Penulis: Teguh Imam S.
PT Aero Systems Indonesia, terkenal dengan Asyst, punya visi jadi perusahaan yang memiliki platform Travel dan Trasportasi kelas dunia dengan basis teknologi AI. Manajemen perusahaan memasang target di tahun 2022 visi itu dapat tercapai.
“Asyst adalah anak perusahaan Garuda Indonesia. Dengan fokus aktivitas usaha menyediakan berbagai solusi TI untuk industri travel, trasnsportasi, dan industri terkait lainnya,” ujar Sholekan, Direktur Teknik & Operasi PT Aero Systems Indonesia saat Penjurian TOP DIGITAL Awards 2020 secara online, 25/11/2020.
“Dulu kami hanya mengelola sistem ticketing. Namun, sejalan dengan kebijakan perusahaan, kini Asyst punya visi-misi baru yaitu membangun platform Travel dan Trasportasi kelas dunia dengan basis teknologi AI.”
Ia melanjutkan, “Untuk mewujudkan visi-misi itu, terkait TI kami memiliki Tata Kelola-nya. Di Struktur Organisasi Asyst, TI ada di bawah Direktur Operasi, dengan tiga bagian yaitu Development, Infrastructure Operation, dan Program Management Office.”
“Jumlah SDM TI, per Oktober 2020, terdiri dari 78 karyawan tetap dan 81 karyawan tidak tetap. Jumlah ini menurun dibandingkan tahun 2019 lalu, sehubungan dengan efisiensi yang kami jalankan karena adanya pandemi,” ungkap Sholekan.
“Kemudian, untuk IT Master Plan kami telah membuat Grand Strategy, mulai tahun 2020 ini, sejumlah langkah telah dilakukan, salah satunya, menjalankan tahapan dengan tema Fixing the Basic atau mempersiapkan pondasi. Fixing the Basic ini merupakan salah satu tahapan dari Grand Strategi Asyst.”
Ada 7 langkah yang jadi prioritas dalam mempersiapkan pondasi ini yaitu: menyelesaikan ‘dispute’masa lalu, menata SDM, menata SOP, membuat produk-produk ciri khas Asyst, efisiensi internal proses, melakukan sinergi dengan perusahaan yang termasuk Garuda Indonesia Group, dan sinergi dengan sesama BUMN,” tambahnya.
Sholekan menjelaskan, ketujuh langkah itu, saat ini ada yang sudah selesai, ada yang sedang difinalisasi dan ada yang sedang diimplementasi.
“Setelah semua langkah itu selesai, diharapkan berikutnya, kami dapat menjalankan tahapan bertema Turn Around di tahun 2021, dan tahapan Flying Higher di tahun 2022. Tahapan itu meliputi bidang image perusahaan, marketing, sales, dan diversifikasi produk.”
“Tata kelola TI kami juga ada payung hukumnya berupa sejumlah regulasi, mulai dari Kementerian BUMN, Garuda Indonesia sebagai induk perusahaan: One Gate Policy dan Struktur Organisasi Unit Information System Solution pada Corporate Strategy & Information Technology Services.”
“One Gate Policy dengan IT Shared Services ini berlaku untuk semua perusahaan yang termasuk Garuda Indonesia Group. Fungsi Planning (IT Master Plan, IT Architecture) dan Controlling (IT Governance, IT Security) jadi tanggung jawab Garuda Indonesia. Sedangkan Asyst bertanggung jawab untuk fungsi Development (Application Design & Development, Infrastructure Implementation) dan Operations (Maintenance & Managed Service, Single Point of Contact) – DevOps.”
Sholekan melanjutkan, Asyst punya 5 inisiatif terkait kebijakan pengelolaan Human Capital TI dan Milenial, “DEEP singkatan dari DEveloper DEvelopment Program; Training oleh Internal, Eksternal, dan Sertifikasi; menyelenggarakan ASYST Innovation Award; terkait pandemi ada kebijakan Flexytime dan Work from Home; dan terakhir Asysts Milenial Focus Group Discussion.”
Saat ini, Asyst punya IT Maturity Level 3 yang diukur dengan Model Integration. “Artinya, saat ini terkait TI, ada Proses Standar di Asyst, dan ada Proses yang dibuat khusus untuk proyek tertentu,” klaim Sholekan.
“Kami menggunakan metode Waterfall dan Agile untuk Manajemen Pengembangan Aplikasi/Solusi Bisnis.”
“Untuk Prosedur Pengembangan Aplikasi/Solusi, dengan SDLC, Agile – SCRUM. Dan Prosedur Implementasi dengan SDLC, Agile – SCRUM.”
