Penulis: Abi Abdul Jabar Siddiq
Sebagai anak usaha dari PT PLN (Persero), PT PLN Batubara memiliki tujuan pendirian untuk mengamankan pasokan batubara untuk kebutuhan PLTU PLN (Persero) dan Anak Perusahaan (Securing Business Sustainability) dengan harga yang efisien (Optimizing Cost Efficiency), tepat kualitas dan tepat waktu. Hal ini juga sesuai dengan visi perusahaan yakni Menjadi Penyedia Batubara Pilihan Utama Bagi Industri.
“PT PLN Batubara adalah perusahaan yang beroperasi di captive market, yaitu memberikan pelayanan kepada Pembangkit Listrik Tenaga Uap (PLTU) Batubara yang dimiliki oleh PLN group,” kata Direktur Utama PLN Batubara Ary Bastari dalam wawancara penjurian Top Digital Awards 2021 yang diselenggarakan Majalah IT Works dan berlangsung secara virtual pada Kamis, (11/11/2021).
Demi memenuhi tujuan berdirinya perusahaan dan terlaksananya keberlanjutan usaha, PLN Batubara, salah satunya, gencar melakukan langkah transformasi digital dalam proses bisnisnya. Pengembangan transformasi digital untuk peningkatan operasional PT PLN Batubara merupakan salah satu strategi yang tertuang di dalam Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) tahun 2019-2023
“Hal ini juga sejalan dengan inisiatif tahun 2020 dengan pilar strategis PLN bagian, yaitu deployment pengadaaan digital serta 2 (dua) enabler strategis PLN, yakni transformasi digital dengan penguatan landasan IT dan pembentukan digital execution machine,” ujar Ary.
IT Master Plan
Ary mengatakan sebagai upaya implementasi IT di operasional perusahaan dan upaya digitalisasi supply chain di bisnis trading batubara, saat ini PLN Batubara telah memiliki rancangan IT Master Plan 2019-2024 dengan tiga tahap transformasi.
“Tahap satunya dimana kita Setting-off Foundation, Platforms,& Digital Culture untuk 2019-2021. Di tahap ini kami mulai melakukan transformasi organisasi TI, menginisiasi pembangunan sistem informasi yang terintegrasi, menyediakan SDM TI yang berkualitas, lalu mengimplementasi standar tata kelola TI, menyediakan infrastruktur TI yang aman dan efektif serta Pembangunan digital culture bagi bisnis,” kata Ary.
“Pada tahap kedua direncana implementasi tahun 2022-2023 kami lalu melakukan transformasi proses bisnis secara agile, yakni melanjutkan pembangunan sistem informasi terintegrasi, membangun Disaster Recovery Center atau DRC, melakukan inisiasi data warehouse dan analytic system selain juga mulai mengadopsi ISO 27001. Dan lalu di tahun 2024 atau tahap ketiganya integrasi platform digital untuk transformasi bisnis dimana Platform digital yang terintegrasi dengan tata kelola standar bisa mulai diaplikasikan,” sambungnya.
Ary menambahkan agar IT Master Plan tersebut bisa dicapai, saat ini PLN Batubara telah mulai membentuk digital culture di internal perusahaan. PLN Batubara dalam membentuk digital culture memulainya dengan menanamkan prinsip atau nilai dimana perusahaan menjadikan digitalisasi dan paradigma industry 4.0 sebagai bagian dari penanaman budaya PLN Batubara. Selaian itu digitalisasi juga merupakan penerapan Core Values BUMN AKHLAK khususnya di sisi Kompeten (Learning Agility) dan Adaptif (Change Culture).
“Penanaman prinsip atau nilai ini diikuti dengan leadership dari BOD dalam bentuk rencana digitalisasi dan pemantauan berkala melalui mekanisme Radir, Binbul, CoC, dan weekly meeting. Proses ini ditindaklanjuti dengan pengembangan Aplikasi terintegrasi sebagai alat kerja dengan didukung infrastruktur yang sesuai. Lalu kemudian implementasinya melibatkan pegawai Sebagai champion user aplikasi-aplikasi korporat. Proses terakhirnya kami lalu menetapkan tujuan dan pola komunikasi melalui broadcast tentang digitalisasi melalui kanal social media dan aplikasi mobile Coalinone,” papar Ary.
Selain itu demi mencapai target IT MasterPlan yang dicanangkan, PLN Batubara juga telah menyusun langkah kebijakan dalam manajemen pengembangan aplikasi/solusi bisnis. Ini dilakukan agar menghasilkan produk aplikasi/solusi bisnis yang sesuai dan efisien dengan aktivitas bisnis perusahaan. Adapun tahapannya antara lain
- Prosedur Pengembangan Aplikasi/Solusi, dilakukan dengan menggunakan metodologi Scrum/Agile yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
- Prosedur Implementasi, implementasi dilakukan dengan melakukan deployment terhadap Sprint yang telah selesai. Hal ini meliputi Product Test, User Acceptance Test (UAT), Migrasi ke Environment Production dengan Cutover strategy yang disepakati dan melakukan training user.
