Penulis: Fauzi
Badan Kepegawaian Negara (BKN) memiliki sejumlah tugas dan fungsi, salah satunya adalah mengendalikan seleksi pegawai. Dalam menjalankan tugasnya untuk mengendalikan seleksi pegawai, BKN pun sudah memanfaatkan teknologi informasi, dalam hal ini BKN menggunakan dua aplikasi.
“Jadi, untuk yang mengendalikan seleksi pegawai ASN ini kita menggunakan dua sistem aplikasi, yaitu SSCASN dan juga CAT (Computer Assisted Test). Di mana untuk akses pendaftaran, form usulan formasi, dan manajemen informasinya menggunakan SSCASN, sedangkan untuk proses seleksi atau ujiannya kita menggunakan CAT,” kata Juwita Pebriana Pasaribu, Pranata Komputer Pertama di BKN, saat sesi penjurian TOP Digital Awards 2021.
Sebagai sebuah lembaga, tentu tugas dan fungsi BKN tidak sebatas mengendalikan seleksi pegawai saja. Artinya masih ada sejumlah tugas lain dari BKN sebagaimana diungkap Juwita, yaitu menyelenggarakan penilaian kompetensi, membina jabatan fungsional kepegawaian, mengelola dan mengembangkan Sistem Informasi Kepegawaian, menyusun NSP teknis kebijakan manajemen ASN, menyelenggarakan Administrasi Kepegawaian ASN, dan mengawasi dan mengendalikan NSPK Kepegawaian.
Begitupun dengan aplikasi yang digunakan, selain SSCASN dan CAT, BKN juga memiliki aplikasi bernama MySAPK BKN yang saat ini juga sedang berjalan.
SSCASN
Sebelum membahas berbagai hal terkait SSCASN, patut diketahui bahwa aplikasi ini telah memperoleh penghargaan ASEAN Public Sector Organisation of the Year pada ajang FutureGov Awards 2014 se-Asia Pasifik di Kuala Lumpur, dalam menyediakan inovasi sistem rekrutmen CPNS Online yang terintegrasi dari SSCN (sekarang SSCASN) dan CAT-BKN.
“Sejak 2018 sampai saat ini sudah seluruh instansi sudah menggunakan SSCN, sebagai wadah dalam menyelenggarakan seleksi pegawainya. Pada 2018 ada 553 instansi, 2019 ada 521 instansi, dan pada 2021 ada 563 instansi untuk 3 Seleksi untuk tiga jenis pengadaan yaitu PPPK, CPNS dan 9 Sekolah Kedinasan,” ungkap Juwita.
Lebih lanjut dikatakan Juwita, di 2021 ini jumlah user yang mengakses SSCASN adalah 9,6 juta, yang berasal dari beberapa negara. “Jadi, untuk SSCASN ini kita memudahkan pendaftarnya tidak harus dari Indonesia, misalnya ada yang dari luar negeri juga bisa daftar karena berbasis web. Nah, SSCASN ini sendiri sudah dilakukan audit aplikasi oleh BPPT dan BSSN,” sambungnya.
Sesuai dengan fungsinya, yakni sebagai wadah dalam menyelenggarakan seleksi pegawai, SSCASN memiliki sejumlah fitur yang ditujukan baik bagi instansi maupun pelamar.
Pertama, dashboard. Dikatakan Juwita dengan menggunakan dashboard ini instansi maupun panselnas bisa memonitoring progress pendaftarannya, jumlahnya berapa, atau berapa yang sudah lulus, dan juga pengelolaan nilainya juga kita lakukan di dashboard.
Selanjutnya, yang kedua adalah portal SSCASN yang merupakan portal utama yang menyajikan informasi-informasi maupun jadwal.
Yang ketiga, aplikasi Admin SSCASN, fasilitas ini diperuntukkan untuk admin instansi dalam melakukan pengaturan formasi, juga persyaratan dari setiap jabatan yang diusulkan dan juga untuk BKN pusat dan kantor regional untuk melakukan validasi formasi tersebut.
Keempat da Portal Akun dan Pendaftaran, di sinilah pendaftar bisa melakukan pendaftaran dan pemilihan formasinya, lalu mengirimkan berkasnya secara digital, yaitu mengunggah berkasnya dan juga sebagai pusat informasi pribadinya. “Jadi, pendaftar itu bisa melihat sudah sejauh apa proses pengadaan seleksi CASN ini. Jadi, di situ ada pengumuman dan pengisian DRH, lalu verifikasi. Sistem verifikasi di mana instansi bisa melakukan verifikasi administrasi. Jadi setelah pendaftar melakukan pendaftaran, dan mengunggah dokumennya akan diverifikasi di sistem ini,” jelas Juwita.
Kelima, Pengolahan Hasil Seleksi. Juwita menyatakan bahwa Pengolahan Hasil Seleksi adalah sistem yang digunakan untuk mengolah hasil, nilai yang dikirim oleh sistem ujiannya. “Kalau misalnya P3K guru menggunakan UNBK kita terintegrasi dengan UNBK-nya juga dan juga kalau CPNS dan Sekolah Kedinasan kita menggunakan CAT. Jadi, kita terintegrasi dengan sistem CAT tersebut,” jelasnya.
Keenam, Help Desk Terintegrasi. Ini merupakan fitur yang ditujukan untuk pelamar bila mengalami kendala penggunaan atau pendaftaran selama proses pendaftaran. Help Desk juga bisa digunakan untuk instansi untuk menjawab pertanyaan-pertanayan yang memang tertuju pada instansinya.
