Tahun 2019, Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) telah melakukan reorganisasi besar-besaran, termasuk dalam bidang IT. Hal tersebut seperti diungkap Hendro Subagyo, M.Eng, Kepala Pusat Data dan Dokumen Ilmiah (PDDI) LIPI dalam sesi penjurian TOP Digital Awards 2020 secara online yang digelar oleh IT Works, 14/10.
Melalui reorganisasi di sektor IT, Hendro menegaskan, LIPI (yang memiliki) 47 satuan kerja dengan pengelolaan IT sendiri-sendiri, pada tahun 2019 bertransformasi sehingga ada perubahan luar biasa di dalam pengelolaan IT.
M. Hanif Muslim, Kepala Bidang Pengelolaan Infrastruktur dan Sistem Informasi PDDI LIPI, mengatakan tahun 2019 pihaknya telah melakukan perubahan yang sangat masif dan sangat besar, baik dari sisi organisasi maupun dalam hal pengelolaan SDM.
“Sebelum tahun 2019 seluruh satuan kerja (branch unit) itu sangat independen (mengelola anggaran sendiri, mengelola SDM sendiri, termasuk mengelola IT-nya). Dampaknya adalah duplikasi atau tumpang tindih sistem informasi, sesuai data assessment kami di tahun 2015 ada sekitar 165 aplikasi, dan 165 aplikasi yang sifatnya generik (seperti) aplikasi kepegawaian, aplikasi keuangan, dan semuanya punya hal yang sama, dan tidak saling terintegrasi satu dengan lainnya,” ungkap Hanif.
Terjadinya duplikasi data dalam koneksi, membuat validitas data sangat diragukan pada saat itu, dan resiko keamanan informasinya juga sangat tinggi. “Jadi, karena itu pada 2019 Kepala LIPI memutuskan untuk mengubah seluruh konsep organisasi menjadi lebih terintegrasi,” tandas Hanif.
Perubahan dimaksud mencakup tiga poin utama, yakni dari dari sisi SDM, Organisasi, dan Anggaran. Dari sisi SDM, LIPI mengembangkan apa yang disebut sebagai sistem informasi e-kinerja untuk mengukur performa setiap pegawai dari KPI masing-masing. Sementara dari sisi anggaran, LIPI mengembangkan sistem informasi E-Layanan Sains.
Adapun dari sisi organisasi, Hanif mengatakan seluruh aplikasi yang LIPI kembangkan itu untuk mendukung penyatuan atau integrasi proses layanan yang tadinya terpisah menjadi terintegrasi dalam satu kawasan.
“Konsepnya adalah kami membangun apa yang disebutnya Intra LIPI yang berperan sebagai back office yang memproses berbagai transaksi internal yang kemudian diharapkan dapat secara otomatis menghasilkan informasi atau layanan publik melalui berbagai kanal front office LIPI. Dan ini semua sudah terintegrasi dalam satu aplikasi portal. Jadi, konsep pengembangannya itu bukan masing-masing, (tetapi) kami integrasikan di dalam satu portal, dan ini mencakup ke seluruh level lembaga, jadi sampai ke pegawal level terkecil bisa mengakses Intra LIPI,” ungkap Hanif.
“Melalui reorganisasi di sektor IT, LIPI (yang memiliki) 47 satuan kerja dengan pengelolaan IT sendiri-sendiri, pada tahun 2019 bertransformasi sehingga ada perubahan luar biasa di dalam pengelolaan IT.”
Hendro Subagyo, M.Eng, Kepala Pusat Data dan Dokumen Ilmiah (PDDI) LIPI
Lebih lanjut Hanif mengatakan bahwa dari sisi solusi bisnis eksternal, fungsi LIPI diharapkan bisa menjadi hub kolaborasi terkait dengan riset. Oleh karena itulah, LIPI mencoba berperan sebagai hub kolaborasi terkait dengan infrastruktur riset terbuka untuk merealisasikan hal itu agar lebih konkret.
“Maka itu dilakukan dengan tentunya aplikasi atau sistem informasi yang disebut dengan e-layanan sains. Jadi, kita sebut e-layanan sains ini sebagai strategi riset terintegrasi dan berkelanjutan, dan ini melalui e-layanan sains baik dari dalam dan luar negeri bisa berkolaborasi di sini. LIPI menyediakan, baik infrastruktur hardware maupun software, seluruh perangkat riset atau infrastruktur riset kami buka dan semua bisa menggunakan melalui e-layanan sains ini nanti,” kata Hanif.
Di E-layanan Sains ada berbagai layanan mulai dari sarana dan prasarana, konsultasi, bimbingan dan kerja sama. LIPI memiliki berbagai macam platform riset terbuka, di mana setiap masyarakat, peneliti, industri bisa melakukan menggunakan infrastruktur tersebut melalui aplikasi ELSA. “Karena kami ketahui bahwa LIPI sebagai organisasi riset terbesar di Indonesia, saat ini LIPI fokus memenuhi kebutuhan infrasruktur riset. Sehingga nanti setiap universitas dan industri bisa berkolaborasi di LIPI dalam menciptakan penelitian-penelitian yang dibutuhkan,” kata Hanif.
Adapun kaitannya dengan pandemi COVID-19, sebagai bagian dari tim konsorsium riset pemercepatan penanganan pandemic Covid-19, LIPI terus aktif menginformasikan kontribusinya melalui laman covid19.lipi.go.id. Peran aktif LIPI diwujudkan dalam keterbukaan akses fasilitas laboratorium seperti Bio Safety Level-3, Penelitian di bidang penanganan Covid-19, dan Pelatihan penanganan dan pengujian Covid-19, bagi berbagai pihak tanpa dipungut biaya.
Berkaitan dengan solusi di New Normal, LIPI menerapkan apa yang disebutnya sebagai digital signature sejak 2019. ”Dan nggak menyangka kalau ini sangat berguna saat memasuki masa pandemi seperti sekarang. Penerapan tanda tangan digital berbasis sertifikat elektronik, sudah diterapkan dan sudah diimplementasi di Intra LIPI juga. Jadi semua pegawai saat ini, bisa saya katakan bahwa 70% sudah memiliki sertifikat elektronik. Ternyata di masa pandemi (digital Signature) ini sangat-sangat bermanfaat untuk kami, karena memang seluruhnya orang bekerja dari rumah . Bayangkan kalau ini tidak ada sementara kami di organisasi pemerintahan masih sangat (butuh) legalisasi,” kata Hanif.
Selain digital signature, solusi bisnis era new normal yang dimiliki LIPI lainnya, di antaranya e-kehadiran mobile, Layanan Kawasan (Ticketing System) Mobile, dan masih banyak lagi. (Fauzi)
Baca: Pemerintah Tetapkan Laboratorium LIPI di Cibinong untuk Periksa Covid-19
