Maret tahun ini adalah bulan yang sibuk bagi M12, perusahaan yang mendanai Business to Business (B2B) para startup. Sebuah tim M12 akan mengadakan Female Founders Competition yang kedua. Awalnya, kompetisi ini rencananya akan mengadakan sesi penyisihan selama dua hari di daerah San Francisco, secara tatap muka, dengan 20 finalis wirausahawan memberikan presentasi pitch mereka kepada dewan juri.
M12, yang bekerja sama dengan Mayfield dan Pinda Pivotal Ventures dari Melinda Gates, kemudian akan memilih empat pemenang dari grup dan memberikan total hadiah US$6 juta untuk biaya seeding perusahaan.
Namun, pada minggu pertama bulan itu, dampak COVID-19 ada dalam berita dan jelas bahwa para finalis — yang tinggal di pusat teknologi di AS dan secara internasional di Inggris, Jerman, dan Israel — tidak dapat menghadiri acara tersebut. Menunda jadwal bukanlah jadi pilihan.
“Di tahap awal, para pendiri perempuan ini menerima modal rata-rata US$1 juta lebih sedikit daripada rekan-rekan pria mereka,” tulis Tamara Steffens, M12 General Manager and Managing Director dalam unggahannya di LinkedIn baru-baru ini.
“Defisit US$1 juta menunjukan masalah sistemik yang lebih luas; jika kita lihat datanya, perusahaan-perusahaan yang didirikan oleh perempuan hanya mengumpulkan 2,8 persen dari modal ventura pada tahun 2019.”
Itu membuat tim acara Kompetisi bersikeras: mereka perlu mengerahkan modal kepada para pemenang secepat mungkin. Jadi mereka memutuskan untuk mengadakan acara secara virtual menggunakan Microsoft Teams.
Berikut bagaimana mereka melakukannya dan apa yang dapat dipelajari.
Menyesuaikan pengalaman bagi partisipan
Tim M12 dengan hati-hati mempertimbangkan bagaimana memindahkan acara ini menjadi online karena akan berdampak pada para presenter kompetisi dan juga dewan juri: Steffens dengan Priya Saiprasad dari Mayfield dan Julie Wroblewski dari Pivotal Ventures.
Mereka telah menjadwalkan pitch selama dua hari dimana juri akan mendengar pitch berdurasi 10-30 menit per hari. M12 ingin memastikan setiap finalis mendapat perhatian penuh dari para juri selama presentasi mereka. Seperti yang akan mereka lakukan jika mempresentasikan di sebuah ruangan secara langsung.
Jadi, daripada membuat satu ruang pertemuan virtual dengan memanggil finalis masuk pada waktu tertentu, M12 menjadwalkan setiap presentasi sebagai pertemuan individu. Sementara seorang finalis memberikan presentasinya, Colleen O’Brien, Marketing Lead di M12, akan beralih ke panggilan selanjutnya untuk membantu persiapannya. Dengan cara ini, O’Brien dapat memastikan bahwa setiap finalis siap dengan bahan presentasinya dan dapat cek suara dan videonya di “ruang virtual” sendiri.
Mempersiapkan para presenter
Pada hari-hari sebelum acara dimulai, O’Brien mengadakan jam kantor supaya setiap founder dapat memanggil dan terlebih dahulu berlatih presentasi di Teams. Dengan cara ini, mereka dapat mengatasi gangguan teknis terlebih dahulu, membiasakan diri mengendalikan slide dalam lingkungan digital dan mengatur waktu presentasi mereka di depan audiens.
O’Brien bahkan mengirim screenshot para presenter sehingga mereka memahami apa yang akan dilihat para juri selama siaran langsung. Ini penting bagi mereka yang belum pernah menggunakan Teams sebelumnya dan memberi semua orang kesempatan untuk merasa nyaman sehingga dapat fokus saat tampil.
Pertimbangan lain: akses Wi-Fi yang cepat dan dapat diandalkan. Salah satu founder dari Pakistan memperingatkan dewan juri bahwa Wi-Fi kemungkinan bisa putus saat melakukan presentasi. Satu lagi, yang tinggal di Michigan, yang bertetangga dengan banyak pemain video game online, bahkan mengambil langkah untuk menghubungi para tetangga tersebut, meminta mereka membatasi streaming selama waktu presentasinya.
