TOP Digital Awards 2023: Digitalisasi PTPN XII Menjawab Tantangan Bisnis di Era Digital

Reporter: Albarsyah

Editor: Teguh IS.

Pemanfaatan teknologi-informatika (TI), atau istilah populernya digitalisasi, tak dapat dielakan lagi di era serba digital saat ini termasuk bagi perusahaan perkebunan.

PT Perkebunan Nusantara XII (PTPN XII), BUMN yang bergerak di bidang agribisnis dan agriindustri, pun tak ketinggalan menjalankan digitalisasi untuk meningkatkan operational excellence dan menjawab tantangan bisnis di era serba teknologi saat ini.

“Digitalisasi di PTPN XII telah merambah berbagai aspek operasional seperti administrasi, e-office, pemetaan digital hingga penerapan alat berbasis IoT,” kata Kepala Bagian Pengadaan dan Umum PTPN XII Achmad Hendy Junaedi, dalam Penjurian TOP Digital Awards 2023, secara daring Selasa, 25/10/2023.

“Bahkan digitalisasi PTPN XII menjadi acuan dan diadopsi di PTPN Grup termasuk  anak dan cucu perusahaan holding perkebunan,” tambahnya.

Ia pun memaparkan 7 tema inisiatif digitalisasi yang dijalankan PTPN XII yaitu:

1. Marketing and Sales Optimalization, peningkatan kapabilitas pemasaran dan penjualan mengunakan análisis data yang komprehensif dengan dukungan teknlogi dan tools yang relevan
2. Sustainable Agriculture, peningkatan traceability yang dihasilkan dan memberikan nilai tambah kepada konsumen akhir
3. On-Farm Digitalization, penerapan teknologi di sepanjang proses On-Farm untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas produk yang dihasilkan mulai dari proses pembibitan hingga pengiriman ke pabrik
4. Off-Farm Digitalization, penerapan teknologi dalam proses Off-Farm untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis selama hasil tanam diolah di pabrik hingga dikirim keluar pabrik
5. Back Office Improvement, peningkatan kapabilitas aplikasi office agar  mendukung proses bisnis PTPN Grup secara lebih efisien dan efektif
6. Compliance and Internal Control Improvement, peningkatan kepatuhan dan pengendalian internal terhadap regulasi dan standar pengelolaan TI yang berlaku
7. IT Reinforcement & System Optimization, penguatan fungsi TI pada sistem dan aplikasi yang sudah ada dengan penambahan fitur atau fungsi baru yang lebih relevan dengan kebutuhan bisnis saat ini

Digitalisasi PTPN XII

Dalam kesempatan yang sama, Wisnuaji Gagat P. selaku Kepala Sub Bagian IT memaparkan sejumlah inisiatif digitalisasi PTPN XII, antara lain:

Aplikasi Optimalisasi Aset, layanan berbasis web untuk monitoring kerja sama optimalisasi aset dengan mitra. Saat ini mengakomodir jenis kerjasama operasional (KSO) dan dalam proses penambahan fitur untuk mengakomodir semua jenis kerjasama.

Manfaat atau dampak untuk Perusahaan: Kemudahan monitoring kerjasama yang sudah dan sedang berjalan, Kemudahan monitoring potensi pendapatan, Dengan adanya fitur katalog aset akan meningkatkan sebaran promosi aset-aset yang dapat dikerjasamakan dengan calon mitra, Meningkatkan customer service excellence terhadap mitra maupun calon mitra, dan Meningkatkan citra perusahaan

Integrated Procurement System (IPS), Layanan system informasi untuk mengelola proses pengadaan mulai dari proses pendaftaran rekanan, lelang, kontrak, pembayaran, hingga penilaian rekanan.

Manfaat atau dampak untuk Perusahaan: Mempercepat proses pengadaan barang dan jasa secara terintegrasi sejak pendaftaran rekanan, proses lelang, hingga pembayaran, Meningkatkan transparansi dalam proses pengadaan barang dan jasa, Meningkatkan kepuasan mitra, Memudahkan dalam melakukan penilaian mitra, dan Meningkatkan citra perusahaan.

Aplikasi Manajemen Aset Terpadu (AMANAT), suatu layanan berbasis mobile dan web yang digunakan untuk melakukan validasi, inventarisasi, dan identifikasi aset secara riil sehingga memastikan kevalidan data aset tidak hanya berdasar data di atas kertas saja namun benar-benar teridentifikasi secara fisik di lapangan.

