Penulis: Nurdian Akhmad
PT Elnusa Petrofin memiliki misi dan peran yang sangat vital dalam penyaluran energi ke penjuru negeri. Tidak hanya menyalurkan bahan bakar minyak (BBM), anak usaha PT Elnusa Tbk dan Pertamina Group juga mendistribusikan gas (LPG) dan bahan kimia.
Saat ini, PT Elnusa Petrofin mengelola lebih dari 1.719 unit truk dengan segala tipe dan 536 unit mobil tangki yang tersebar di seluruh daerah di Indonesia.
Guna mendukung keberhasilan misi tersebut, manajemen PT Elnusa Petrofin menjadikan teknologi informasi (TI) sebagai pilar transformasi digital dan pertumbuhan perusahaan.
TI sangat membantu aktivitas bisnis perusahaan terutama dalam mengintegrasikan layanan transportasi (integrated transportation services), integrated fuel supply trading, integrated infrastructure services, integrated fuel management services dan integrated chemical services.
Sejak 2019 hingga saat ini, PT Elnusa Petrofin membesut berbagai solusi digital yang sudah diaplikasikan baik di lingkup internal perusahaan, group maupun mitra bisnis.
Solusi tersebut pertama adalah Digital Risk Management yang dikembangkan tim IT internal perusahaan dan diaplikasikan pada 2019. Ini merupakan solusi Enterprise Risk Management (ERM) untuk mengendalikan kegiatan manajemen risiko (KPI based risk) dimulai dari proses identifikasi risiko, analisis penyebab dan gejala risiko, risk assessment maupun risk treatment berupa monitoring tindak lanjut rencana mitigasi risiko. Adapun jenis risiko yang dikelola meliputi operational risk dan business risk.
“Solusi digital ini sudah mendapat recognize dari holding kami dan Pertamina. Bahkan aplikasi ini telah diimplementasi di holding dan anak perusahaan dan ini menjadi standardisasi pengelolaan risk management di Elnusa Group. Awal tahun 2021 mulai dilakukan standardisasi dan diharapkan akhir tahun ini sudah semua terstandardisasi,” tutur Angga Marta Pradana, Departmen Head of IT PT Elnusa Petrofin dalam penjurian TOP DIGITAL Awards 2021 yang dilakukan secara virtual, Senin (15/11/2021).
Angga dalam penjurian ini didampingi M Imam Ghozali (IT System Analyst) dan Ari Prasetyo (Unit Head IT Operation). Tim IT PT Elnuas ini membawakan materi presentasi berjudul ‘Pilar Transformasi Digital dan Pertumbuhan Perusahaan’.
Menurut Angga, fitur unggulan dari Digital Risk Management ini antara lain, Report Periodic Risk Register, Multi Level Risk Monitoring (Business & Supporting), Monitoring Risk Mitigation, dan Peta Risk Matrix.
“Manfaat bagi perusahaan dari solusi digital ini adalah, potensi risiko dapat dikenali sejak dini oleh perusahaan. Selain itu, memudahkan pelaporan risiko bisnis dari tiap-tiap unit di seluruh area (web based). Dokumen pengelolaan risk menjadi terintegrasi,” kata dia.
Selain Digital Risk Management, PT Elnusa Petrofin memiliki Digital Correspondence atau Decors. Aplikasi yang dikembangkan tim IT internal perusahaan dan diimplementasikan pada 2020 ini merupakan aplikasi/sistem korespondensi digital untuk surat menyurat, form approval, dan juga sirkulasi secara digital.
Aplikasi ini menjawab kebutuhan perusahaan dalam konteks kebutuhan sirkulasi korespondensi yang memakan waktu lebih lama dikarenakan masa pandemi Covid-19 yang membatasi pertemuan tatap muka.
Decors memiliki beberapa fitur unggulan, yakni Digital Signature, Workflow Management, Letter template, Tracking Log, dan Digital Archiving.
