Reporter: Abdullah Suntani
Editor: Teguh Imam S.
Pelayanan dan operasional PERUMDA Air Minum Air Apa’ Mening, Kabupaten Malinau, Provinsi Kalimantan Utara kepada pelanggannya tetap prima dan maksimal meski ada Pandemi Covid-19. Ini berkat pemanfaatan teknologi-informasi yang sudah dijalankan dalam beberapa tahun terakhir.
“Pandemi Covid-19 tidak mengganggu layanan kami, karena banyak alternatif, tidak hanya melayani dengan face-to-face. Layanan kami sudah terkoneksi dengan layanan berbasis mobile apps dan aplikasi,” Demikian pernyataan Saiful Bahri, Direktur Utama, PERUMDA Air Minum Apa’ Mening dalam Penjurian TOP DIGITAL Awards 2020 secara daring, Kamis (26/11/2020).
Kebijakan TI di Apa ‘Mening
Dalam kesempatan ini, Saiful memaparkan latar belakang kebijakan TI yang dijalankan PERUMDA Air Minum Apa’ Mening.
“Mengelola perusahaan publik penyedia jasa pemenuhan kebutuhan pokok umat manusia di sektor air bersih memerlukan keseriusan yang ekstra lebih guna menjaga keberlangsungan pelayanan yang berkesinambungan.”
“Terlebih kondisi cakupan pelayanan di Kabupaten Malinau ini tergolong sangat luas dengan posisi antar pelanggan tersebar di seluruh wilayah kabupaten, serta data transaksi sangat dinamis, maka untuk itu diperlukan alat bantu Teknologi Informasi yang handal,” ungkap Syaiful.
Menurutnya, dengan latar belakang tersebut maka ada pengaruhnya pada pemilihan teknologi yang digunakan.
“Dari analisa terhadap data yang dikelola, terlihat hampir 90 persen data mempunyai tautan lokasi geografis, sehingga untuk keperluan data koleksi, pengolahan data serta menampilkan hasil olah data digunakan basis data spasial dalam format GIS (Geographic Information System).”
Sedangkan untuk percepatan kerja, lanjut Saiful, diperlukan teknologi data sharing yang handal serta dapat di akses dari manapun, oleh siapapun yang berkepentingan, secara real time, maka dipilihlah sistem komunikasi data berbasis Web.
Dengan demikian, manajemen menetapkan strategi penerapan TI yang digunakan di Apa’ Mening, dengan 2 pendekatan, pertama, pendekatan skala prioritas, hal ini mengingat cakupan bidang garapannya sangat luas maka disusun semua bidang yang ingin dibuatkan sistem TI-nya kemudian diurutkan sesuai skala prioritasnya.”
“Kedua, mengingat kemampuan SDM yang sangat terbatas maka teknologi informatika yang digunakan haruslah jelas, membumi, simple namun sangat operasional bagi semua lapisan SDM,” tegas Saiful.
Solusi TI
Kepada dewan juri, Saiful Bahri memaparkan ada banyak pemanfaatan TI yang diterapkan perusahaan umum daerah kebanggaan masyarakat Malinau ini, dalam beberapa tahun terakhir, yang berkaitan dengan layanan pelanggan dan manajemen.
“Untuk layanan pelanggan, kami punya aplikasi MWater, untuk laporan produksi air, dan me-record semua kegiatan teknis di lapangan.”
“Kemudian, untuk layanan pemasangan baru, pembayaran air dan lain sebagainya, kami punya PASS System.”
“Sedangkan untuk manajemen, sebagai inovasi pengganti absensi sidik jari, kami gunakan aplikasi Hadir. Aplikasi ini dapat me-record kehadiran karyawan hingga record lembur.”
“Kami gunakan aplikasi Sak-Etap, untuk mencatat semua laporan keuangan dan kontrol keuangan perusahaan.”
“Ada juga aplikasi berbasis e-Learning untuk meningkatkan kualitas karyawan (SDM).”
Solusi TI di New Normal
Sebagai informasi, ditengah wabah Pandemi Covid-19, manajemen PERUMDA Air Minum Apa’ Mening mendorong pelanggannya memanfaatkan layanan online melalui aplikasi “KaribPDAM” yang dapat diunduh di Playstore android.
