Penulis: Busthomi
PT Perkebunan Nusantara XII merupakan salah satu anak usaha dari PTPN III (Persero). Dalam menjalankan bisnisnya, PTPN XII ini beroperasi di wilayah perkebunan Jawa Timur. Kendati dalam kesehariannya kerap berhubungan dengan masalah kebun, ternyata PTPN yang berkantor di Surabaya itu sangat maju dalam pengelolaan teknologi infromasi (TI).
Bahkan dalam proses transformasi digital di PTPN XII tersebut dinilai relatif sukses. Lantaran bisa menjadikan bisnis perusahaan menjadi semakin efektif dan efisien. Keberhasilan itu pun berkat adanya pengembangan beberapa aplikasi IT yang sangat membantu kinerja perusahaan.
Dalam menjalankan bisnisnya, PTPN XII terus berkomitmen untuk menjadi perusahaan agribisnis yang berdaya saing tinggi dan mampu tumbuh-kembang berkelanjutan serta senantiasa memproduksi dan mendistribusikan beragam produk yang halal, berkualitas tinggi dan berwawasan sosial lingkungan bagi seluruh konsumen.
“Juga bekerja sesuai standar dan prosedur kerja yang telah ditetapkan serta berusaha melakukan perbaikan berkesinambungan,” tutur Benny Hendricrianto, S.P selaku Kepala Bagian Pengadaan & Umum PTPN XII saat mengawali paparan di proses penjurian TOP Digital Awards 2022 yang digelar Majalah ItWorks, Kamis (27/10/2022) lalu secara virtual.
Benny yang saat itu didampingi oleh Wisnuaji Gagat Priambada, S.Kom, selaku Kepala Sub Bagian Teknologi Informasi, langsung mengurai terkait proses transformasi digital di PTPN XII yang sudah dilaksanakan sebelum pandemi Covid-19 itu.
“Master Plan TI PTPN XII sendiri menggunakan Plantation Digitalization Roadmap Tahun 2021-2025 yang disusun oleh Holding Perkebunan Nusantara untuk menjadi acuan semua anak perusahaan termasuk PTPN XII,” tegasnya.
Dan berdasarkan implikasi TI yang dihasilkan, kata Benny, terdapat 23 inisiatif yang dapat dikelompokkan ke dalam 7 tema transformasi digital PTPN Group berikut, antara lain adalah, Marketing & Sales Optimization, Sustainable Agriculture, On- Farm Digitalization, Back Office Improvement, dan Compliance and Internal Control Improvement.
“Dalam Compliance and Internal Control Improvement ini, penguatan fungsi TI pada sistem dan aplikasi yang sudah ada dengan penambahan fitur-fitur atau fungsi baru yang lebih relevan dengan kebutuhan bisnis saat ini,” terang dia.
Lebih jauh Benny menjelaskan tata kelola IT di PTPN XII terutama terkait dengan kebijakan pengelolaan Human Capital TI dan Millenial di perusahaan. Kata dia, pada prinsipnya mengacu pada kebijakan pengelolaan SDM secara umum, dimana program pengembangan SDM dilaksanakan dengan prinsip pemenuhan standar kompetensi jabatan dan sesuai dengan kebutuhan dinamika organisasi serta tuntutan pekerjaan.
“Pengembangan ini juga selaras dengan kebijakan perusahaan terkait efektivitas dan efisiensi kerja, maka bidang TI menjadi fungsi krusial dalam organisasi untuk menggerakkan berbagai program inovasi guna mengubah sistem kerja supaya lebih efisien dengan dukungan teknologi,” terangnya.
“Serta dalam bidang TI sendiri, kompetensi jabatan tersebut telah masuk dalam 10 kompetensi yang ditetapkan oleh Kementerian BUMN, yaitu ‘Digital Leadership’. Atas hal tersebut, setiap karyawan dituntut untuk memiliki kemampuan digital yang memadai, sehingga mampu bersaing dengan talenta global,” ujar Benny.
Solusi IT
Wisnuaji turut menjelaskan, setidaknya ada empat solusi IT atau aplikasi yang sudah dikembangkan oleh perusahaan dalam rangka menciptakan kinerja yang lebih efektif dan efisien. Dan salah satu inovasi yang cukup membanggakan adalah One Stop Solution for Planters atau OSS Planters.
Aplikasi yang diimplementasikan di tahun 2022 ini, merupakan suatu layanan berkonsep super App yang memiliki berbagai fitur untuk mengakomodir digitalisasi on farm dan off farm semua komoditas di PTPN XII.
Super App ini memiliki banyak fitur keunggulan yakni untuk On Farm Tebu: berupa pencatatan dan monitoring secara online berbasis web dan android untuk semua proses Tebang Muat Angkut (TMA) Tebu sejak mulai tebangan, muat ke truk, pengiriman ke pabrik hingga biaya yang timbul.