- Project Development Tracking, dilakukan melalui weekly meeting dan pantauan S-Curve proyek
- Issue – Tracking keluhan pengguna, jika terdapat pelaporan insiden dan request bisa melalui aplikasi Helpdesk. Ini juga memungkinkan review meeting berkala selama3 (tiga) bulan pertama sesudah Go-Live.
Solusi Bisnis Unggulan
Ary menuturkan melalui kebijakan manajemen pengembangan aplikasi/solusi bisnis unggulan yang diterapkan, PLN Batubara berhasil mengembangkan tiga aplikasi unggulan yang menjadi backbone proses bisnis secara end to end, antara lain;
Pertama, aplikasi coalink. Coalink merupakan aplikasi procurement berbasis website yang dibuat khusus untuk PLN Batubara yang telah diimplementasikan sejak tahun 2019. Dengan adanya aplikasi ini maka calon mitra dimudahkan dalam melakukan pengajuan harga.
“Aplikasi ini juga difasilitasi dengan fitur auto email yang digunakan untuk memberikan informasi kepada calon mitra perusahaan yang menggunakan sistem mengenai proses yang sedang berlangsung. Juga dilengkapi dengan fitur pelacakan pengerjaan dokumen sehingga calon mitra PLN Batubara juga dapat dengan mudah mengetahui status dan riwayat proses evaluasi penawaran yang dimasukkan,” papar Ary.
Kedua, Aplikasi SAP ERP, PT PLN Batubara telah berhasil melaksanakan Go Live SAP ERP (Enterprises Resource Planning). Aplikasi ERP PLN Batu Bara yang terdiri dari 4 modul yaitu Financial Management (FM), Material Management (MM), Sales & Distribution (SD), dan Human Resources (HR). Aplikasi SAP ERP Modul HR dapat diakses oleh pegawai PT PLN Batubara sehingga memudahkan pegawai untuk mengakses permohonan cuti, izin, dan slip gaji.
“Selain itu kehadiran sistem ERP ini juga sebagai agregator antara proses bisnis dengan pelaporan keuangan,” tutur Ary.
Ketiga, coaLsys, yaitu Aplikasi yang digunakan sebagai platform operasi pengiriman batubara PLNBB. Aplikasi ini berperan sebagai sarana interaksi dengan mitra pemasok yang telah berkontrak mulai dari input hasil rakor regional sampai dengan proses invoicing.
“Aplikasi ini punya berbagai fitur seperti memungkinkan adanya rapat koordinasi konfirmasi pengiriman batubara online, bisa melakukan penerbitan surat Shipping Instruction, memungkinkan Proses QC online (Di pelabuhan kirim dan terima) dengan Mobile app hingga yang terpenting bisa memantau atau tracking kapal pengirim batu bara secara realtime. Jadi secara keseluruhan aplikasi ini mendigitalisasi seluruh proses pengiriman batubara bagi Mitra Pemasok yang sudah berkontrak dengan PLN Batubara,” kata Ary.
Keempat, Aplikasi M-Action. M-Action adalah sebuah aplikasi pengelolaan dan monitoring keputusan serta tindak lanjut keputusan rapat korporat, Assesment GCG serta rapat divisi dan program kerja. Aplikasi MAction dapat diakses oleh seluruh Dewan Komisaris, Direksi, seluruh pegawai PT PLN Batubara, dan Anak Perusahaan serta Afiliasi.
Aplikasi ini berfungsi untuk mempermudah proses pencatatan, penyimpanan, dan pengelolaan hasil keputusan rapat, Meningkatkan efektifitas pelaporan tindak lanjut keputusan rapat, Meningkatkan efektifitas dan efisiensi bagi manajemen PT PLN Batubara dalam monitoring tindak lanjut keputusan rapat serta Meningkatkan akuntabilitas atas tindaklanjut suatu keputusan maupun program kerja.
Kelima Aplikasi COALINONE. Aplikasi ini dikembangkan selama pandemi di tahun 2020. Aplikasi ini memiliki fungsi untuk memberikan solusi kemudahan dan fleksibilitas dalam melakukan absensi bagi pegawai dan bagian sumber daya manusia; Konversi operasional kepegawaian yang selama ini dilakukan semi manual menjadi proses yang dilakukan dengan sistem aplikasi mobile; memberikan pelayanan monitoring kontrol bagi pegawai yang sedang melakukan Work From Home (WFH) terkait situasi pandemi COVID-19 yang sedang berlangsung; dan Memberikan pencatatan dan penyimpanan dokumen penunjang rekapitulasi absen pegawai secara digital dalam sistem aplikas.
“Pembangunan-pembangunan aplikasi tersebut di atas diawali dengan infrastruktur IT yang proper, seperti ruang server; standarisasi pengamatan security network; implementasi sistem email; dan aktif directory milik PLN Batubara,” pungkas Ary.