Selain meningkatkan efisiensi korespondensi dan mempercepat sirkulasi approval, menurut Angga, aplikasi Decors ini memiliki manfaat menghemat biaya penyimpanan document. Kecuali itu, mengurangi poensi kontak erat dimasa pandemic dan sebagai standardisasi korespondensi dalam internal perusahaan. Aplikasi ini juga terintegrasi dengan system digital signature di Indonesia (PSrE).
Solusi digital lainnya adalah Integrated Maintenance Management System (MMS) yang juga diimplementasikan pada 2020. Aplikasi ini dikembangkan oleh tim IT internal perusahaand an pihak ketiga.
Ini merupakan aplikasi yang memilik fungsi utama untuk merekam seluruh aktivitas kegiatan maintenance, mulai proses pengadaan, penyimpanan, serta penggunaan ban dan sparepart. Kegiatan maintenance ini menjadi faktor utama dalam bisnis transportasi terutama distribusi BBM.
“MMS sangat berperan dalam kegiatan ini mengingat kesehatan kendaraan adalah menjadi salah satu faktor utama kelancaran kegiatan distribusi,” tutur Angga.
Ada banyak fitur unggulan di MMS, yakni Preetrip online sebelum distribusi, Perawatan berkala, Memprediksi umur ban dan sparepart, Manajemen ban (Riwayat, rotasi, afkir, vulkanisir, notifikasi, stok dan Penggunaan), Cost Control Penggunaan ban dan sparepart.
“Aplikasi MMS ini juga terintegrasi dengan aplikasi pengadaan,” ucap dia.
Dengan mengimplementasikan aplikasi MMS, kata Angga, memberikan kemudhan bagi perusahaan dalam mengontrol kebutuhan dan penggunaan ban/sparepart. Ini juga sebagai bentuk pencegahan kecelakaan lalu lintas. Selain itu, kegiatan perawatan kendaraan lebih efektif dan terukur.
Solusi digital lainnya adalah Fleet Control Center atau Pusat Kontrol Distribusi. Aplikasi yang dibangun tim IT internal ini mulai diaplikasikan pada 2020. Aplikasi ini sebagai pusat pengendalian distribusi BBM atau bahan bakar kimia (BBK) ke lembaga penyalur yang lebih advance dengan Integerasi system Fleet Management dan Service Management. Aplikasi ini dilengkapi media komunikasi dua arah secara langsung dengan driver.
Beberapa fitur unggulan Fleet Control Center adalah Pengendalian Operasional 24×7 (SOS, intervention for violations, Safety Awareness, Blocking System), Integerated System (Fleet Management, GPS and Service Management (SLA)). Selain itu, Fleet Management Control (Fit to Work, Self Service Machine (AVM), Auto Scheduling, Cost Control), Driver Behavior Scoring dan Realtime Dashboard Monitoring.
Ada beberapa manfaat dari implementasi aplikasi Fleet Control Center, antara lain Performa Health, Safety, Security, & Environment (HSSE) berhasil dipertahankan dan ditingkatkan, Ini terbukti dari pelanggaran driving behavior yang turun sebesar 80 persen.
“Biaya-biaya atas kompensasi lakalantas dan biaya lain berhasil di cegah sebesar 100 persen atau sebesar Rp 2,5 miliar dan potensi delay dalam service pengangkutan BBM ke lembaga penyalur (4-20 jam) berhasil ditiadakan,” tutur Angga.
Solusi digital lainnya adalah Liquid Monitoring System atau Limosin. Aplikasi ini dikembangkan tim IT internal dan diimplementasikan mulai 2020. Limosin adalah sebuah sistem berbasis web dan android yang dapat diakses melalui desktop dan mobile phone. Sistem ini merupakan one stop solution dalam memantau pergerakan arus minyak di lokasi vendor held stock (VHS) secara realtime. Liquid Monitoring System juga dapat digunakan untuk mendukung aspek operasional maupun manajemen.
Beberapa fitur unggulan Limosin adalah Dashboard Realtime Monitoring , Ketahanan Stock, Estimasi Pengiriman, dan Stok Realtime. Sedangkan manfaat bagi perusahaan antara lain kontrol terhadap kondisi bisnis pengeloaan depo jauh lebih muda. “Manajemen juga dapat mengetahui kegiatan operasional secara realtime sehingga mudah dalam mengambil kebijakan,” ujar Angga.
