Reporter: Busthomi
Editor: Teguh IS
PT Jakarta Industrial Estate Pulogadung (JIEP), sebagai kawasan industri tertua dan pertama di Indonesia, terus mengasah keandalan infrastruktur IT-nya. Hal ini tak lepas dari tekad perusahaan, yang sahamnya 50% milik pemerintah pusat dan 50% milik Pemprov DKI Jakarta itu, untuk menjadi digital champions dalam mengelola perusahaan.
Menurut Arief Adhi Sanjaya, Chief Financial Officer (CFO) sekaligus Chief Technology Officer (CTO) JIEP, dalam menjalankan digitalisasi, perusahaan senantiasa mengoptimalkan ekosistem yang ada, sehingga fixed asset dan intangible asset bertumbuh dan berkembang, maka perlu backbone yang kuat salah satunya terkait dengan digitalisasi.
“Langkah ini selaras ke depannya bahwa kita akan berubah menjadi digital champions. Kalau kita lihat secara infrastruktur, governance, ataupun aplikasi dan lainnya itu maka perlu ada penguatan kolaborasi internal dan eksternal,” terang Arief, dalam Penjurian TOP Digital Awards 2021, yang digelar secara virtual, Jumat, (5/11/2021).
“Sehingga ke depan, dengan digital champions tadi, kami akan mengoptimasi proses bisnis internal dengan teknologi yang ada, serta ekosistem yang ada. Namun begitu juga bagaimana kita melayani customer itu melalui solusi yang nyata dan optimal. Ini semua dilakukan dengan memanfaatkan ekosistem teknologi yang ada. Semua sangat digital dari mulai service pre sales hingga after sales,” terang dia.
Dalam proses Penjurian TOP Digital Awards 2021 ini, Arief didampingi oleh Vice President ITFM, Nur Chalim; Assistant Vice President IT, Peralta C. P. Zega; IT System & Application Officer, Moh. Aryo Faqih Zamani; IT Infrastructure & Data Officer, Maryanto; IT System & Application Officer, Kurnia Fajar Fatih; dan IT System & Application Officer, Lutfhi Jovan Wandy A.
Arief mengungkapkan, dalam rangka transformasi digital menuju digital champions itu, JIEP salah satunya mengandalkan aplikasi MY JIEP.
“MY JIEP ini diawali sebagai tools proses rekrutmen. Jadi siapa saja yang siap untuk bekerja di kami bisa lewat aplikasi tersebut, datanya akan ter-record semua. Tidak perlu lagi menggunakan dokumen fisik. Apalagi disokong artificial intelligence (AI) bisa ketahuan sejauh apa kemampuan dari calon pelamar itu,” kata dia.
Selain itu, MY JIEP juga bisa digunakan untuk pengembangan para karyawan. Dalam pengembangan ini, JIEP menyediakan fasilitas belajar online berupa LMS (Alphabet JIEP). Selanjutnya, karyawan juga bisa mengembangkan diri dengan bebas mengakses berbagai materi yang disediakan.
“Kita juga bisa memantau siapa yang paling banyak belajar dan menyelesaikan pekerjaan dan siapa yang tidak, dan sebagainya. Semua online bisa kita pantau dari hari ke hari,” tutur Arief.
Tak sampai di situ, perseroan juga menggunakan MY JIEP untuk memberikan keluasan diri dengan program Dolar atau Dompet Belajar. “Dengan program ini, maka karyawan tak perlu khawatir perusahaan tidak mendukung minat dan passion, sekarang beli buku dan ikut pelatihan dibayarin,” imbuhnya.
Selanjutnya, perusahaan juga mempunya Job Posting yang juga digital. Sehingga karyawan tak perlu khawatir karirnya akan stagnan, karena perusahaan dengan transparan memberikan informasi job posting.
“Dengan MY JIEP dan menuju ke digital champions itu, maka kami punya Enterprise Architecture & Policy, sehingga digitalisasi ini tetap dijaga dari sisi good corporate governance (GCG)-nya. Yakni, setiap proses TI memiliki SOP yang sudah disetujui dan termonitor dengan GCG tadi. Dan juga JIEP sudah menyusun enterprise architecture (EA) untuk memastikan kesinambungan visi, misi, dan proses IT,” papar dia.
