Jakarta, ItWorks- PT Indodev Niaga Internet, perusahaan software developer (pengembang perangkat lunak) untuk HR, ERP, dan accounting dengan merek dagang DataOn, tahun ini untuk kedua kalinya kembali terpilih sebagai salah satu finalis dalam wawancara penjurian untuk penghargaan “Top Digital Awards 2022”. Hal ini tak lepas dari terobosan dan inovasi produk solusi digital yang terus dikembangkan, salah satu yang terbaru yakni Sunfish Workplaze HR – platform digital B2B2E yang dihadirkan untuk membantu perusahaan atau organisasi melakukan penanganan HR management secara efektif terpadu dengan sistem teknologi otomatisasi dan big data .
Tren penggunaan teknologi digital yang kian pesat di tengah masyarakat, terutama sejak terjadi pandemi covid-19, telah mendorong adanya tuntutan akselerasi implementasi teknologi informasi dan digitalisasi dalam banyak hal. Salah satunya di bidang pekerjaan HR yang sehari-hari berhubungan dengan karyawan. Bahkan digitalisasi HR, sekarang ini telah menjadi kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi biaya dan waktu kerja, mengurangi kesalahan (human error), dan mengoptimalkan hasil pekerjaan.
Pengembangan beragam fitur baru pada HR software -Sunfish Workplaze dilakukan untuk menjawab kebutuhan itu. Terutuama untuk makin memudahkan proses kerja bagian HRD, dari sistem yang sebelumnya banyak manual dan digantikan dengan sistem aplikasi berbasis digital dan dukungan sistem teknologi otomatisasi. Sehingga penanganan HR bisa lebih efisien dalam hal pengerjakan berbagai tugas-tugas administratif, dari menangani rekrutmen hingga mengelola perhitungan gaji (payroll) karyawan dalam jumlah besar sekalipun hingga ribuan employee.
“Sunfish Workplaze merupakan HR platform digital B2B2E yang kami kembangkan dengan fitur yang lebih lengkap untuk membantu perusahaan atau organisasi melakukan penanganan HR management secara terintegrasi. Ini merupakan terobosan baru kami sejak Dataon melakukan merger dengan Humanica. Di antaranya terdapat sistem teknologi otomatisasi yang lebih handal dalam mengorganisasikan fungsi-fungsi manajemen dalam penanganan Sumber Daya Manusia (SDM) berbasis kompentensi dengan dukungan teknologi big data. Terdapat inovasi dengan additional fungsionalitas baru, seperti adanya akses baru untuk suporting karyawan, di mana mereka juga bisa akses ke sistem ini untuk upaya bersama mencapai tujuan pengelolaan SDM yang lebih baik.” ungkap Gordon James Ennds, CEO Data On yang juga CTO Humanica dalam wawancara penjurian Top Digital Award 2022 yang diselenggarakan majalah ItWorks secara virtual, beberapa waktu lalu dengan presentasinya berjudul ” HR Solutions for the Future of Work”.
Ditambahkan, pada aplikasi Sunfish Workplaze juga lengkapi fitur pengelolaan SDM secara menyeluruh, termasuk pengelolaan talent pool yang dapat digunakan untuk perencanaan SDM. Seperti mengatur kebutuhan dan jumlah karyawan, posisi yang akan dibuka terkait rencana rekrutmen, dan lainnya. SunFish Workplaze dikembangkjan dengan menggunakan stack teknologi terbaru. Pengembangan mencakup arsitektur aplikasi, database, infrastruktur, dan operasional.
“Workplaze juga memiliki versi mobile app yang memudahkan pengguna mengelola informasi terkait HR yang mereka miliki. Dengan dukungan teknologi otomatisasi berbasis machine learning (AI) dan big data dalam penanganan SDM, ini akan memudahkan perusahaan mengelola berbagai hal terkait HR dengan lebih cepat dan akurat. Termasuk rekrutmen berbasis machine learning AI yang andal untuk menyaring kandidat yang berkualitas secara otomatis sesuai dengan kata kunci untuk jenis pekerjaan yang diperlukan . Dengan demikian, seleksi karyawan bebas bias karena didasarkan pada kualitas dan kecocokan resume dengan persyaratan melalui sistem big data,” ungkapnya di depan Tim Dewan Juri Top Digital Awards 2022”.
