PT Pertamina Patra Niaga berhasil menyelesaikan sesi penjurian TOP Digital Awards 2024, seiring perusahaan yang menjadi salah satu finalis di ajang penghargaan bergengsi yang dihelat Majalah It Works. Pertamina Patra Niaga merupakan Subholding Commercial & Trading dari PT Pertamina (Persero), menjalankan rantai kegiatan bisnis hilir Pertamina mulai dari penerimaan, penimbunan dan penyaluran produk BBM, LPG, pelumas dan petrokimia untuk memenuhi kebutuhan dalam negeri maupun di luar negeri.
Pertamina Patra Niaga, seperti dikatakan R. Juang Massalianto, Manajer IT Planning, Governance & Security, memiliki Business Channel cukup banyak, yakni ada 11.550. Selain itu, Pertamina Patra Niaga juga disebut memiliki anak perusahaan, yaitu PT Pertamina Lubricants.
“Visi kami adalah Bisnis Pemasaran Regional. Kemudian (misinya), antara lain Customer Focus and Revenue Driver, Sinergi Pertamina dan BUMN Group, dan Go Digital,” tandas Juang.
Dengan channel bisnis yang banyak serta cakupan penyaluran produknya yang luas, mencakup seluruh Indonesia bahkan hingga keluar negeri, untuk mendukung operasional bisnis, pemanfaatan teknologi informasi sudah merupakan keharusan bagi Pertamina Patra Niaga, bahkan sudah menjadi komitmen bagi para pucuk pimpinan perusahaan dengan mendorong Fungsi IT di perusahaan untuk mencapai keunggulan kompetitif.
Dalam hal ini secara tegas, Riva Siahaan, selaku Direktur Utama PT Pertamina Patra Niaga menyatakan bahwa Fungsi IT adalah tulang punggung transformasi digital perusahaan. Riva berharap IT tidak hanya menjadi pendukung operasional, tetapi juga sebagai katalisator inovasi untuk mencapai keunggulan kompetitif.
Senada dengan itu, Mia Krishna Anggraini, selaku Direktur SDM dan Penunjang Bisnis PT Pertamina Patra Niaga menyatakan bahwa “IT harus selalu berada di garis depan dalam memberikan solusi teknologi yang sesuai dengan strategi bisnis perusahaan. Penting untuk memahami prioritas setiap unit bisnis dan bekerja sama dalam menyediakan alat serta platform yang relevan. Dengan IT yang kuat dan responsif, kita dapat menciptakan sinergi yang lebih baik untuk mendukung pertumbuhan perusahaan.”
Kebijakan IT selaras Visi-Misi Perusahaan
Bicara lebih lanjut mengenai kebijakan dan penerapan teknologi informasi, dari sisi ICT Master Plan dan ICT Policy semua disebut telah ter-cover dari hasil analisa yang dilakukan perusahaan agar bisa selaras antara master plan yang dibuat oleh Fungsi IT dengan visi-misi perusahaan Pertamina Patra Niaga. Demikian seperti dikatakan Ferdian Adhika Kurniawan, selaku Senior Analyst III Business Application Solution dalam paparannya di hadapan dewan juri, Jumat (29/11/2024) lalu.
Adapun kondisi bisnis yang ada di Perusahaan, disebut dapat digambarkan dalam bentuk Business Building Block yang terbagi menjadi tiga layer, antara lain Strategic, Business, Enterprise.
”Di level Strategic kami mengidentifikasi ini (sebagai) sebuah building block terkait proses-proses perubahan untuk mendukung perencanaan strategis bisnis maupun komersial seperti digitalisasi bisnis serta perencanaan dan pengembangan bisnis. Nah, ini kita jadikan sebagai salah satu item Master Plan kami yang diejawantahkan dalam bentuk inisiatif-inisiatif maupun inovasi ataupun pengembangan-pengembangan yang mendorong dan align dengan rencana strategi bisnis. Contohnya, di situ yang terlibat adalah proses Digital Enhancement & Technology dan Proses Business Development. Di situ juga ada Business Planing & Portfolio, B2C Commercial, Subsidiary Management, Business Planning, dan Marketing Strategic,” jelas Ferdian.
