Perumdam Tirta Kencana Kota Samarinda telah mengembangkan sejumlah aplikasi digital untuk meningkatkan kualitas layanan ke sejumlah kalangan. Itu merupakan bagian dari langkah BUMD tersebut dalam inovasi dan transformasi bisnis.
Manajer Umum dan Kesekretariatan Perumdam Tirta Kencana Kota Samarinda, Alexander F.J.R., mengatakan bahwa salah satu aplikasi tersebut adalah solusi bisnis bernama E-Katalog. “Kami mulai mengimplementasikan E-Katalog di tahun 2024 ini,” kata Alexander dalam presentasi untuk Dewan Juri Top Digital Awards 2024, yang digelar Majalah It Works berkolaborasi dengan sejumlah lembaga (19/11/2024).
Ia menjelaskan bahwa, saat ini, efek positif dari E-Katalog telah terlihat. Yakni, bahwa kini BUMD tersebut telah mendapatkan efisiensi harga pengadaaan barang dan jasa. Harga penawaran dari para vendor kini lebih kompetitif, bisa lebih rendah 5% hingga 10% dari biasanya.
“Hal ini karena terjadinya ‘perang harga’ dalam penawaran tersebut. Para vendor bisa saling mengetahui harga yang ditawarkan pesaing, sehingga mereka menawarkan harga yang lebih rendah,” Alexander menjelaskan.
Keterbukaan penawaran melalui aplikasi tersebut pun menguntungkan para vendor, karena adanya transparansi.
Pada prinsipnya, aplikasi tersebut berperan memudahkan proses pengadaan barang. Fitur unggulan aplikasi tersebut ada beberapa. Yakni, pemilihan barang dan proses negosiasi dilakukan secara daring; ada fitur pemilihan barang berdasarkan kategori yang berfungsi memermudah proses pencarian barang yang diinginkan.
“Secara singkat, dapat dikatakan bahwa bagi kami, E-Katalog memercepat proses pengadaan barang dengan lebih efektif-efisien,” kata Alexander.
E-katalog tersebut dikembangkan secara mandiri oleh Perumdam Tirta Kencana Kota Samarinda.
Contact Center
Alexander pun, selanjutnya, mencontohkan aplikasi/solusi bisnis lain di BUMD tersebut. Itu bernama Contact Center, yang diimplementasikan oleh BUMD tersebut sejak tahun 2019.
Contact Center dikembangkan oleh tim internal dan eksternal. “Jadi, aplikasi Contact Center ini kami kembangkan dengan kombinasi tim internal dan eksternal,” demikianlah Alexander menegaskan.
Aplikasi tersebut merupakan sebuah sistem pencatatan aduan pelanggan sampai eskalasi kepada teknisi di lapangan, yang terintegrasi.
Adapun fitur unggulan aplikasi tersebut adalah: sistem tiket, teknisi alokator.
Selain bisa diakses web based, aplikasi Contact Center tersebut bisa digunakan melalui perangkat mobile.
Apa manfaat aplikasi tersebut untuk Perumdam Tirta Kencana Kota Samarinda? Alexander mengatakan bahwa, manfaat aplikasi tersebut adalah: memermudah menerima dan merespons laporan/aduan masyarakat; menghubungkan proses komunikasi dan interaksi dengan pelanggan; memercepat proses koordinasi antar divisi/departemen dalam pelayanan terhadap pelanggan.
Perumdam Tirta Kencana Kota Samarinda pun, Alexander menjelaskan lagi, punya beberapa aplikasi digital lain. Satu di antara itu adalah aplikasi SIP (Sistem Informasi Penagihan). Aplikasi ini meningkatkan pelayanan administrasi, terutama dalam memercepat proses penagihan dan pembayaran pekerjaan.
Juga, BUMD tersebut punya aplikasi bernama Prestik. Adapun manfaat nyata dari aplikasi ini adalah meningkatkan kinerja dan disiplin karyawan, terutama dalam bidang presensi kehadiran.
Adapun aplikasi bernama SmartOffice, berperan meningkatkan pelayanan administrasi perkantoran. “Itu khususnya dalam rangka memudahkan pelayanan persuratan secara praktis-efisien,” begitulah Alexander menjelaskan lagi.
Ia pun mengatakan bahwa aplikasi E-Katalog, SIP, Prestik, dan SmartOffice, merupakan aplikasi unggulan milik Perumdam Tirta Kencana Kota Samarinda. “Dan kami dapat mengatakan bahwa aplikasi-aplikasi tersebut bisa menjadi benchmark bagi perusahaan lain.”
Tata Kelola TI
Dalam kesempatan yang sama, Software Engineer Perumdam Tirta Kencana Kota Samarinda, Danang J.L. Prakoso, menjelaskan sejumlah hal mengenai tata kelola TI yang dijalankan di BUMD tersebut. Ia, antara lain, menjelaskan mengenai adanya mekanisme pengambilan kebijakan investasi/belanja TI di perusahaan tersebut.
Dalam hal itu, Perumdam Tirta Kencana Kota Samarinda membagi kebijakan investasi TI dari nilai investasi tersebut (sampai dengan Rp40.000.000; di atas Rp40.000.000 sampai dengan Rp300.000.000; serta di atas Rp300.000.000).
Alurnya adalah bahwa pengadaan tersebut didasari telaahan/berita acara dari pihak yang bersangkutan (IT/departemen lain), dilanjutkan dengan Pembuatan RAB. Lalu berlanjut ke pemeriksaan anggaran, hingga ke proses pengadaan barang dan jasa yang memiliki system approval.
Alexander F.J.R. menjelaskan bahwa, untuk tahun 2023, anggaran TI di perusahaan tersebut sebesar 3,28% dari total laba perusahaan. Adapun di tahun 2022, angka tersebut sebesar 12,02%.
Sedangkan anggaran TI terhadap total biaya, sebesar 0,68% di 2023. Pada tahun 2022, angka itu di 0,78%.