“Sebagai contohnya juga, bagaimana menangani keluhan IT dan monitoring IT itu sudah ada SOP yang terstruktur dengan baik. Dan ke depannya akan dapat meminimalisasi gangguan-gangguan moral hazard yang ada di IT itu,” lanjut Arief.
Menurutnya, digitalisasi juga bisa menjadi senjata di era VUCA (volatility, uncertainly, complexity, dan ambiguity) saat ini. Untuk itu, pihaknya pun terus mendorong adanya digital culture di perusahaan. Hal ini tercermin dari mulai absen online, isi form monitoring kesehatan harian di HCIS, update tugas dari atasan melalui aplikasi, menyampaikan aspirasi ke perusahaan bisa pakai aplikasi idekita, menambah wawasan dengan aplikasi LMS JIEP (alphabet), dan mengajukan lembur di HCIS.
“Bahkan, digital culture itu tidak hanya tentang dunia kerja tetapi juga hobi di dalam bermain game secara virtual (online gaming), dimana JIEP juga memiliki komunitas eSports untuk mendukung minat karyawan, namanya JIEPHORIA. Sehingga kami mampu memantau produktivitas karyawan secara real time melalui performance management system,” klaimnya.
Baca: e-Gate KIP, Inovasi JIEP
Solusi Unggulan
Dalam kesempatan ini, kepada dewan juri, Arief juga menjelaskan dalam rangka memperkuat proses transformasi digital itu, JIEP pun mengembangkan aplikasi-aplikasi IT yang jadi solusi unggulan.
MyScorecard berupa performance management system. Dengan keunggulan, dapat meningkatkan produktivitas klaryawan. Juga dibutuhkan supervisi atasan kepada karyawan untuk meningkatkan score. Dan karyawan berkompetisi untuk menjadi yang pertama di leaderboard.
JKLIK, kanal pengaduan keluhan untuk customer. Keuntungannya, customer bisa mengajukan keluhan secara online tanpa perlu datang ke kantor JIEP. Dan juga customer dapat memantau progress keluhan secara real time.
Oracle ERP Cloud, sistem ERP yang mengefisienkan proses operasional perusahaan dengan digitalisasi. Keuntungannya, digitalisasi proses dari hulu ke hilir yakni mulai dari membayar dan mengirim uang yang semula secara tunai; data master dan data transaksi terpusat sehingga mengurangi proses rekonsiliasi; ada efisiensi proses hingga 50%., dan efisiensi biaya operasional karena mengurangi penggunaan kertas dan tinta.
Adanya Oracle ERP Cloud ini juga sebagai upaya pencapaian JIEP ke level industry 4.0 dan society 5.0. Dengan Oracle, seluruh aplikasi sudah 100% on cloud, seluruh bisnis fully digitalized.
Kemudian, JIEP juga punya rencana penerapan smart city platform, dan kerja sama dengan BitDefender untuk keamanan local server dan perangkat end-user.”
Aplikasi Absensi Obline, absen sudah bisa di mana saja tanpa harus fingerprint ke kantor. Memudahkan di masa pandemi yang mengharuskan kita untuk Work from Home.
Keberhasilan Transformasi Digital
Terkait dengan keberhasilan yang sudah diraih perusahaan dari adanya transformasi digital ini, Arief menjelaskan, ada 6 hal yang dinilai cukup membanggakan.
Pertama, keberhasilan mendigitalisasi proses bisnis perusahaan dari hulu ke hilir melalui ERP, sehingga meningkatkan efisiensi proses dan biaya.
Kedua, keberhasilan mendukung work life balance karyawan dengan adanya performance management system dan komunitas e-Sport.
Ketiga, keberhasilan mendorong digital culture, sehingga workflow karyawan (masuk hingga pulang kantor) full menggunakan aplikasi.
Keempat, implementasi qlue thermal untuk menjamin keamanan dan kenyamanan kantor di masa pandemi.
“Kelima, implementasi performance management system untuk meningkatkan produktivitas karyawan di dalam perusahaan.
Terakhir, program dompet belajar (Dolar) yang mendorong keinginan belajar dan self-development karyawan.
