PT Indonesia Kendaraan Terminal (IKT) Tbk. telah melewati sesi penjurian TOP Digital Awards 2022 yang digelar Majalah It Works secara virtual pada Selasa, 15 November 2022 lalu. Diwakili oleh Luqman Muttaqin, Assitant Senior Manager of Information System, PT IKT memaparkan program transformasi digital yang telah diimplementasikan untuk bisnis bongkar muat kendaraan yang menjadi core business dari perusahaan tersebut.
Sebagaimana dikatakan di atas sesuai core business perusahaan, secara garis besar PT IKT memiliki tiga bisnis inti. “(Pertama) Terminal Handling, di mana kami melayani kegiatan bongkar muat kendaraan, part kendaraan, dan juga alat-alat berat,” kata Luqman.
Selanjutnya adalah ada Value added Service, yang berfokus terkait dengan processing kendaraan, seperti penambahan, modifikasi-modifikasi kendaraan. “Juga (yang ketiga) pada tahun sebelumnya kita mendukung kegiatan Tol Laut, khususnya untuk tol laut distribusi kendaraan,” ujarnya.
Tata Kelola IT
Bicara soal kebijakan dan tata kelola IT, Luqman menegaskan bahwa pedoman tata kelola IT perusahaan sudah dibuat dalam bentuk Surat Keputusan Direksi pada tahun 2021. Di mana di dalam surat keputusantersebut diatur terkait dengan hampir seluruh tata kelola yang berbasis kepada COBIT.
Lebih lanjut dikatakan Luqman bahwa padab 2020 PT IKT sudah mencoba untuk melakukan restrukturisasi fungsi organisasi IT yang disesuaikan dengan kebutuhan manajemen.
”Saat ini sedang kita coba ubah fungsi IT-nya itu ada tiga fungsi besar, di mana fungsi itu terkait dengan development application and operation, infrastructure serta terkait dengan data dan business intelligence. Karena memang saat ini kebutuhannya itu banyak terkait pertukaran data dan bagaimana kita coba menggunakan data sebagai value creation di perusahaan,” jelas Luqman.
Untuk IT Maturity Level, di tahun 2020 PT IKT sudah melakukan assessment menggunakan konsultan dari Bandung dan dari COBIT 4. Ada Sembilan objek yang diukur yakni terkait data, aplikasi, jaringan, server & storage, DC & DRC, Tata Kelola, IT Security, Organsiasi, dan end user.
“Di sini kalau dari Kementerian BUMN sebenarnya targetnya (IT Maturity Level-nya) 3. Jadi, kita masih banyak PR untuk pembenahan-pembenahan terkait dengan level maturity kita,” tandasnya.
Untuk IT Master Plan sendiri, seperti ditegaskan Luqman, PT IKT sudah memiliki gambaran terkait dengan target aplikasi yang harus kita implementasikan, mulai dari manual sampai advanced.
Inovasi
Masuk ke tema inovasi dan transformasi bisnis, pada sesi ini PT IKT mengungkap solusi unggulan yang telah diterapkan perusahaan. Pertama, Integrasi Automaker & Auto NPE.
“(Ini) salah satu inovasi yang jadi semacam value added, baik bagi kami, maupun ke pemilik barang. Jadi, di tahun 2019 ada kebijakan Perdirjen, di mana kebijakan tersebut meleluasakan pemilik barang untuk melakukan ekspor sebelum memiliki dokumen yang namanya dokumen NPE. Dokumen itu sebenarnya dokumen mandatory yang harus dimiliki oleh pemilik barang untuk masuk ke terminal,”kata Luqman.
“Dengan adanya peraturan tersebut kita diminta untuk mengintegrasikan sistem-sistem yang dimiliki oleh pemilik barang ke dalam sistem kita yang divalidasi ke sistem milik pemerintah, dalam hal ini CEISA miliki Bea Cukai. Jadi, dari integrasi ini sistem TOS kami terhubung dengan sistem inoventory dari car maker,” sambungnya.
Bisa dikatakan sebagian besar customer PT IKT tak lain adalah pabrikan otomotif seperti Toyota, Daihatsu, Mitsubishi, Isuzu, sampai dengan Hyundai.
