Sebagai perusahaan pelopor dalam pengembangan Jasa Pertukaran Data Elektronik (PDE) di Indonesia, proses transformasi digital sudah bukan barang baru bagi PT Electronic Data Interchange Indonesia (EDII).
Anak usaha dari PT Pelabuhan Indonesia (Persero) yang telah berdiri sejak 1 Juni 1995 ini diketahui menjadi ujung tombak digitalisasi di sektor kepelabuhan dan kepabeanan di Indonesia.
Yang terbaru, PT EDII bahkan sudah mulai mengimplementasikan teknologi Robotic Process Automation (RPA) terpadu dengan Artificial Intelligence (AI) dan Machine Learning (ML) untuk Otomasi Dokumen Kepabeanan. Tujuannya agar proses dokumentasi kepabeanan menjadi semakin cepat, efisien dan produktif.
Hal ini sebagaimana disampaikan oleh Kepala Divisi Business Development and Operation PT EDII dalam wawancara penjurian TOP Digital Awards 2024 yang diselenggarakan Majalah It Works pada Senin (28/10).
“Kita menerapkan teknologi terkini RPA untuk pengolahan dokumen pelengkap kepabeanan. Jadi sebagai informasi bahwa Bisnis kami untuk trade facilitation salah satunya adalah untuk proses pengurusan dokumen kepabeanan baik itu impor ekspor secara general maupun impor ekspor yang khusus. Maksudnya khusus ini terkait dengan fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan yang diberikan oleh bea cukai,” kata Budi.
Budi menuturkan implementasi teknologi RPA berbasis AI ini menjadi tools untuk mendukung solusi bisnis Trade2Gov e-Declaration yang telah dimiliki PT EDII. Trade2Gov e-Declaration adalah sebuah aplikasi bagian dari Trade2Government yang ditujukan untuk pembuatan dan penyampaian dokumen deklarasi kepabeanan, meliputi: dokumen deklarasi impor (Pemberitahuan Impor Barang – PIB), dokumen deklarasi ekspor (Pemberitahuan Ekspor Barang – PEB), dokumen terkait pengusaha kawasan berikat, dokumen kedatangan sarana pengangkut, dan dokumen deklarasi muatan kapal.
Melalui e-Declaration pengguna juga dapat mengirimkan dokumen deklarasi kepabeanan ke sistem Bea & Cukai secara online dengan menggunakan standar keamanan dan standar penyampaian dokumen yang direkomendasikan oleh World Customs Organization (WCO).
Semua respon terhadap dokumen deklarasi kepabeanan diterima secara otomatis oleh aplikasi e-Declaration dan dapat dicetak di mana saja. e-Declaration memberikan kemudahan pengguna dalam melakukan penyiapan, pengiriman, pencetakan, dan pengelolaan dokumen deklarasi kepabeanan sampai penerimaan respon.
“Nah, dalam penyiapan dokumen kepabeanan melalui Trade2Gov e-Declaration, biasanya itu setiap importir mau pun eksportir telah memiliki dokumen. Baik itu dokumen invoice, packing list ataupun dokumen PL, ataupun dokumen yang lain. Dan mekanismenya biasanya mereka melakukan semacam entry ulang dari dokumen tersebut. Karena dokumennya mereka dapat dari PDF ataupun scan berupa image kemudian dilakukan entri Dalam sistem untuk pengajuan dokumen kepabeanan,” ujar Budi.
“Untuk menunjang dari pada kemudahan mereka menyiapkan dokumen yang tadinya mereka harus melakukan entri. Di sini kita tambahkan untuk fungsi RPA, yaitu kita tambahkan dalam bentuk add-on yang bisa diaktivasi oleh pelanggan kami. Dengan mengaktifkan add on untuk RPA ini maka importir maupun eksportir hanya perlu meng-upload saja dokumennya baik itu dokumen packing list, invoice, dokumen sertifikat maupun dokumen pelengkap lainnya dalam berbagai format apa pun ke dalam sistem ini maka si robot ini akan melakukan pembacaan secara otomatis,” sambung dia.
Adapun penggunaan AI dan machine learning, kata Budi, dilakukan untuk melakukan sejumlah penyesuaian dan otomasi dalam pembacaan penulisan dokumen yang beragam.
“Seperti misal beberapa satu importir jika dia menerima dokumen pelengkap dari banyak partner di luar negeri, bsa jadi penulisan identitasnya berbeda. Misalkan penulisan PT-nya ada yang di depan, ada yang dibelakang nah itu dengan teknologi ini secara otomatis bisa menganalisa berbagai karakter penulisan dan bisa melakukan semacam disimpulkan bahwa ini adalah untuk satu identitas user yang sama,” jelas Budi.
Budi menyebut penggunaan teknologi RPA berbasis AI ini mampu membaca dokumen secara beragam dengan tingkat akurasi hingga 85% dan masih terus dikembangkan agar semakin optimal ke depannya.
“Jadi, ini memang ini juga sangat tergantung sekali dari kualitas dari dokumen yang di-upload. Namun demikian dari sistem kita coba untuk melakukan pengembangan lebih lanjut sehingga misalkan jika ada kualitas upload dokumennya buruk atau kurang terang, itu ada mekanisme dia untuk dibuat lebih jelas lagi. Atau misalkan dokumen yang kualitas scan-nya agak bergelombang dia juga bisa untu dihaluskan lagi, sehingga bisa didapatkan pembacaan dokumen yang lebih baik lagi,” kata Budi.
“Jadi, istilahnya sistem ini terus kami kembangkan, terus learning untuk bisa meningkatkan kemampuannya. Dengan demikian kita dari testimoni dari sisi customer mereka bisa menyiapkan dokumen secara lebih cepat. Dari sehari satu operator itu bisa menyelesaikan penyiapan dokumen lebih cepat. Secara garis besar kita bisa mencatatkan produktivitas penyiapan dokumen naik lebih dari 300%,” imbuh dia.
Budi menambahkan selain untuk mempermudah dokumentasi kepabeanan dari para eksportir dan importir, implementasi teknologi ini juga dimanfaatkan untuk proses internal bisnis di perusahaan. Misalnya untuk mengenali dan mengambil informasi dari dokumen tagihan dari penyedia jasa (vendor) untuk semua pengadaan barang dan jasa di lingkungan PT Pelabuhan Indonesia.
“Nah, teknologi RPA berbasis AI ini kami juga gunakan di internal Pelindo. Jadi, di sisi internal Pelindo ini digunakan untuk otomasi validasi tagihan. Di posisi saat ini mulai dari Pelindo Sabang sampai Merauke itu ada sekitar 10 ribu dokumen yang bisa diproses perbulan. Nah, di sini dengan teknologi ini bisa meningkatkan prosesnya sampai 16.000 perbulan,” papar Budi.
“Di sini adalah kita juga mengintegrasikan dengan SAP dan juga integrasi dengan DJP untuk validasi faktur pajaknya. Jadi, setiap kali tagihan itu kita validasi dengan dokumen-dokumen lainnya apakah itu dokumen BAST, kontrak maupun jadwal pekerjaan. Sehingga dari sistem bisa melakukan validasi apakah tagihan ini memang sudah sesuai, baik itu secara konten maupun waktunya kemudian untuk diproses lebih lanjut untuk pembayaran,” pungkas dia.
Editor: Fauzi