PT Elnusa Petrofin juga mengimplementasikan aplikasi Mobile Liquid Monitoring System, sebuah aplikasi berbasis android yang dapat diakses melalui mobile phone.
Aplikasi yang dibangun pihak eksternal ini untuk mempermudah pelanggan mengetahui pergerakan BBM secara realtime baik penerimaan, stok maupun penggunaan. Manfaat bagi Elnusa Petrofin adalah, kontrol terhadap kondisi bisnis pengeloaan depo jauh lebih mudah dan mengetahui kegiatan operasional secara realtime sehingga mudah. Hal ini menjadi faktor utama dalam mengambil kebijakan.
Sedangkan manfaat bagi pelanggan adalah bisa mengetahui jumlah stok BBM yang berada di setiap fasilitas penyimpanan BBM milik pelanggan. Pelanggan juga dapat mengetahui proses transaksi penerimaan/penyaluran secara realtime. “Informasi ketahanan stok dan trend thruput dapat diakses secara mudah,” tuturnya.
Solusi di Masa Pandemi
Di masa pandemi covid-19, beberapa solusi digital juga dihadirkan PT Elnusa Petrofin Solusi antara lain Solusi Video Conference (Online Meeting), Aplikasi yang dipakai adalah MsTeam, Zoom, dan Cisco Webex.
Sebelum pandemi atau tahun 2019, manajemen perusahaan sudah menggunakan apliksai tersebut untuk rapat koordinasi dan Program Sapa Safety Online dari TOP Management.
Solusi digital lainnya yang diimplementasikan di masa pandemi ini adalah Dashboard Internal Covid19 Monitoring dengan nama Pikopen. Aplikasi bikinan internal ini diimplementasikan sejak 2020.
“Aplikasi mobile ini untuk penanganan dampak Covid19 yang dilengkapi dengan stok kebutuhan medis serta Dashboard Internal yang dipakai dalam pengambil keputusan management,” kata Angga.
Tak hanya itu, Elnusa Petrofin juga membuat aplikasi presensi online bernama Greatday. Presensi online menjadi tools yang sangat dibutuhkan dalam suasana pandemi Covid19 untuk membantu memonintor karyawan yang bekerja dari rumah (WFH).
Selain presensi online, aplikasi yang dibangun pihak eksternal ini memiliki fitur unggulan geo tagging, pengajauan leave, overtime dan pay slip. “Aplikasi ini sangat membantu perusahaan menghadapi tantangan SDM selama pandemi. Karyawan dapat mudah dalam proses pengajuan leave, overtime dan pay slip,” tuturnya.
Keberhasilan implementasi digital di PT Elnusa Petrofin didukung tenaga-tenaga IT perusahaan atau perwira yang sebagian besar para milenial. Dari 26 perwira di Head Office, sekitar 62 persen adalah tenaga IT milenial. Sedangkan di Site Office, dari 57 Perwira, sebanyak 58 persen adalah milenial.
“Dalam tahapannya untuk penambahan atau rekrutmen kita sudah diplanning melalui IT masterplan yang dipergunakan menjadi roadmap dan nanti per tahunnya akan diubah menjadi manpower plan dan training need analysis,” tutur Angga.
Untuk mendukung digitalisasi ini, PT Elnusa Petrofin juga sudah menerapkan key performance index (KPI) untuk seluruh departemen, minimal harus punya satu inovasi digitalisasi dan Continus Improvement Program (CIP) baik menyangkut digitalisasi, bisnis, dan lainnya.
“Tahun 2021, Alhmadulillah Elnusa Petrofin menjadi perusahaan yang memberikan makalah CIP terbanyak di Elnusa Group dan kami juga dari sisi digitalisasi mendapat tiga penghargaan emas dan tiga penghargaan super untuk inovasi yang kami lakukan,” cetus Angga.