Kemudian untuk sisi Business, ini adalah layer Master Plan terkait dengan proses-proses perusahaan yang mendukung proses revenue generation secara langsung melalui penjualan produk BBM maupun non-BBM, serta proses-proses lain yang mendukung pendapatan perusahaan. “Jadi, ini lebih di bawah lagi, karena dia sudah men-support secara langsung operasional bisnis. Nah, yang masuk di dalam inisiatif-inisiatif itu adalah Inisiatif-inisitif yang datang dari fungsi-fungsi semacam semacam Trading & Other Business, Petrochemical Industry Sales, Aviation Fuel Sales, Industrial & Marine Fuel Sales, Retail Fuel Sales, dan Retail LPG Sales,” ujar Ferdian.
Terakhir, Layer IT Master Plan berikutnya adalah dari sisi Enterprise, yang disebut sebagai building block terkait proses-proses yang mendukung aktivitas korporat, seperti Pengelolan Risiko, Tata Kelola & Kepatuhan, Pengelolaan Hukum, Pengadaan, Pengelolaan Sumber Daya Manusia, Pengelolaan Keuangan & Akuntansi, Pengelolaan Teknologi Informasi, Pengelolaan Kesekretariatan, Corporate Social Responsibility, dan General Affairs.
“Nah, di sini agar align dengan visi-misi perusahaan maka kita banyak berkoordinasi di layer enterprise ini dengan fungsi-fungsi seperti HR (Human Resource); Governance, Risk, and Compliance (GRC); Finance; IT; Aset; procurement; dan sebagainya,” jelas Ferdian.
“Jadi, dari strategi ICT Master Plan dan ICT Policy ini kita berusaha sedemikian rupa sehingga target bisnis itu bisa align dengan ICT Master Plan Pertamina Patra Niaga,” sambungnya.
Saat ini, ICT Master Plan Pertamina Patra Niaga disebut telah diterjemahkan ke dalam Roadmap ICT Master Plan yang dicanangkan dari tahun 2023 hingga 2027.
“Jadi, dari 2023 ke 2027 kami sudah memiliki Roadmap, di mana Roadmap ini yang pertama adalah Accelerate Business Growth. Kemudian di 2024 kita akan mulai Build Customer Oriented Marketing, di mana kita akan mencoba mendata dan memperkenalkan, mendata data-data yang kita miliki sehingga kita bisa lebih fokus lagi ke strategi-strategi untuk meng-enhance marketing. Di tahun 2025 kita akan meng-Expand Product & Service Competitiveness. Kemudian di tahun 2026 kita mulai Cultivate Continuous Improvement Service Culture, dan terakhir di 2027 kita meng-Embrace Technology Advancement,” paparnya.
Dari ICT Master Plan di atas, ada empat tema inisiatif ICT yang disebut menjadi konsen utama pertamina Patra Niaga, antara lain System Enhancement, Data Governance, Tech Optimization, dan IT Governance.
Inovasi Bisnis
Pada paparan selanjutnya, Ferdian pun mengungkap inovasi yang telah dilakukan Pertamina Patra Niaga. Inovasi yang dipaparkan ini kemungkinkan besar sudah sering kita dengar dan dirasakan manfaatnya oleh banyak konsumen perusahaan. Ya, pada kesempatan ini, Ferdian mengungkap soal Aplikasi Subsidi Tepat BBM yang digunakan untuk melakukan monitoring penyaluran BBM Bersubsidi.
“Nah, sebagaimana diketahui memang BBM itu adalah subsidi yang harus dijaga betul ketersalurannya, maka kami melakukan inisiatif untuk pembuatan aplikasi subsidi tepat ini. Sebelumnya, kita tidak bisa membatasi kuota BBM Bersubsidi untuk per kendaraan, mengingat kita tidak punya sistem yang terintegrasi. Akhirnya, kita bersama tim bisnis membuat/mengimplementasikan Aplikasi Subsidi Tepat BBM yang di dalamnya sudah kita tambah dengan kemampuan AI untuk mempercepat verifikasi dan validasi, sehingga kita bisa dapat nih profiling customer atau orang-orang yang memang layak mendapatkan subsidi dan tidak. At the end, hasilnya adalah kita bisa melakukan pengaturan BBM Bersubsidi dengan lebih baik dan lebih tetap sasaran,” jelas Ferdian.
