Penulis: Abi Abdul Jabbar
Patut diakui, Pandemi Covid-19 yang berlangsung sejak tahun 2020 sangat berdampak pada situasi ekonomi dan bisnis di tanah air. Namun disaat bersamaan adanya pandemi juga mendorong terjadinya percepatan teknologi informasi yang membuat dunia bisnis bergerak semakin cepat, praktis dan efisien dalam opersionalnya.
Hal ini pula yang dialami oleh PT PT Penjaminan Infrastruktur Indonesia (Persero) atau PII sebuah perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) di bawah Kementerian Keuangan yang bertugas untuk memberikan penjaminan atas proyek infrastruktur pemerintah yang dikembangkan dengan skema Kerjasama Pemerintah Badan Usaha (KPBU).
Langkah percepatan teknologi informasi atau transformasi digital dilakukan PT PII untuk menyediakan dan mendukung proses bisnis dalam menjalankan mandat negara untuk mengelola risiko penjaminan pembiayaan dalam skema Kerja sama Pemerintah dan Badan Usaha (KPBU) dengan cara yang aman serta modern. Selain itu Transformasi juga dilakukan untuk mendukung migrasi perushaan melalui sejumlah solusi produktivitas dan kolaborasi, analisis data, serta keamanan siber.
Menurut Direktur Keuangan PT PII Donny Hamdani transformasi digital PT PII sejatinya sudah dilakukan sejak tahun 2018 dengan perusahaan sudah merumuskan strategi transformasi melalui penyusunan IT Master Plan perusahaan tahun 2018-2023. Namun seiring adanya pandemi sejak Maret 2020, transformasi digital PT PII pun semakin digalakkan.
“Jadi selama periode September 2018 sejak IT Masterplan kita ditetapkan hingga saat ini di tahun 2022, langkah transformasi digital PT PII sudah mencapai tingkat 85 persen terimplementasikan dari target perencanaannya. Mulai dari sisi infrastruktur dan arsitektur IT, pembangunan solusi IT yang mendukung operasional bisnis, sistem informasi dan monitoring perusahaan, implementasi Enterprise Resource Planning (ERP), Migrasi data center ke Cloud Manage Service hingga aspek cyber security telah kami laksanakan,” kata Donny dalam wawancara Penjurian Top Digital Awards 2022 yang diselenggarakan Majalah Top Business secara daring beberapa waktu lalu.
Donny mengatakan urgensi transformasi digital juga dilakukan dengan mengacu pada strategic business direction PT PII untuk mengembangkan bisnisnya dari sisi Aspirasi & Kebutuhan Bisnis serta Mandat Baru PII yang sangat dinamis. Dimana menurutnya, mandat awal berdirinya perusahaan terus berubah dari awalnya hanya melakukan penjaminan skema KPBU menjadi yang non-KPBU kemudian bertambah menjadi pengembangan proyek dan penyiapan transaksi dan terakhir mengantisipasi program PEN dari pemerintah.
“Nah dengan dinamisnya mandat baru yang diemban oleh PT PII ini sehingga kian memacu perusahaan dalam melakukan transformasi digital. Dengan urgensi transformasi ini perusahaan juga dihadapkan pada sejumlah issu dan tantangan seperti sistem yang belum terintegrasi, new ways of working hingga isu IT Security. Isu-isu inilah yang membuat kita sangat agile terkait dengan bisnis proses dan pengolahan data dan informasi yang harus dilakukan,” papar Donny.
Donny menuturkan dalam upaya melakukan transformasi dan mengeliminasi isu dan tantangan tersebut PT PII pun merumuskan tiga strategi transformasi yang antara lain; Pertama, Memaksimalkan penggunaan Cloud Technology yang terpercaya, aman, dan dapat diandalkan. Kedua, Berkolaborasi dengan pihak Technology Managed Service provider untuk memastikan kualitas layanan dapat dijaga dengan baik dan Ketiga, Mengimplementasikan Change Management untuk memastikan transisi dari program transformasi berjalan dengan lancar.
“Jadi dari strategi transformasi ini sebenarnya kami ingin memberikan justifikasi dan reasoning bahwa PT PII bukan sebuah perusahaan yang harus berfokus pada para ahli IT yang berkumpul. Sehingga kita hanya akan lebih memanfaatkan satu eksisting teknologi yang sudah ada dan sudah terbukti dan bisa lebih termutahirkan teknologinya oleh para pihak yang memang fokus kesana. Selain itu kami juga ingin memastikan yang dilakukan bisa yang dilakukan bisa baik diterima oleh para stakeholder PT PII dan insan PT PII untuk memastikan tambahan IT ini bukan suatu beban namun memberikan manfaat berkelanjutan,” ujar Donny.
