan pelanggan, mengotomasikan proses bisnis, dan menghasilkan laporan real time.
• Hadirkoe
Ini layanan pencatatan kehadiran kerja secara digital (mobile application) yang meliputi pilihan Work From Office (WFO), Work From Home (WFH), dan Work From Client (WFC) untuk menunjang mobilitas karyawan fleksibel bekerja di mana saja. Dilengkapi dengan pencatatan dan monitoring task harian hingga perhitungan Work Load Analysis.
• Trade2Gov
In solusi digital untuk pengguna jasa kepabeanan dalam membuat, mengirim, dan menerima respon dari sistem/aplikasi milik pemerintah terkait pengurusan dokumen pabean, dokumen perizinan, dan laporan realisasi dalam rangka impor dan ekspor. Terhubung juga dengan sektor swasta secara B2B untuk pengurusan logistik kepelabuhanan.
Dengan fitur unggulannya adalah: 1. Single Data Entry, penyiapan satu dokumen untuk seluruh proses administrasi pemerintahan dan logistic. 2. Digital Trade Repository, media penyimpanan dokumen secara digital dengan aman untuk menunjang operasional perusahaan dan mendukung kemudahan pelaksanaan audit. 3. Work From Anywhere, sistem dapat diakses dari mana saja dan kapan saja sehingga menunjang kebijakan perusahaan untuk bisa bekerja dari mana saja. Dan 4. Process Automation, adanya Robotic Process Automation (RPA) untuk meningkatkan kecepatan, akurasi, dan kemudahan operasional.
“Dengan manfaatnya, selain menambah pendapatan, juga adanya integrasi dengan sistem eksternal yakni integrasi dengan sistem eksternal pemerintahan (CEISA 4.0, SINSW, NLE, dll) dan sistem eksternal logistik kepelabuhanan (inhouse atau platform). Lalu adanya BI & Data Analytic, adanya dashboard dan data analytic yang dapat membantu pelanggan dalam mengambil keputusan berdasarkan transaksi operasional yang tercatat dalam system,” tutur Budi lagi.
Membanggakan
Saat ini, lanjut Budi Setiawan, EDII sedang mengembangkan produk E-Declaration PLUS layanan cross border yang membantu para pengusaha ekspor/impor untuk melakukan otomatisasi pengajuan permohonan ekspor/impor.
“Hal ini tentu berdampak pada menurunnya kesalahan entri yang dapat berakibat pada bertambahnya biaya yang harus dikeluarkan. E-Declaration ini terintegrasi dengan CEISA 4.0, sehingga dapat mendukung kecepatan dan ketepatan permohonan ekspor/impor,” katanya.
Pihak EDII terus bertekad, akan selalu berkomitmen dalam mengembangkan solusi untuk memudahkan pelanggan guna melakukan perdagangan dalam dan luar negeri seperti visi-nya sebagai the leading e-service provider for trade facilitation in Asia.
“PT EDI selalu memprioritaskan pengembangan produk melalui resource internal, sehingga margin yang dihasilkan lebih memadai, dan value yang diberikan kepada pelanggan dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan pelanggan,” pungkasnya.