“Kita sudah terintegrasi dengan sistem mereka. Jadi, pada saat mereka ingin melakukan pengiriman barang dari manufacture ke IKT itu langsung melalui sistem mereka terintegrasi dengan sistem kita. Nah, nantinya pada saat ingin pengapalan, atau masuk ke kapal itu mereka harus mengirimkan dokumen dalam bentuk digital yang coba kita validasi ke sistemnya CIESA milik Bea Cukai. Jadi, ada proses auto release yang secara digital. Nah, dengan adanya ini juga sistem kita diminta terintegrasi dengan INSW. Jadi, proses permintaan barang impor, itu sekarang kita sudah tergabung INSW jadi bisa dilakukan melalu platform INSW terintegrasi dengan sistem kita,” ungkap Luqman.
Selain dengan sistem milik pabrikan otomotif, sistem yang dimiliki PT IKT juga terintegrasi dengan aplikasi STID Tanjung Priok untuk memvalidasi pergerakan truk-truk ke dalam terminal IPCC.
“Nah, kalau kita lihat sebenarnya, fitur-fitur yang kita dapatkan dari sistem ini adalah integrasi penuh antara stake holder yang ada di bisnis car terminal, walaupun belum seluruh stakeholder karena memang tracking kita belum terhubung. Terus di sini ada (juga) fitur proses Auto Release dan Auto NPE. Jadi, barang-barang yang masuk ke dalam terminal yang belum dilengkapi dengan dokumen ekspor itu akan kita hold. Tapi nantinya sebelum pengapalan akan kita rilis otomatis sesuai dengan request dari pemilik barang yagn sudah kita verifikasi ke sistem CIESA,” jelasnya.
Lebih detil, Luqman menjelaskan karena ada pertukaran data antara sistem milik PT IKT dengan sistem car maker, sehingga ada track and trace cargo movement mulai dari pabrikan sampai naik ke kapal. Dengan demikian harapannya antara IKT dengan stake holder terkait ada real time data interchange, berlanjut ke digital process. “Karena yang tadinya proses-proses validasi verifikasi dengan Bea Cukai menggunakan paper saat ini sudah tidak ada lagi, semuanya otomatis melalui suatu sistem,” ujarnya ketika menjelaskan benefit dari sistem.
Lalu, benefit berikutnya adalah kecepatan dalam melakukan muat kapal, karena saat ini proses rilisnya sudah digital tidak manual, jadi untuk proses pengapalan lebih cepat. Selain itu ada juga keuntungan di sisi pabrikan. Di mana pabrikan disebut tidap perlu punya yard yang besar di pabrikan, jadi setelah melakukan assembly mobil itu bisa langsung dikirim ke car terminal. “Itu untuk Integrasi Auto Car Maker & Auto NPE yang sudah kita implementasi mulai tahun 2019. Sampai sekarang sebenarnya kita enhance karena ada beberapa latest teknologi yang bisa kita implementasikan,” kata Luqman.
Berlanjut, solusi bisnis terkait inovasi produk dan layanan konsumen yang telah dikembangkan PT IKT adalah Service Request & Autogate Domestik. Sistem ini telah diimplementasikan pada tahun 2022 ini.
Sejatinya, seperti dikatakan Luqman, sistem tersebut merupakan penataan layanan terminal domestik di Tanjung Priok. “Karena memang sebenarnya kalau kita compare antara kegiatan di domestik dengan kegiatan di internasional itu sangat berbeda, terutama dengan di domestik ini terkait dengan aturan-aturan yang masih belum bisa diimplementasikan. Nah dengan adanya Autogate ini, semua pemilik barang yang ingin melakukan transaksi ke terminal itu wajib melakukan announcement,” jelas Luqman.
Dengan begitu, melalui sistem tersebut PT IKT sudah tahun berapa banyak barang yang akan masuk ke terminal, yang nantinya bisa kita kalkulasi untuk jadi planning di lapangan. Autogate Domestic juga sudah terintegarasi dengan sistem STID milik otoritas pelabuhan Tanjung Priok. “Di sini benefit yang kita dapatkan itu adalah adanya improvement di gate process. Di gate process itu tidak ada lagi pengecekan karena memang identifikasi barang sudah dilakukan oleh pemilik barang. Terus kita juga me-reduce manpower, karena sudah digantikan dengan fungsinya dengan fungsi autogate.
Selanjutnya, benefit yang ketiga, yakni adanya transparansi. Transparansi dalam hal ini kepemilikan barang.
“Yang keempat itu ada improvement di efisiensi di aktivitas operasi. Yang kelima sebenarnya kita juga membuat dashboard untuk pemilik barang. Jadi, ketahuan tuh sebenarnya saat ini yang sudah masuk ke terminal berapa dan statusnya,” tutup Luqman.