“Kami juga menggunakan PMBOK untuk Project Development Tracking System, ITIL (Information Technology Infrastructure Library) untuk user issue – tracking system, keluhan pengguna, dan ISTQB (International Software Testing Qualifications Board) di departemen testing,” terangnya.
Solusi Bisnis Unggulan
Kepada dewan juri, Sholekan memaparkan salah satu langkah yang dijalankan Asyst di tahap Fixing the Basic adalah membuat sejumlah produk berciri khas Asyst.
“Juga untuk memperluas pangsa pasar diluar Garuda Indonesia Group. Terlebih lagi, ke depannya kami ingin memperbesar porsi pelanggan layanan kami di luar Garuda Group. Saat ini porsinya masih 75 persen Garuda Group, 25 persen di luar Garuda Group,” ungkapnya.
Solusi Bisnis Eksternal
Pada tahun 2020 ini, Tim IT Asyst telah mengembangkan sejumlah solusi 100 persen asli Indonesia yang dapat digunakan oleh pihak eksternal atau mitra.
AMALA, aplikasi Loyalty Management utama yang digunakan Garuda Indonesia dan Citilink untuk menggantikan Amadeus buatan Amerika. Aplikasi ini sudah diintegrasikan pada sistem yang digunakan oleh Skyteam (Aeroflot (Rusia), Aerolineas Argentinas, AeroMexico, AirEuropa (Spanyol), Air France, Alitalia, China Airlines (Taiwan), China Eastern, Czech Airlines, Delta (Amerika Serikat), Garuda Indonesia, Kenya Airways, KLM (Belanda), Korean Air, MEA (Lebanon), Saudia, TAROM (Romania), Vietnam Airlines, Xiamen Air (China).
Manfaat, dapat menghemat cost yang dikeluarkan oleh Garuda Indonesia dan jadi bagian dari penerapan sinergi BUMN. AMALA merupakan pengembangan frequentline – dari produk lokal untuk pasar global.
YUKEMON, aplikasi Corporate Travel Management, pengelolaan perjalanan dinas pegawai yang terintegrasi mulai dari pengaturan jadwal perjalanan dinas, pemesanan tiket trasportasi, sewa kendaraan, penginapan dan akomodasi lainnya.
Persetujuan (approval) dan pelaporan perjalanan dinas dilakukan secara digital – melalui aplikasi di smartphone. Saat ini YUKEMON sudah diimplementasikan oleh salah satu dinas di Pemprov Jawa Barat. “Yukemon ini Traveloka versi korporat,” ujar Sholekan.
“Yang sedang mulai menggunakan YuKemon: Garuda Indonesia, Cilink, Kemendagri, Pemprov DKI, Ancol, Sinarmas, Sompo Insurance, Zurich Topas Life, Bank Jtrust, Ainav Indonesia,” terangnya.
Manfaatnya, prosesnya sederhana, ada penghematan waktu, penghematan biaya, meningkatkan Produktivitas, ada wawasan lanjutan, ada dukungan 24/7.
ACCESS, aplikasi Logistic Management, pengelolaan end-to-end air cargo. Terdiri dari 3 modul besar, yaitu booking, regulated agent, dan warehouse. Saat ini, sudah digunakan oleh Trigana Air, Angkasa Pura Logistics, Citilink, dan Garuda Indonesia.
“Ini untuk menggantikan produk buatan India namanya Cargo Flash yang saat ini digunakan oleh Citilink.”
Keunggulan Access, end-to-end integration air cargo management, tersedia dalam versi mobile apps dan web apps, memberikan realtime tracking dan dashboard.
Manfaatnya, membantu pemilik bisnis cargo dalam mengelola transaksi secara cepat, akurat, dan tercatat. Membantu agent/customer dalam men-tracking barang yang dikirim.
FAMMOS, aplikasi Maintenance Management, digunakan untuk Pemeliharaan, Perbaikan dan Operasi unit pesawat atau biasa disebut Maintenance, Repair and Overhaul (MRO). Saat ini FAMMOS sudah digunakan PT Garuda Maintenance Facility, PT Aero Asia Tbk dan Sriwijaya Air. Selain itu, FAMMOS juga dapat digunakan pada industri transportasi laut, darat (sudah tahap pendekatan PT KAI untuk digunakan) dan udara.
Manfaat, mempermudah perusahaan dalam memenuhi kebutuhan operasional fleet selama masa sewa (Modul Obligation) dan mengakomodir kebutuhan management maintenance pesawat serta persiapan redelivery fleet ke lessor (Modul Maintenance).
