PT Electronic Data Interchange Indonesia merupakan anak usaha dari IPC (Pelabuhan Indonesia II) yang telah beroperasi 25 tahun. Sesuai namanya, PT Electronic Data Interchange Indonesia atau disingkat EDII ini menjalankan aktivitas bisnis terkait pertukaran data elektronik, bagaimana satu informasi dari satu entitas dipertukarkan dengan entitas yang lain.
“Di sini kita adalah sebagai fasilitator untuk percepatan dan kelancaran arus barang, arus informasi, dan arus uang dalam rangka kegiatan perdagangan internasional dan nasional. Jadi, kalau ada proses ekspor, proses impor, bagaimana satu komoditas barang itu diimpor masuk ke Indonesia, prosesnya agar cepat, termasuk juga untuk proses pengurusan logistik di kepelabuhanan. Itu yang menjadi target bisnis kami,” kata Budi Setiawan, Kepala Divisi (Kadiv) Business Development EDII pada sesi Presentasi dan Wawancara dengan Dewan Juri TOP DIGITAL Awards 2020 secara online yang diselenggarakan majalah IT Works.
EDII mengusung nilai perusahaan (corporate value) yang disebut SPEED akronim dari (Synergy through Business Collaboration; Professional in e-Business Solutions; Enhancing Revenue for Corporate Growth; Excellent in Services; Dedicated to Customers Needs & Solutions) yang didasari oleh evaluasi internal bahwa perusahaan memerlukan kecepatan untuk meraih cita-cita dari visi dan misinya. “Kita berharap bahwa dengan corporate value ini, kita bisa lebih cepat untuk mengimplementasikan segala usulan untuk perbaikan perusahaan,” ucapnya.
Ciptakan Talenta Digital
Dalam hal kebijakan pengelolaan teknologi informasi, EDII telah memiliki IT Master Plan. Seperti dikutip dari slide presentasi, tertulis bahwa sesuai dengan strategi Perseroan, maka disusunlah Master Plan Teknologi Informasi (MPTI) sebagai sebuah rencana tata kelola pengelolaan teknologi informasi di lingkungan PT EDI Indonesia 2016-2020. Dokumen IT Master Plan 2016-2020 ini diselaraskan dengan Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) 2020–2024 dan melihat best practice serta tren pengembangan layanan berbasis teknologi informasi dunia.
Masih soal kebijakan dan tata kelola TI, EDII dalam hal ini telah memiliki ISO 27001 untuk keamanan sistem informasi dan ISO 9001.
“Jadi, bagaimana tata kelola di internal, secara manajemen dan tata kelola terhadap pengelolaan teknologi informasi ini diatur di dalam (beberapa) standar operasional perusahaan, sebagai pemenuhan untuk mendapatkan ISO tersebut (yang telah diterapkan perusahaan ini lebih dari 5 tahun),” ungkap Budi.
Lebih jauh disebutkan seperti perusahaan pada umumnya, investasi TI EDII diselaraskan dengan bisnis perusahaan dan menjadi satu enabler dalam mencapai target perusahaan. Tidak hanya terkait dengan infrastruktur ataupun penyediaan perangkatnya dan software-nya, namun juga untuk kebijakan pengadaan ataupun peningkatan kapabilitas dari Human Capital atau karyawan di perusahaan tersebut. Dengan kata lain, perusahaan ini membuat mekanisme di dalam internal untuk menciptakan satu resource karyawan atau dengan istilah lain bisa dikatakan sedang membuat digital talent (talenta digital).
“Kebetulan perusahaan kami bergerak di bidang teknologi informasi, maka digital talent ini sangat dibutuhkan sekali,” jelas Budi.
Untuk mendapatkan tenaga kerja yang kompeten di bidang TI, EDII bekerjasama dengan Lembaga Pendidikan terkemuka dan melakukan Training yang berkesinambungan sesuai dengan tren perkembangan TI.
Solusi Unggulan
Guna menopang aktivitas bisnis perusahaan, EDII tentu memiliki sejumlah solusi bisnis, baik untuk internal perusahaan, maupun solusi yang diterapkan untuk eksternal perusahaan. Untuk solusi yang diterapkan secara internal, EDII memiliki solusi bernama e-Office: Meeting Rooms Booking System. Solusi yang telah diimplementasikan tahun 2014 ini merupakan mekanisme pemesanan pemakaian ruang rapat secara online yang memiliki fitur unggulan pemesanan pemakaian ruang rapat secara online, monitoring pemakaian ruang rapat, notifikasi kepada peserta rapat.
Solusi bisnis lain yang dikembangkan oleh PT EDII yang diimplementasikan secara internal adalah e-Office: Booking Online Kendaraan Operasional. Diimplementasikan sejak 2017, aplikasi ini dideskripsikan sebagai pemesanan pemakaian kendaraan operasional secara online yang menawarkan fitur unggulan berupa booking online, tracking posisi kendaraan, dan nebeng. Manfaat yang diperoleh perusahaan dari aplikasi ini di antaranya efisiensi biaya operasional kendaraan, optimalisasi pemakaian kendaraan bermotor, dan peningkatan pelayanan pelanggan.
Adapun untuk solusi yang diterapkan secara eksternal, EDII menyoroti dua aplikasi unggulannya, yakni aplikasi yang digarap untuk Lembaga National Single Window (LNSW), yaitu Sistem Indonesia National Single Window (INSW) dan solusi untuk Badan Koordinator Penanaman Modal (BKPM) yang dibuat tahun 2018.
Melalui LNSW EDII mengintegrasikan untuk seluruh pemrosesan dokumen kepabeanan dalam rangka impor dan ekspor. “Jadi, (ini soal) bagaimana importir dan eskportir mengurus dokumen impor dan ekspor dan ini terintegrasi dengan sistem perizinan dari Kementerian/Lembaga lainnya. Ketika importir membutuhkan izin dari Kementerian Perdagangan maka itu akan menjadi Online Single Submission dengan sistem di Kementerian Perdagangan. Sehingga semua perizinan dapat terpenuhi secara elektronik, semua perizinan dapat dipenuhi dengan cepat,” jelas Budi.
Adapun terkait dengan BKPM yang disebut dengan Online Single Submission, aplikasi ini ditujukan untuk kemudahan perizinan berusaha.
“(Siapa saja), baik itu perorangan atau perusahaan skala besar itu dipastikan memiliki izin untuk berusaha yang diwujudkan dalam satu identitas namanya nomor induk berusaha (NIB). Nah, ini sistem yang mengintegrasikan dengan sistem-sistem Kementerian/Lembaga ataupun sistem di pemerintah daerah,” jelas Budi.
Lebih lanjut Budi mengatakan bahwa solusi ini sampai sekarang masih terus di-maintenance dan masih terus di-improve pemakaiannya.
Terkait era new normal dan pendemi Covid-19 EDII mengembangkan (aplikasi) bernama Hadirkoe. Diimplementasikan tahun 2020, Hadirkoe merupakan aplikasi pencatatan kehadiran bekerja baik di kantor, rumah, atau pelanggan. Tidak hanya untuk pencatatan cek in/cek out, lewat aplikasi ini perusahaan juga bisa memonitor, baik untuk mereka yang WFH atau WFO.
“Kenapa kita bisa melakukan itu semua? Jadi, di sini kita membangun satu budaya inovasi. Di setiap hari Jumat kita memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyampaikan atau memberikan idenya. Dari sinilah ide-ide itu (muncul), baik itu (berupa) produk yang kita pakai secara internal, ataupun kita jual ke pelanggan,” tutup Budi. (Fauzi)
