Jakarta, Itech- PT Jakarta Propertindo (Jakpro), Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) Provinsi DKI Jakarta, mempersembahkan inovasi baru sistem manajemen penanganan dokumen secara digital, bernama Jakdrive untuk para pelaku usaha dan kontraktor. Solusi manajemen dokumen berbasis teknologi digital ini menawarkan kemudahan pengelolaan dokumen secara cepat dan akurat dalam satu aplikasi terpadu yang bisa meningkatkan kinerja, sekaligus penghematan cost (biaya) perusahaan.
Menggunakan sistem infrastruktur berbasis komputasi awan (cloud), aplikasi Jakdrive akan memudahkan perusahaan dalam mengintegrasikan semua data dan dokumen dari berbagai sumber, termasuk dari para mitra kerja secara cepat dan akurat. Dengan sistem digitalisasi dokumen, perusahaan tidak perlu lagi menyedikan ruang atau gudang untuk menyimpan data dan dokumen penting, karena semua tersimpan di data center secara digital, tanpa ada lagi tumpukan kertas (paperless). Dengan aplikasi ini, proses penelusuran atau merunut kembali dokumen-dokumen yang telah tersimpan untuk digunakan, bisa dilakukan dengan mudah dan cepat.
“Dengan menggunakan aplikasi Jakdrive, akan menghemat ruang dan tempat, menghemat waktu dalam pencarian & pengiriman dokumen, dan terpenting adalah keamanan dokumen, di mana kami juga menerapkan sistem keamanan dan back up data yang bisa diandalkan. Aplikasi ini dapat membantu proses pengelolaan dokumen menjadi lebih efektif dan efisien, sehingga bisa meningkatkan produktifitas dan efisiensi biaya,” ujar Direktur SBU IT, PT Jakarta Propertindo, Ivan Tanu, dalam keterangan persnya (6/9), di Jakarta.
Menurut Ivan, Jakdrive yang merupakan persembahan PT Jakarta Propertindo sebagai BUMD yang kepemilikan sepenuhnya oleh Pemprov DKI Jakarta, juga dikelola oleh tim yang berpengalaman di bidangnya dengan menggunakan metodologi pengembangan terbaik. Pelanggan, lanjut Ivan Tanu, nantinya juga mendapatkan layanan atau dukungan teknis 24 jam penuh, ditopang dengan manajemen hubungan pelanggan yang baik melalui sambungan hotline. “Kami memiliki data center di dalam negeri dengan back up dan sistem perlindungan keamanan maupun back up system yang bisa diandalkan,” ujarnya.
Dijelaskan, Jakdrive sebagai solusi yang ditawarkan PT Jakarta Propertindo dimodifikasi sebagai perangkat data berbasis proyek. Namun secara umum, solusi ini bisa digunakan oleh semua bidang usaha. Perangkat ini sudah dimodifikasi berdasarkan organisasi, dokumen per organisasi, serta transmisi dokumen. Begitu pula sistem persuratan atau komunikasi dan pertukaran data dan informasi, semua disajikan secara electronic yang dilengkapi sistem keamanan dokumen.
Menurutnya, sejak resmi diluncurkan sekitar setahun lalu, respons dan minat pengguna terus meningkat yang saat iui sudah lebih dari 200 pengguna dari berbaai bidang usaha. Sistem yang ditawarkan berbasis cloud service, di mana pengguna bisa menggunakan aplikasi ini sesuai kebutuhan dengan proses instalasi yang juga cepat.
Dalam kesempatan itu, Raissa Resmithasari, Office Document Controler PT LRT Jakarta juga ikut sharing (berbagi) pengalaman selama menggunakan solusi Jakdrive. Aplikasi ini, katanya sangat membantu dalam mengelola dokumen karena semua sudah serba digital. Sejak mengaplikasikan solusi data dan dokumen digital ini, pihaknya tak perlu repot mengumpulkan berkas kertas hingga bertumpuk-tumpuk yang pemeriksanaanya juga memakan waktu lama.
“Dengan sistem digital, dokumen data dan informasi bisa diperoleh dan dikelola lebih cepat, tepat dan akurat tanpa harus melibatkan banyak SDM , jadi bisa reduce tenaga SDM. Dengan sistem digital, kami juga tak perlu menyiapkan banyak ruang penyimpanan dokumen seperti pada sistem konvensional. Tidak perlu lagi banyak alat pendukung, termasuk kertas untuk pengarsipan dokumen, sehingga bisa menghemat cost (biaya). Bahkan pengalaman kami dengan menggunakan Jakdrive bisa hemat cost hingga 50% di banding sistem konvensional yang ada sebelumnya,” ujar Raissa Resmithasari.
Ditambahkan, dengan sistem digital, kompleksitas penanganan dokumen juga bisa cepat diatasi meski jumlah dokumen yang sangat banyak. Saat ini katanya, jumlah dokumen yang ditangani bisa mencapai 28.000, termasuk dokumen dari para mitra dan pemasok dalam setiap proyek yang ditanganinya.
Hal senada diungkapkan oleh Setiaji dari Jakarta Smart City yang juga telah menggunakan solusi sistem manajemen data digital besutan dari Jakpro ini. Menurutnya, dengan sistem penyimpanan digital, pemakaian dokumen dapat dilakukan secara bersamaan oleh beberapa user sekaligus dan memudahkan dalam pertukaran serta penggunaan kembali saat diperlukan oleh unit atau organisasi lain yang ada di perusahaan. Dengan menyimpan dokumen secara digital, kerusakan dokumen dapat diminimalisasi karena sistem penyimpanan tidak lagi menggunakan kertas dan alat penyimpanan konvensional. (Red-AC)