Adapun Dewan Dewan juri dalam kesempatan ini terdiri DR. Melani K. Harriman (CEO Melani K. Harriman & Associates), Agnes Lim (Awesome Consulting), Dwinda Ruslan (Yayasan Pakem), Muhamad Jumadi (Praktisi IT -IDTUG), Nurul Yakin Setiabudi (IDTUG), seerta Benyamin De Haan (Senior Advisor MSI Group).
TOP Digital Awards merupakan kegiatan corporate rating atau ajang penilaian untuk penghargaan di bidang IT dan Telco atau teknologi digital terbesar di Indonesia yang diberikan kepada perusahaan/ instansi yang dinilai berhasil dalam hal implementasi dan inovasi pemanfaatan teknologi digital (transformasi digital). Terutama dalam upaya meningkatkan kinerja, daya saing, layanan pelanggan atau masyarakat. Kegiatan ini diselenggarakan oleh majalah ItWorks, bekerja sama serta didukung beberapa asosiasi dan Lembaga konsultan IT & TELCO di Indonesia. Adapun tema yang diangkat dalam TOP DIGITAL Awards 2022 adalah “The Strategic Impact of Digital Transformation in Business & Government”.
Peningkatan di Sistem Manajemen
Selain melakukan pemaparan terkait pengembangan solusi IT untuk pelaku usaha dan pelanggan, dalam kesempatan itu Gordon Ennds juga menjelaskan transformasi digital yang dilakukan di internal perusahaan. Dikatakan, sebagai perusahaan IT penyedia aplikasi ERP dan Human Capital, keberadaan IT dianggap sebagai strategic business partner dengan manajemen aspek IT, baik people, process, dan technology yang dievaluasi secara berkala.
“Dari sisi teknologi, tim IT dan Teknologi DataOn selalu berupaya mengimplementasikan teknologi terbaru yang sesuai dengan kebutuhan, agar dapat selalu menyediakan service yang lebih efisien untuk para pelanggan,” ujarnya.
Proses bisnis IT sudah dikelola dengan standarisasi ISO 27001. Semua akses pengguna dikelola melalui aplikasi dengan kontrol atas resources dengan jangka waktu dan melalui mekanisme persetujuan. Pemantauan secara sistematis atas System Availability dengan SLA yang terstruktur, mencakup manajemen ICR (Incident Report) dan dikomunikasikan ke pihak pelanggan. Dan juga, kebutuhan sistem IT baik infrastruktur ataupun license dikelola menggunakan standard policy, sehingga dapat diprediksikan dan memberikan gambaran yang valid atas kebutuhan tersebut.
Semua karyawan mendapatkan pelatihan secara sistematis pada saat awal bergabung maupun secara periodik. Hal ini dimaksudkan untuk mengedukasi semua karyawan atas pentingnya peningkatan skills dan awareness atas keamanan sistem informasi dan agar bisa berkontribusi secara maksimal dengan manajemen career path seiring dengan pertumbuhan perusahaan.
PT Indodev Niaga Internet (DataOn) juga selalu mengembangkan e-learning dan e-training untuk seluruh karyawan, dimana tidak ada batasan ruang dan waktu untuk karyawan dapat mengakses pengetahuan baru. Tidak hanya untuk karyawan lama saja tetapi untuk karyawan baru sehingga karyawan baru sudah mendapat overview sebelum bergabung di perusahaan.
“Tak hanya e-learning dan e-training, kami pun juga banyak memanfaatkan teknologi terkini dan terupdate, seperti video call, aplikasi chat, cloud file sharing antar karyawan, timesheets online dan recording absensi dengan mobile phone,” terangnya.