Computer Assisted Test (CAT-BKN)
CAT-BKN pertama kali diluncurkna pada tahun 2009, pada saat itu hanya digunakna oleh BKN untuk seleksi jabatan fungsional. Tahun 2010 aplikasi ini digunakan oleh BKN dan Arsip Nasional. Terus alami peningkatan hingga pada tahun 2014 CAT-BKN telah digunakan oleh 325 instansi untuk seleksi CPNS.
“Setiap tahun kita lakukan pembaruan terhadap sistem kami sehingga menjadi lebih baik lagi. Yang terbaru itu tahun 2020-2021 di mana kita menghadapi tantangan Covid-19, jadi kami mengubah sistem kami dari yang semi online maupun offline menjadi full online tahun 2020. Dan tahun 2021 kita menambahkan fitur pengenalan wajah juga live scoring melalui Youtube,” kata Muhammad Efni Surayadi, Subkoordinator Pengelolaan Aplikasi Sistem Seleksi di BKN.
Lebih lanjut dikatakan Efni bahwa aplikasi CAT-BKN juga mendapatkan penghargaan dari FutureGov Awards 2014 – ASEAN Public Sector Organization of The Year, Kuala Lumpur, Malaysia. Dan Juga Top 10 World Bank Global Report on Public Service Performance di 2018.
Seperti telah disebutkan pada tahun 2020-2021, sistem CAT-BKN sudah diubah ke full online. Oleh karena aplikasi CAT didesain untuk dapat dipergunakan secara full online secara teknis memungkinkan untuk dilakukan pelaksanaan ujian dimanapun, kapanpun, asalkan terhubung dengan internet beberapa fitur pengawasan telah diterapkan melalui Snapshot dan App Zoom (sesuai regulasi saat ini, ujian tetap berlangsung di Lab CAT dengan pengawas).
Selain itu, dikatakan Efni, pada tahun 2021 CAT-BKN juga memiliki fitur di mana CPNS dan P3K bisa mengunduh sertifikat, biasanya pada H+1 atau H+2, lewat laman https://sertificat.bkn.go.id.
Untuk mengecek keaslian sertifikat, pengguna juga bisa mengunduh Aplikasi Validator Sertifikat pada Google Playstore; klik tombol scan; dan scan QRcode yang terdapat pada sertifikat.
MySAPK
Dalam paparan, tertulis bahwa MySAPK menjadi bagian dari SIASN (Sistem Informasi ASN) yang diperuntukan penggunaanya untuk seluruh ASN. MySAPK menjadi tools penting agar ASN dapat mengakses informasi secara langsung dan berkontribusi dalam menjaga kualitas data masing-masing individu. MySAPK dapat memperpendek proses bisnis dimana ASN dapat melakukan rekues perubahan data juga dapat mengetahui seluruh proses tahapan layanan sampai mendapatkan dokumen SK dari layanan yg diajukan. Kontribusi ASN secara langsung terhadap kualitas datanya akan berdampak pada kualitas data ASN secara nasional sehingga akan mendorong percepatan terwujudnya #SatuDataASN.
“Ada 4,1 juta ASN yang terkoneksi dengan MySAPK yang selama ini para ASN itu tidak mengetahui atau melihat datanya secara langsung dan tidak pernah melakukan updating datanya secara langsung yang saat ini menimbulkan bahwa data pada data ASN itu tidak update secara nasional. Mungkin update secara instansi tapi secara nasional tidak ada kontribusi. Sehingga harapannya dengan cara kolaboratif seperti ini para ASN yang bisa langsung memonitor datanya dan melakukan perbaikan datanya melalui MySAPK, diharapkan percepatan terwujudnya #SatuDataASN akan semakin cepat,” ujar Wahyu Firdaus, Koordinator Perencanaan dan Evaluasi SIASN di BKN.
Di MySAPK, lanjut Firdaus, para ASN juga bisa melihat berbagai macam fitur, salah satunya adalah Kompetensi.
Sementara lewat PDM (Pemutakhiran Data Mandiri) ASN, para ASN bisa meremajakan datanya dan memastikan dokumen-dokumen yang mereka miliki, seperti SK Pengangkatan, Ijazah dan lain-lain untuk dilakukan perbaikan atau usulan perbaikan melalui layanan PDM.
Ke depan, PDM ASN sebagaimana dikatakan Firdaus akan dapat dilakukan setiap saat. ”ASN akan terus kita buka aplikasinya sampai mereka pensiun, dan bisa diakses di mana saja, tidak harus ke kantor,” sambungnya.
Diharapkan juga dengan terjadi kolaboratif antara ASN dengan pengelola kepegawaian yang diharapkan akan mempercepat terwujudnya Satu Data ASN. “Jadi, selama ini yang melakukan updating data adalah pengelola kepegawaian, ke depan kolaborasi ini yang kita rangkul dengan seluruh ASN di MySAPK harapannya mempercepat terwujudnya satu data ASN. Kemudian yang terakhir adalah peduli dengan data. Jadi, masih banyak ASN yang belum atau kesadarannya masih minim terkait dengan kepeduliannya terhadap datanya masing-masing sehingga para ASN yang tidak pernah mempedulikan datanya berdampak pada pelayanan administrasi dan lain-lain,” jelas Firdaus.
Disebutkan pula bahwa ke depan PDM ASN diharapkan akan menjadi budaya baru ASN untuk selalu memonitor dan memperbaiki datanya secara mandiri kapanpun dan dimanapun menggunakan aplikasi MySAPK.
“Saat ini sudah ada 3,9 juta ASN yang telah melakukan aktivasi atau terhubung dengan MySAPK dari total 4,1 juta ASN,” tutup Firdaus.