Solusi IT Unggulan
Donny menambahkan kesuksesan PT PII dalam menerapkan langkah transformasi digital salah satunya bisa diukur dengan sejauh mana teknologi mampu mendukung proses bisnis perusahaan. Kaitannya dengan hal tersebut, PT PII telah memiliki sejumlah solusi IT/digital yang mendukung . Ini seperti;
Pertama, sistem/aplikasi Integrated Corporate Guarantee System (ICGS). Yakni sebuah aplikasi yang digunakan untuk mengakomodir mandat baru PT PII tekait penjaminan pemulihasn ekonomi nasional dan korporasi. Aplikasi berbasis web ini terhubung dengan API ke kementrian keuangan dan digunakan Bersama oleh PII dan LPEI.
Aplikasi ini memiliki sejumlah fitur unggulan seperti Secure API based data integration, aplikasi berbasis web yang user friendly, fitur layanan pelaporan, menggunakan infrastruktur IaaS dan Proactive Managed Service dengan Provider/Developer.
“Kehadiran aplikasi ini membantu peningkatan revenue yang dirasakan langsung oleh PII dan LPEI melalui sistem penjaminan yang terintegrasi. Dimana Estimasi revenue bulanan yang diperoleh PII melalui IJP Loss Limit dari proses penjaminan tersebut mencapai kurang lebih 12 miliar rupiah. Selain itu ini juga memudahkan perusahaan karena Proses input data, verifikasi, posting, hingga pelaporan menjadi satu didalam satu sistem yang terintegrasi, sehingga mempercepat proses pelaporan bulanan. Juga aplikasi ini membantu terjadinya peningkatan Service Level untuk trouble ticket dan adaptasi perubahan di partnerbisnis oleh Provider/Developer,” jelas Donny.
Kedua, Website IIGF Institute yang dikembangkan tahun 2021. Ini adalah aplikasi berbasis web yang dapat diakses oleh publik yang bertujuan untuk membangun kapasitas KPBU di Indonesia yang berisikan informasi mengenai PII secara umum, materi pelatihan terkait KPBU, serta pendaftaran course dan certification.
Ketiga, Implementasi Microsoft 365 (Teams, Sharepoint, Email, One Drive, Office). Ini adalah solusi yang dikembangkan dengan terintegrasi dari Microsoft yang digunakan untuk menjalankan proses kolaborasi kerja, penyimpanan dokumen, conference call internal & external, dan hal lainnya.
“Ini memuliki sejumlah manfaat mulai dari adanya peningkatan kolaborasi dan cara kerja insan PII yang semakin membaik dan cepat dimana kultur hybrid working dapat dijalankan dengan baik salah satu nya berkat dukungan aplikasi ini. Lalu fleksibiltas akses aplikasi yang bisa diakses kapan dan dimana saja, memberi kemudahan kolaborasi dengan pihak eksternal dan vendor. Kemudian keamanan data dan informasi perusahaan menjadi lebih meningkat dibandingkan kondisi sebelumnya yang hanya menggunakan local shared folder serta Implementasi tools untuk specific use-case di masing-masing unit oleh anggota Divisi,” papar dia.
Keempat, implementasi E-Office System (Aplikasi persuratan berbasis workflow). Yakni Aplikasi yang berbasi PowerApps workflow yang digunakan untuk pembuatan, verifikasi, dan approval surat keluar dan surat masuk PII, serta dapat digunakan untuk workflow system kebutuhan dokumen lainnya.
Kelima, Implementasi Microsoft Dynamics 365 (ERP System). Yakni Aplikasi yang digunakan sebagai end to end core backend system yang mencakup pemrosesan keuangan, akutansi, pembayaran, pengadaan, pembelian, serta vendor management.
Implementasi Microsoft Dynamics 365 memberikan sejumlah mandaat mulai dari Integrasi data menjadi lebih konsisten antar entitas terkait, Proses closing keuangan bulanan menjadi lebih cepat dan tidak manual, Proses pembuatan report keuangan yang dibutuhkan manajemen lebih mudah, Akses yang dapat dilakukan dimana saja, dan keamanan yang lebih terjamin, Peningkatan akuntabilitas dan transparansi, serta kolaborasi antar pengguna dari suatu proses transaksi yang berjalan menjadi lebih baik hingga Perkuatan ownership di tiap Divisi melalui akses (view) budget availability.