Perusahaan juga memberikan fleksibilitas ke semua karyawan untuk dapat mengakses ke berbagai informasi terkait Company Policy, Announcement terkait panduan kebijakan yang berlaku sampai dengan informasi-informasi internal yang terupdate dari perusahaan melalui sistem SunFish Workplaze HR.Sebagai gambaran, PT Indodev Niaga Internet saat ini sebanyak 64% merupakan karyawan millenial (Gen Y), 30% merupakan gen Z (karyawan yang berusia 18-25 tahun), dan 6% merupakan gen X (karyawan yang berusia 41-55 tahun). Hal ini yang menjadikan dasar/acuan untuk kebijakan dalam pengelolaan karyawan.
Dikarenakan mayoritas karyawan adalah usia muda, perusahaan memfasilitasi ruang kerja terutama untuk tim IT dengan konsep homey working space (tersedia hammock, bean bag dan tersedia ruang telepon khusus), serta game station guna karyawan dapat menjaga work-life balance.
Selain itu, perubahan dalam pekerjaan, kesehatan, dan kebiasaan sosial akibat pandemi cov id-29, juga telah membawa perubahan dalam hal bagaimana dan di mana orang dapat bekerja. Sementara selama pandemi, sebagian besar staf DataOn bekerja dari rumah (WFH) untuk mengakomodasi keadaan ekstrem.
“Kini kami telah kembali ke ‘New Normal’. Sementara banyak perusahaan kembali ke pekerjaan kantor, DataOn melihat keuntungan dalam melanjutkan kombinasi pekerjaan kantor dan dari rumah. Oleh karena itu, kami telah mengadopsi kebijakan baru yang disebut Jam Kerja Hybrid, yang memberi karyawan fleksibilitas untuk memilih,” ujarnya.
Dalam penilaian kinerja karyawan, perusahaan menggunakan sistem SunFish untuk mengevaluasi kinerja karyawan secara komprehensif. Dimulai dari penetapan KPI dan Competence, penilaian oleh level Supervisor dan level Manager hingga didapatkan hasil dari penilaian yang secara objective dari pencapaian masing-masing karyawan.
Proses ini dilakukan secara berkala dan dengan fitur Performance Evaluation, sehingga perusahaan dengan mudah mendapatkan dan mengelola hasil penilaian kinerja karyawan sehingga akan memberikan metode yang tepat untuk pengembangan karyawan.
Karena sifat jam kerja yang hibrid dan fleksibel di DataOn, perusahaan juga dalam proses mengadopsi Pekerjaan Masa Depan dimana “Hasil lebih penting daripada Kehadiran”. Untuk melakukannya, DataOn telah berkomitmen untuk memberikan tujuan khusus kepada karyawan untuk dicapai secara berkelanjutan yang hasil atau outcome-nya diukur dengan sangat sering (bulanan / triwulanan). Kerangka kerja yang digunakan untuk ini adalah OKR (Objective Key Results), dan DataOn adalah perusahaan pertama di Indonesia yang menerapkan kerangka kerja ini dalam konteks solusi HCM yang komprehensif yang dapat menjadi contoh “praktik orang baik” untuk orang lain.’
Di akhir presentasinya, ia juga menyebutkan kerhasilan terkait TI perusahaan (solusi bisnis/kebijakan/terobosan TI), yang dinilai membanggakan. Di antaranya keberhasilan mengembangkan aplikasi SunFish Workplaze HR, SunFish ERP dan GreatDay HR secara berkesinambungan yang sudah digunakan oleh ribuan perusahaan dengan jutaan karyawan di berbagai negara. SunFish Workplaze bisa digunakan pada premise pelanggan maupun sebagai Software as a Service (SaaS) yang berbasis cloud computing dengan system multiple languages, multi tenancy, bisa diakses melalui web browser laptop dan smart phones.
Sedangkan GreatDay HR merupakan mobile application bagi karyawan menjalankan aktifitas pekerjaan dan pembelian benefits yang sudah available di Google Play Store and Apple App Store. “Fitur-fitur yang tersedia memungkinkan perusahaan untuk bertransformasi digital, para karyawan dimudahkan untuk bekerja di mana saja (Work From Anywhere), namun tetap dapat secara produktif bekerja dengan Activity Recording, project management, team member timesheet management, virtual meeting dengan SunFish Workplaze Meet, dan lainnya untuk kinerja optimal bagi perusahaan secara berkesinambungan,” pungkasnya. (AC
