Penulis: Abdullah Suntani
Editor: Teguh IS.
Transformasi digital di Lembaga Nasional Single Window (LNSW) atau biasa disebut Single Window telah dilakukan secara masif dan terintegrasi dengan lembaga negara terkait lainnya. Langkah ini sebagai upaya Single Window membangun digital culture agar pemanfaatan teknologi informasi (IT) berjalan sesuai harapan yaitu menghadirkan kemudahan bagi pelaku usaha dan meningkatkan kinerja lembaga.
“Saat ini memang seluruh kegiatan di LNSW kita menggunakan office automation untuk persuratan, untuk meeting sampai dengan program-program pengelolan SDM. Semuanya serba digital, termasuk pemantauan kinerja pegawai,” demikian pernyataan Rachmad Solik selaku Direktur Teknologi Informasi Single Window saat mengikuti Penjurian TOP Digital Awards 2022 secara daring, Jumat (4/11/2022).
Dalam keikutsertaanya tahun ini, Single Window mengetegahkan materi bertajuk “Upaya Membangun Digital Culture Single Window.”
TOP Digital Awards adalah ajang pembelajaran dan penghargaan bidang TI tingkat nasional, diselenggarakan majalah It Works sejak tahun 2016 bekerjasama dengan sejumlah asosiasi dan lembaga konsultan TI dan Telco. Tema yang diangkat dalam TOP Digital Awards 2022 ini adalah “The Strategic Impact of Digital Transformation in Business & Government.”
Dalam kesempatan ini, bertindak sebagai dewan juri yaitu Dede Mulyana, Nurul Yakin SB., dan Lim Kurniawan.
Keleluasaan Lokasi Bekerja
Kepada dewan juri, Rachmad memaparkan untuk membangun digital culture, Single Window memberikan keleluasaan pada pegawai untuk bekerja di manapun berada, baik di dalam maupun di luar kantor. Tujuannya untuk meningkatkan produktivitas.
“Pemantau pegawai dilakukan mengingat saat ini sebagian pegawai kami masih ada yang bekerja WFH (work from home), dan mereka juga bekerja melalui satellite office maupun work from anywhere, di manapun bisa bekerja tapi secara kinerja dapat dilakukan pemantauan,” jelasnya.
“Nah ini adalah beberapa (upaya membangun digital culture), co-working space, kemudian satellite office dimana beberapa kantor yang lokasinya dekat dengan rumah, si pegawai mereka tidak perlu ke kantor tapi cukup bekerja di-office yang memang sudah disediakan secara bersama,” paparnya.
Saat ini, ada dua model dalam upaya membangun digital culture terkait keleluasaan lokasi bekerjabagi para insan Single Window, yakni Collaborative Working Space dan Flexible Working Arrangement.
Colaborative Working Space meliputi Activity Based Workplace (pengaturan tata letak ruangan yang mengedepankan fleksibilitas dan mobilitas dalam bekerja); Satellite Office (kantor di luar kantor utama yang memiliki ruang co-working space dan dipergunakan untuk melaksanakan FWS/flexible working space); dan Co-working Space(ruang kerja yang berbeda untuk melaksanakan FWS dan mendukung satellite office).
Sedangkan Flexible Working Arrangement meliputi Flexible Working Space (pola kerja pegawai yang memberikan fleksibilitas lokasi bekerja) dan Flexible Working Hour (pengaturan jam kerja pegawai yang memberikan fleksibilitas waktu bekerja).
Selain itu, lanjut Rachmad, sebagai upaya lainnya membangun digital culture, pihaknya memiliki system contact center yang terintegrasi. “Begitu juga (untuk digital culture) kita punya contact center yang terintegrasi dengan kementrian-lembaga. Karena sistem kami terintegrasi dengan 15 kementerian-lembaga, maka ketika ada permasalahan dapat langsung menghubungi kontak yang sudah terintegrasi dengan lembaga terkait.”
Inovasi Digital Unggulan
Ada banyak ragam inovasi transformasi digital yang dilakukan Single Window sebagai upaya pemanfaatan teknologi informatika (TI), untuk meningkakan layanan dan kinerja lembaga. Berikut di antaranya:
Office Automation, aplikasi yang bersifat common application diatur oleh Kementerian Keuangan untuk memudahkan kegiatan administrasi perkantoran dan kepegawaian. Dengan aplikasi tersebut banyak manfaat yang telah dirasakan seperti paperless dan efisiensi waktu.
“Ini betul-betul mentransformasi kami dari manual ke digital. Dari kegiatan-kegiatan admisitrasi semuanya sudah serba digital,” terang Rachmad.
Monitoring Aplikasi & Infrastruktur, merupakan aplikasi untuk memonitoring utilisasi dan kinerja infrastruktur (CPU, Memori, Storage) berbasis PaaS & IaaS. Dengan terobosan aplikasi tersebut dapat memberikan informasi yang cepat terkait kinerja operasional aplikasi. Untuk monitoring aplikasi dan infrastruktur, semua sudah dilaksanakan by system melalui dashboard monitoring.
Knowledge Management System, melaksanakan proses pengorganisasian, dokumentasi, dan penyebarluasan aset intelektual dengan tujuan menjembatani kesenjangan pengetahuan dari setiap pegawai untuk mencapai tujuan organisasi. Manfaat dari system tersebut dapat meningkatkan pengetahuan pegawai, menyediakan sumber untuk knowledge sharing.
“Ini juga terkait dengan knowledge base pengetahuan pegawai dan knowledge sharing berkenaan dengan apa yang sudah dipelajari oleh teman-teman pegawai itu dimasukan di dalam knowledge base sehinga bisa saling sharing dan saling belajar,” paparnya.
Single Submission Quarantine Customs, pelayanan satu pintu untuk Importasi Komoditi Karantina dengan Joint Inspection Customs Quarantine. Fitur unggulan aplikasi ini membantu pelaku usaha hanya satu kali penyampaian pengajuan Permohonan Pemeriksaan Karantina (PPK) dan Pemberitahuan Impor Barang (PIB) melalui SINSW yang kemudian diteruskan ke Bea Cukai, Karantina dan Terminal Operator.
“Inisalah satu inisiatif dari national logistic ecosystem yang sudah diimplementasi tahun 2020, dan sudah dijalankan di tujuh pelabuhan utama. Secara implementasi ini sudah menunjukan hasil, baik efiseinsi secara waktu maupun secara biaya. Bahkan survei kepuasan pengguna menunjukan manfaat aplikasi ini sudah dirasakan oleh pelaku usaha,” tegasnya.
Adapun manfaat inovasi tersebut dapat menghilangkan duplikasi pengajuan permohonan, redudansi data, dan menyederhanakan proses pemeriksaan barang berdampak pada adanya efektifitas waktu dan efisiensi biaya logistik yang dirasakan oleh pelaku usaha. Sudah implementasi di tujuh Pelabuhan Utama yakni, Tanjung Priok, Tanjung Perak, Tanjung Emas, Belawan, Merak, dan Lampung.
“Kalau sebelum implementasi aplikasi ini, begitu banyak pintu yang harus dilalui oleh para pelaku usaha. Bahkan mereka melakukannya secara manual. Dari segi waktu tidak efisien dan dari segi biaya itu sangat costly,” lanjutnya.
“Setelah implementasi SSQC, pelaku usaha cukup by system, tidak perlu datang, cukup online. Kemudian ketika pemeriksaan fisik cukup sekali, by system,” imbuhnya.
Baca: Kehebatan LNSW Jadi Transformer Layanan Ekspor-Impor Berbasis Sistem Elektronik Terintegrasi