Jika mereka kehilangan koneksi, para presenter diberi pilihan untuk menelpon langsung via Teams. Dan para juri telah mendapatkan salinan slide sebelum pitch. Jadi jika presentasi terhenti, dewan juri selalu memiliki versi offline untuk diikuti.
Menciptakan koneksi manusia
Biasanya, ketika dana ventura berinvestasi pada wirausahawan, mereka menghabiskan waktu untuk mengenal para founder di balik startup. Dan selama presentasi, para founder bisa mendapatkan reaksi dari investor juga – apakah mereka merasa sudah paham dengan presentasi? Apakah mereka melihat kembali ke slide untuk lebih memahami sesuatu? — dan berdasarkan ini dapat menyesuaikan presentasi mereka berdasarkan petunjuk ini.
Panitia tetap menginginkan adanya koneksi nyata ini sebanyak mungkin dan terus menampilkan video mereka kalau memungkinkan. Dan karena Teams memungkinkan dewan juri untuk melihat slide dan wajah penampil pada saat yang sama, presentasi virtual menjadi lebih hidup bagi para juri. Berbeda apabila mereka hanya bisa melihat presentasi secara offline.
Pelajaran yang dapat dipelajari
Didorong oleh keberhasilan acara virtual mereka, M12 mencatata beberapa hal penting:
Untuk para event organizer:
Jadwalkan dengan cermat. Ada energi yang terpancar ketika Anda berkumpul bersama di ruangan tertentu. Sayangnya, energi ini sulit diciptakan kembali secara online dan, tanpa itu, para partisipan akan rentan kelelahan.
Meskipun para juri beristirahat di sela-sela presentasi, mendengar 10 presentasi selama dua hari terbukti menantang. Ke depannya, panitia berencana untuk menjadwalkan acara virtual supaya tidak berurutan seperti yang di lakukan pada acara langsung.
Untuk para presenter:
Temukan pencahayaan yang bagus. Kami terbiasa melakukan presentasi di ruang konferensi profesional atau dari panggung dengan pencahayaan yang mumpuni. Pencahayaan rumah cenderung lebih suram. Bermainlah dengan pencahayaan untuk membuat latar belakang yang cerah dan minta anggota keluarga untuk mengambil gambar atau video sehingga Anda dapat melihat apa yang akan dilihat hadirin Anda.
Tetaplah bergembira! Bahkan para presenter yang paling dinamis dapat tergoda untuk menjadi lebih pendiam ketika melakukan presentasi secara virtual. Tahanlah keinginan untuk membaca naskah teks. Berlatihlah dan sampaikan presentasi Anda langsung kepada penonton, seolah-olah Anda berada di ruangan dengan mereka.
Panitia M12 juga mendorong para presenter untuk berbicara secara otentik dan melakukan eksperimen terlebih.
Berkat kecepatan dalam memindahkan kompetisi mereka ke Microsoft Teams, M12 masih bisa mengikuti jadwal untuk mengumumkan pemenang mereka dan memberikan modal yang diperlukan kepada empat founder perempuan yang luar biasa.
Mereka berhasil memindahkan acara penting ke online dengan mempertimbangkan perpindahan ke digital akan memengaruhi acara dan para peserta; menyesuaikan pengalaman untuk memenuhi kebutuhan spesifik mereka; dan memberi para presenter kesempatan untuk berlatih menggunakan perangkat Teams sehingga mereka bisa benar-benar berprestasi di depan dewan juri.
Mereka juga mempertimbangkan kemungkinan permasalahan yang muncul, termasuk kurangnya pengetahuan tentang perangkat tersebut dan kualitas Wi-Fi serta menyiapkan solusi untuk mengatasinya. Dan mereka menganut pola pikir pertumbuhan (growth mindset), mendorong semua orang untuk menjadi otentik dan memahami situasi yang menantang.
Baca: Pengalaman Dari Microsoft Indonesia Setelah Empat Minggu Working from Home
Baca: 10 Cara Baru Untuk Mencapai Lebih Banyak di Ruang Kerja Modern