Untuk On Farm Karet: berupa presensi penyadap melalui aplikasi android hingga pencatatan hasil sadap per penyadap serta monitoring estimasi produksi, pemakaian tenaga kerja serta curah hujan. Untuk Off Farm Karet: berupa monitoring suhu ruang pengasapan pabrik karet secara online dan menggunakan perangkat berbasis Internet of Things (IoT)
Lalu, untuk Off Farm Teh: berupa monitoring suhu dan kelembapan setiap penggal proses di pabrik teh secara online dan menggunakan perangkat berbasis IoT. Selanjutnya, ada juga fitur offline mode untuk mengatasi permasalahan blank spot di area kebun.
“Serta adanya fitur unggulan otomatisasi geolocation untuk mencatat secara otomatis lokasi saat pengambilan data. Dan tentu saja sudah diterapkannya perangkat Internet of Things (IoT),” jelas Wisnuaji.
Adapun aplikasi ini sangat bermanfaat terhadap kinerja perusahaan. Yakni pertama, mempercepat proses administrasi pembayaran pada proses TMA Tebu dan mendukung pengawalan anggaran TMA Tebu sebesar Rp90 miliar.
Kedua, dengan tersimpannya semua dokumentasi proses TMA Tebu dapat meningkatkan transparansi proses administrasi TMA Tebu. Ketiga, monitoring presensi penyadap dan hasil sadapan menjadi lebih cepat dan akurat, sehingga mendukung pengambilkan keputusan oleh manajemen kebun maupun kantor pusat.
Keempat, dengan termonitornya suhu ruang pengasapan pabrik karet secara cepat dan mudah, mendukung peningkatan mutu 1 karet dan mendukung penambahan kapasitas olah (dengan menurunkan sheet dalam proses).
Dan kelima, dengan termonitornya suhu dan kelembapan pada proses pengolahan teh, mendukung peningkatan mutu 1 teh.
Selanjutnya, kata dia, aplikasi kedua adalah, Web dan Android Wisata Agro dan Reservasi Hotel yang dikembangkan 2019 lalu. Aplikasi ini berupa suatu layanan berbasis web dan android untuk memperkenalkan profil wisata agro yang dimiliki PTPN XII sekaligus memiliki fitur reservasi hotel di Wisata Agro PTPN XII.
“Ini tersedia pada platform web dan android serta terintegrasi dengan payment gateway. Manfaatnya salah satunya bisa meningkatkan promo wisata agro PTPN XII,” kata dia.
Aplikasi ketiga adalah Website e-Commerce untuk produk retail yang diimplementasikan pada 2019 lalu. Ini berupa website untuk memasarkan produk retail PTPN XII secara online melalui anak perusahaan. Dengan fitur unggulan untuk menampilkan produk, pemesanan dan check out produk. Dan sangat bermanfaat untuk peningkatan penjualan produk retail PTPN XII.
Dan aplikasi keempat adalah Integrated Procurement System (IPS) yang dikembangkan 2021. Ini berupa layanan system informasi untuk mengelola proses pengadaan mulai dari proses pendaftaran rekanan, lelang, kontrak, pembayaran, hingga penilaian rekanan.
Dengan fitur unggulan adalah terintegrasi dengan SAP; data material dan rekanan terintegrasi semua PTPN; manajemen vendor; e-tendering; e-contract; e-invoice; e-payment. Yang manfaatnya adalah, mempercepat proses pengadaan barang dan jasa secara terintegrasi sejak pendaftaran rekanan, proses lelang, hingga pembayaran; meningkatkan transparansi dalam proses pengadaan barang dan jasa.
Lalu, meningkatkan kepuasan mitra; memudahkan dalam melakukan penilaian mitra; meningkatkan citra perusahaan; meningkatkan citra perusahaan; dan memudahkan monitoring pemesanan secara online dibanding jika hanya menggunakan media whatsapp atau sejenisnya.
Membanggakan
Kembali Wsinuaji membeberkan, proses digitalsiasi di PTPN XII sendiri sejauh ini sudah sangat membanggakan. Hal ini lantaran adanya beberapa keberhasilan yang sudah bisa dicapai. Antara lain, masuk tiga besar Planters Innovation Summit (PIS) 2022 untuk Aplikasi OSS Planters.
“Saat ini masuk tahap perebutan juara 1. Kami anggap membanggakan karena persaingan yang sangat ketat dari 3.000-an proposal yang didaftarkan pada perlombaan tersebut,” katanya.
Lalu, penerapan Disaster Recovery Center dan Disaster Recovery Plan sejak 2011. Dirasa membanggakan karena tidak semua perusahaan telah menerapkan teknologi ini. Adanya IT Maturity 2021 di level 3.48 (COBIT 2019 tiga proses BAI01, DSS01, DSS02) dan 2.77 (COBIT 5 all domain). Dirasa membanggakan karena menunjukkan tingkat kematangan TI di PTPN XII yang cukup baik.
“Serta proses sertifikasi ISO 27001. Ini membanggakan karena dengan melakukan sertifikasi ISO 27001 dapat memperbaiki proses IT Security di PTPN XII dimana tidak semua perusahaan concern dalam hal tersebut,” pungkasnya.