SOLIDSHIFT, aplikasi Rostering Management, ada 3 modul besar rostering, scheduling, dan shifting, semuanya menggunakan AI. “Ide ini muncul karena di airport banyak sekali kompetensi mulai dari kompetensi core, sampai kompetensi groundhandling, dan itu semua ada syarat training, sertifikasi. Juga melibatkan orang banyak, dan shiftingnya banyak, 24 jam. Maka sistem ini akan mengatur semuanya, siapa orangnya, tugasnya apa, dan kapan,” jelas Sholekan.
Solusi Bisnis Internal
ERP PR dan PO, aplikasi ERP untuk pengajuan PR (Purchase Requisition) dan PO (Purchase Order). Aplikasi ini mulai digunakan tahun 2020.
“Pengajuan PR (Purchase Requisition) dan PO (Purchase Order) secara otomatis melalui aplikasi dan aproval secara digital. Monitoring dan tracking pengajuan PR dan PO jadi lebih mudah. Setiap pengajuan PR dan PO dapat dipantau terkait pesetujuannya, sistem mengirimkan email notifikasi secara real time untuk masing-masing tingkatan persetujuan PR yang didapat kepada pegawai yang mengajukan.”
ON TRACK, aplikasi Performance Management System (PMS), berbasis web yang digunakan oleh perusahaan yang telah terdaftar untuk melakukan perencanaan, monitoring dan review kinerja dan pengembangan karyawan. Aplikasi ini mulai digunakan tahun 2020.
“Perusahaan dapat melakukan perencanaan, monitoring dan review kinerja dan pengembangan karyawan dengan lebih mudah.”
ELANG, aplikasi dashboard monitoring penggunaan infrastruktur seperti server, DB, aplikasi yang ada di data center Asyst. Aplikasi ini mulai digunakan tahun 2020.
“Manfaatnya, mengetahui utilisasi infrastruktur server Asyst (InfrastructurePerformance, Database Performance, dan Application Performance).”
JIRA dan TRELLO,aplikasi Project Management Software untuk sistem pelacakan masalah-masalah (issues), kesalahan (bug), tugas (task) pada saat pengembangan perangkat lunak. Aplikasi ini mulai digunakan tahun 2020.
“Manfaatnya, memastikan proyek yang dikerjakan dapat selesai tepat waktu dan tepat fitur sesuai requirement.”
COMMET (Contract Management and Tracking), aplikasi monitoring dan penelusuran kontrak yang ada di perusahaan. Aplikasi ini digunakan sejak 2018.
“Manfaatnya, automatisasi data base kontrak, expire kontrak lebih termonitor sehingga amandemen kontrak dapat dilakukan tepat waktu. Data kontrak yang sebelumnya tersebar jadi terpusat data dan ada informasi kontrak.”
FIS (Finance Information Systems), sarana automatisasi permintaan Cash Advance: Payment Request (APR & GER), Duty Travel (DTO & DTOR) dan Biaya Edukasi Pelanggan (BEP & BEPK khususnya untuk Account Manager). Aplikasi ini digunakan sejak 2015.
“Setiap pengajuan Cash Advance dapat dipantau terkait persetujuan dari setiap berkas yang diajukan, sistim mengirimkan email notifikasi secara real time untuk masing-masing tingkatan persetujuan Cash Advance yang didapat kepada pegawai yang mengajukan Cash Advance. Dapat diselesaikan rata-rata dalam waktu 14 hari kerja.”
Mobile Banking, menyediakan aplikasi Mobile Banking untuk Bank Bukopin.
Solusi Bisnis di Era New Normal
Travel Document, aplikasi untuk membantu proses rapid test penumpang pesawat, terintegrasi dengan airline, klinik, dan airport. “Diimplementasikan di Garuda Indonesia, sebentar lagi launching.” Tahun implementasi: 2020 oleh developer Internal.
Online Meeting, Microsoft Teams, platform kolaborasi berbasis obrolan berfitur lengkap yang dapat mendukung aktivitas berbagi dokumen, rapat online, dan banyak lagi fitur yang sangat berguna untuk komunikasi dalam bisnis. Tahun implementasi: 2020, Developer (Eksternal).
Dampak
“Dari penerapan WfH, DevOps, dan Project Monitoring & Control Process, kami berhasil melakukan penghematan setahun sebesar Rp 5,7 Miliar.”
“Dengan menerapkan office automation dan KPI Monitoring, diperoleh peningkatan produktivitas dan keuntungan perusahaan,” klaim Sholekan.