Manfaat atau dampak untuk Perusahaan: Semua aset dapat terinventarisasi, teridentifikasi, dan terdata secara valid. Hal ini berdampak pada proses bisnis perusahaan khususnya terkait optimalisasi aset, Mempercepat proses monitoring aset, Memudahkan pengelolaan data aset, Memudahkan penelusuran aset, Meningkatkan validitas data, Meminimalisir potensi kehilangan asset, Pendataan asset menjadi lebih cepat, dan Pendataan asset yang valid memudahkan proses optimalisasi asset dalam rangka menambah profit perusahaan.

Pasar Digital (PaDi) UMKM, sebuah platform hasil besutan Telkom Indonesia yang diinisiasi oleh Kementerian BUMN. Platform ini dibentuk untuk mempertemukan BUMN dan UMKM dengan harapan dapat mengoptimalkan, mempercepat serta mendorong efisiensi transaksi belanja BUMN pada UMKM.

Manfaat atau dampak untuk Perusahaan: Mempercepat proses belanja perusahaan melalui UMKM, Memberikan opsi lebih banyak dalam memilih barang yang akan dibeli, dan Mendukung pengembangan UMKM.

Lebih lanjut, Wisnuaji pun menjelaskan bahwa digitalisasi di PTPN XII juga menyentuh aspek process dan people untuk mendukung transformasi digital.

“Kebijakan dan Standar Operasional Prosedur (SOP) turut dipenuhi dalam rangka mencapai tata kelola teknologi informasi yang baik,” tuturnya.

“Untuk meningkatkan digital leadership dan peningkatan kompetensi karyawan, manajemen mengadakan pelatihan, seminar, maupun workshop terkait digitalisasi,” imbuh Wisnuaji kepada dewan juri.

Capaian Membanggakan

Menurut Wisnusaji, dari berbagai inisiatif digitalisasi yang telah dijalankan dalam beberapa tahun terakhir, terdapat sejumlah capaian membanggakan, antara lain:

• IT Maturity 2022 3.88 (COBIT 2019 delapan proses BAI03, BAI06, BAI07, DSS01, DSS02, DSS04, DSS05, MEA01) dan 2.77 (COBIT 5 all domain). Dirasa membanggakan karena menunjukkan tingkat kematangan TI di PTPN XII yang cukup baik dan menjadi skor tertinggi diantara anak perusahaan PTPN Group.
• IT Maturity 2021 3.48 (COBIT 2019 tiga proses BAI01, DSS01, DSS02) dan 2.77 (COBIT 5 all domain). Dirasa membanggakan karena menunjukkan tingkat kematangan TI di PTPN XII yang cukup baik dan menjadi skor tertinggi diantara anak perusahaan PTPN Group.
• Meraih sertifikasi ISO 27001:2013 pada tahun 2022. Membanggakan karena dengan tersertifikasi ISO 27001 dapat memperbaiki proses IT Security di PTPN XII dimana tidak semua perusahaan concern dalam hal tersebut.
• Cyber Security Maturity (CSM) Badan Siber dan Sandi Negara skor 4 (skor maksimal 5) yang berarti telah “Implementasi Terkelola”. Membanggakan karena tingkat kematangan keamanan siber sudah cukup baik.
• Kerjasama dengan Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) terkait perlindungan informasi dan transaksi elektronik serta pemanfaatan sertifikat elektronik. Membanggakan karena merupakan langkah maju bagi PTPN XII untuk menerapkan digital signature yang tersertifikasi oleh Kominfo.
• Penerapan Disaster Recovery Center dan Disaster Recovery Plan sejak 2011. Dirasa membanggakan karena tidak semua perusahaan telah menerapkan teknologi ini khususnya perusahaan perkebunan dan penerapan Disaster Recovery ini menjadi salah satu aspek penting dalam tata kelola TI khususnya terkait cyber security.
• Implementasi SAP sejak 2018. Membanggakan karena berhasil mengintegrasikan berbagai modul SAP.
• Implementasi aplikasi aset untuk identifikasi, inventarisasi maupun optimalisasi. Membanggakan karena aset merupakan salah satu aspek penting dalam core business perkebunan sehingga inventarisasi aset maupun optimalisasi aset menjadi salah satu kunci penting proses bisnis perusahaan.
• Implementasi berbagai layanan surrounding app sebanyak 33 layanan sistem informasi. Membanggakan karena dengan layanan tersebut turut berkontribusi dalam peningkatan kinerja perusahaan.

“Sertifikasi ISO 27001:2013 maupun pengukuran Cyber Security Maturity (CSM), Penerapan Disaster Recovery Center dan Disaster Recovery Plan, dan asesmen IT Maturity yang telah dijalankan oleh PTPN XII layak dicontoh oleh perusahaan atau instansi lain,” klaimnya.

Baca juga: TOP Digital Awards 2022: Bertransformasi Digital, PTPN XII Ciptakan Efisiensi dan Efektivitas Kinerja