Selain itu juga telah dihadirkan layanan Billing Systems dan e-Banking atau Digital Banking.
Layanan tersebut sebagai bentuk pelaksanaan kebijakan social distancing yang diterapkan pemerintah.
Aplikasi “KaribPDAM”, memiliki fitur layanan pembayaran tagihan hingga layanan pengaduan. Karena itu, pelanggan diharapkan dapat memanfaatkan layanan online tersebut. Sehingga tidak langsung mendatangi kantor Perumda.
Saiful Bahri menyampaikan diluncurkannya aplikasi online “KaribPDAM”, ini untuk menyikapi kondisi social distancing. Terutama pencegahan penyebaran Pandemi Covid-19. “Kami sudah launching dan bisa di download di Playstore Android masing-masing,” ujar Saiful, Rabu (25/3/2020).
Sedangkan pelayanan tatap muka tetap berjalan sesuai prosedur. Namun ada batasan-batasan tertentu. “Jadi kita tetap beroperasi sesuai SOP. Sementara program pencegahannya lebih kepada sosial distancing dan upaya lainnya,” katanya.
Saiful menjelaskan, kantor PERUMDA Air Minum Apa’ Mening telah menerapkan Protokol Kesehatan dan harus dipatuhi karyawan. Salah satunya melakukan tes suhu tubuh hingga pemberian hand sanitizer bagi karyawan. Aturan itu wajib dilaksanakan setiap karyawan masuk dan keluar kantor.
“Protokol ini termasuk juga berlaku bagi tamu yang datang. Upaya ini sesuai dengan protokol yang ditetapkan pemerintah,” tegasnya.
Selain itu, juga telah dipasang wastafel tempat mencuci tangan di area kantor. “Jadi sebelum masuk, wajib bagi karyawan dan pelanggan mencuci tangan. Ini bentuk kepedulian kami terhadap penanganan Covid-19,” kata dia
Selain membatasi tatap muka, PERUMDA Air Minum Apa’ Mening juga membuka beberapa loket resmi terdekat di beberapa desa. Diantaranya Desa Kuala Lapang, Desa Mentarang Baru, Semenggaris, Desa Malinau Seberang, Desa Pelita Kanaan, Desa Luso, Desa Malinau kota, Desa Sesua dan Malinau.
“Kita punya 11 loket resmi. Jadi, memungkinkan masyarakat atau pelanggan kami tidak harus ke kantor. Mereka bisa membayar di loket-loket terdekat saja,” ungkapnya.
Saiful berharap layanan online dan loket-loket terdekat ini mampu mengurangi beban pelanggan PERUMDA Air Minum Apa’ Mening datang ke kantor. Disamping itu, menghindari kerumunan sebagai upaya pencegahan penyebaran virus corona.
“Kami meyakinkan layanan akan tetap berjalan secara prima dan maksimal,” tegasnya.
Dampak Pemanfaatan TI
Terkait Tata Kelola TI, Saiful menjelaskan, bidang customer service dan manajemen dilakukan penerapan kebijakan satu pintu sehingga saling terkoneksi dan memudahkan masyarakat terkait layanan air dan non air.
“Untuk layanan pemasangan sambungan baru, pelanggan baru, laporan gangguan dan pengaduan, juga layanan kasir seperti pembayaran air dan non air, semuanya saat ini sudah terkoneksi dengan banyak fitur-fitur layanan,” ujarnya.
Ia melanjutkan, pemanfaatan TI tersebut berdampak pada meningkatnya transparansi antara perusahaan dengan pelanggan. Karena data rekening, seperti data detil pelanggan, pencatatan meter dan daftar rekening tagihan dapat dilihat secara bersama.
“Terkait data rekening, yang juga menjadi titik orientasi kami, dengan dukungan TI yang kami sediakan maka data detil pelanggan dan pencatatan meter air ini bisa sama-sama dilihat.”
“Sehingga manakala ada tagihan yang besar, kita bisa lihat sama-sama, transparasinya kita jaga, kemudian kita bisa cek masalahnya dimana secara bersama,” tutup Saiful.