Aplikasi Subsidi Tepat BBM merupakan Program Nasional. Dengan hadirnya aplikasi ini, sekarang untuk membeli BBM Bersubsidi konsumen harus menggunakan QR Code. Ferdian menyebutkan bahwa sampai saat ini pihaknya sudah memiliki profiling data pemilik kendaraan bermotor maupun profiling orang-orang yang mendapatkan subsidi BBM sampai dengan lebih dari 5 juta kendaraan.
“Secara impact, aplikasi Subsidi Tepat ini juga menurunkan anomali transaksi subsidi. Dan yang paling terbaru adalah dengan memanfaatkan sistem AI, saat ini kami berhasil melakukan proses validasi terhadap 5 juta data kendaraan dan sekitar 4 juta data-data pribadi dari proyek Subsidi Tepat ini,” ujar Ferdian.
“Nah, dari sekian proyek yang kami lakukan itu, demikian adalah harapan dari Top Management kami, yaitu Bapak Riva Siahaan dan Ibu Mia Khrisna Anggraini, agar Fungsi IT terus berkembang dan bisa menjadi tulang punggung untuk proses transformasi digitalisasi perusahaan ke depan,” sambungnya.
Tidak ketinggalan pada sesi wawancara penjurian TOP Digital Awards 2024, Ferdian juga mengungkap sejumlah keberhasilan perusahaan yang berkaitan dengan Solusi Digital, IT Governance, Cyber Security dan penerapan AI.
”Dari Fungsi IT, keberhasilan solusi digitalisasi, IT Governance, dan Cyber Security di Pertamina Patra Niaga itu sudah diakui meningkatkan efisiensi operasional dan proses bisnis. Kemudian pengembangan aplikasi MyPertamina juga mempermudah transaksi dan peningkatan kepuasan pelanggan,” tandas Ferdian.
Sementara dari sisi IT Governance seperti dikatakan Ferdian, perusahaan mendapati bahwa tata kelola yang dibangun itu sudah berhasil mengkolaborasikan antara fungsi bisnis dan fungsi IT sekaligus meng-align-kan proyek-proyek dengan visi strategis perusahaan.
“(Selanjutnya) dari sisi penguatan Cyber Security, kami tidak henti-hentinya melakukan pengamanan, karena ancaman ini benar-benar nyata. Kami pernah merasakannya dan yang paling penting cyber security awareness program terus digenjot oleh Mas Juang dan Tim ke seluruh karyawan Pertamina Patra Niaga,” papar Ferdian.
Tidak berhenti sampai di situ, seiring perkembangan, Pertamina Patra Niaga juga telah memanfaatkan teknologi Artificial Intelligence (AI) untuk mendukung operasional perusahaan.
“Nah, penerapan AI dalam operasional sudah kami mulai. Dan kami sudah merasakan betul manfaatnya sehingga memprediksi kebutuhan pelanggan, pola permintaan energyiitu pun kami sudah mulai ke arah sana untuk pemanfaatan AI-nya,” tandasnya.
Selain itu, AI juga telah digunakan untuk melakukan monitoring terhadap masalah lebih awal, seperti untuk mencegah terjadinya penyaluran yang tidak tepat guna dan tepat sasaran terkait BBM Bersubsidi.
Terakhir, keberhasilan Pertamina Patra Niaga di dalam melakukan transformasi digital juga terlihat dari terbentuknya Kolaborasi Efektif antara IT dan Manajemen.
“Nah, yang paling penting juga di antara (keberhasilan perusahaan adalah efektivitas antara IT dan manajemen karena kami saat ini mampu menghasilkan solusi berbasis data untuk mendukung pengambillan keputusan strategis dan inovasi dalam menjawab kebutuhan bisnis dengan cepat,” pungkasnya.
